Checkliste: 11 wichtige Anforderungen an ein ERP-System

Mit dem richtigen Enterprise Resource Planning System (ERP) können Sie Ihre Unternehmensprozesse effizienter und besser gestalten. Doch wie finden Sie das richtige ERP-System? Worauf kommt es an und wie sollten Sie Ihre Schwerpunkte bei der Auswahl setzen? Welche Anforderungen muss ein ERP-System erfüllen? In diesem Beitrag möchten wir Ihnen Hilfestellungen bei der Wahl des richtigen ERP-Systems bieten und stellen Ihnen Microsoft Dynamics 365 Business Central genauer vor.

11 Anforderungen an ein ERP-System

Ein ERP-System muss eine Vielzahl von Anforderungen erfüllen, um Ihren geschäftlichen Erwartungen gerecht zu werden. Dank unserer jahrzehntelangen Erfahrung als ERP-Dienstleister kennen wir die typischen Ansprüche an ein ERP-System. Das sind die elf wichtigsten Anforderungen, mit denen Sie sich bei der ERP-Auswahl beschäftigen sollten:

Integration und Schnittstellen

Jedes Unternehmen verwendet unterschiedliche Systeme wie Wawi, PIM oder CRM. Daher sollten Sie bei der Implementierung eines ERP-Systems die folgenden Fragen berücksichtigen:

• Soll das ERP-System die vorhandenen Systeme ersetzen?
• Ist es sinnvoll, eine Schnittstelle zwischen den vorhandenen Systemen und dem neuen ERP-System zu schaffen?

Die Entscheidung, ob ein System ein anderes ersetzen kann, hängt von verschiedenen Faktoren wie Unternehmensgröße und dem Funktionsumfang des vorhandenen Tools ab. Wie auch immer Ihre Entscheidung ausfällt: Zusammenfassend sollte ein ERP-System nahtlos verschiedene Geschäftsprozesse und Abteilungen integrieren, um eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg zu ermöglichen.

Benutzerfreundlichkeit

Ein ERP-System zielt darauf ab, die Geschäftsprozesse zu optimieren und Abläufe zu beschleunigen. Daher ist es notwendig, dass sich die Anwender/-innen schnell in dem neuen ERP-System zurechtfinden. Eine intuitive Benutzeroberfläche, klare Navigation und leicht verständliche Funktionen reduzieren den Lernaufwand und ermöglichen den Benutzer/-innen, sich schnell mit dem System vertraut zu machen. Dies trägt zur Steigerung der Produktivität bei und hilft Ihrem Team dabei, Aufgaben effizienter zu erledigen.

Flexibilität

Jede Software ist nach einer gewissen Grundidee aufgebaut. Jedoch darf man nicht vergessen, dass jedes Unternehmen anders ist, einzigartige Abläufe mit sich bringt und die einzelnen Mitarbeitenden unterschiedliche Erwartungen an das System stellen. Ein ERP-System sollte flexibel sein und sich an die individuellen Geschäftsprozesse und -regeln Ihres Unternehmens anpassen lassen. Das ermöglicht effiziente Arbeitsabläufe und stellt sicher, dass das System den sich wandelnden Anforderungen Ihres Unternehmens gerechtet wird.

Skalierbarkeit

Ziel eines jeden wirtschaftlich orientierten Unternehmens ist das Wachstum. Demzufolge muss das ERP-System in der Lage sein, mit dem Unternehmen zu wachsen und sich an die ändernden Geschäftsprozesse anzupassen. Hierbei spielt die Skalierbarkeit eines Systems eine große Rolle. Sie stellt sicher, dass das ERP-System mit dem Unternehmen wachsen kann, sei es durch die Expansion in neue Märkte, die Einführung neuer Produkte oder die Erhöhung der Mitarbeiterzahl. Ein skalierbares ERP-System kann problemlos um zusätzliche Benutzer/-innen, Transaktionen und Daten erweitert werden.

Datenkontrolle und -management

Wenn Unternehmen ihre Daten in unterschiedlichen Systemen bzw. Insellösungen halten, kann es schnell unübersichtlich werden. Ein effektives ERP-System fungiert als zentrale Datenbank, in der alle Unternehmensdaten gesammelt werden, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Es ermöglicht eine effiziente Datenanalyse und Berichterstattung, um wertvolle Einblicke zu gewinnen und fundierte Entscheidungen treffen zu können. Ein ERP-System gewährleistet konsistente und aktuelle Daten unternehmensweit.

Automatisierung

Monotone und vor allem manuelle Abläufe resultieren häufig in Fehlern. Durch Automatisierungen können administrative, wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben schnell und weniger fehlerbehaftet ausgeführt werden. Zudem werden es Ihnen Ihre Mitarbeitenden danken. Denn sie haben wieder Zeit für wichtige Aufgaben. Das kann Ihnen beispielsweise bei Bestellungen helfen, indem ein Genehmigungsworkflow eingerichtet wird, der den automatischen Freigabeprozess auslöst. Weitere Beispiele für zu automatisierende Prozesse können die Rechnungstellung und Analysen sein. Prüfen Sie, ob das von Ihnen präferierte ERP-System die Effizienz Ihres Unternehmens mithilfe von Automatisierungen steigern kann.

Mobilität

Mobiles Arbeiten ist in den letzten Jahren immer bedeutender geworden. Dies sollte aus dem Grund eine zentrale Anforderung an ein ERP-System sein. Ihren Mitarbeitenden sollte der Zugriff auf Informationen und Funktionen von verschiedenen Geräten und Standorten gewährleistet werden. Warum? Ein standort- und geräteunabhängiger Zugriff auf Echtzeitdaten ermöglicht schnelle Entscheidungsprozesse und führt zu zufriedenen Mitarbeitenden. Bei dieser Anforderung bietet sich eine ERP-Lösung in der Cloud an, da diese browserbasiert bedienbar ist.

Internationalität

Die moderne Arbeitswelt wird immer globaler. Wenn Sie international tätig sind oder weltweite Geschäftsbeziehungen pflegen, ist das Thema Internationalisierung bei der Wahl des richtigen ERP-Systems von entscheidender Bedeutung für Sie. Das System sollte die Möglichkeit bieten, in verschiedenen Sprachen und Zeitzonen zu arbeiten, damit ihre Mitarbeitenden weltweit mit dem System interagieren können. Ebenso ist ein international ausgerichtetes ERP-System in der Lage, lokalisierte Funktionen anzubieten. Das umfasst verschiedene Währungen, Steuersysteme, Gesetze usw.

Sicherheit

Die mitunter wichtigste Anforderung an ein ERP-System: Datensicherheit. Im ERP-System werden sensible Geschäftsdaten gespeichert, mit denen behutsam umgegangen werden muss. Daher ist eine robuste Sicherheitsfunktion unabdingbar, um Kunden-, Finanz-, Bestands- und interne Unternehmensdaten vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust zu schützen.

Compliance

Einhergehend mit der Sicherheit spielt auch Compliance eine große Rolle bei der Auswahl des richtigen ERP-Systems. Es gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, Standards, Richtlinien und Branchenregulierungen. Sie sollten sicherstellen, dass das ERP-System in der Lage ist, die verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen. Dies umfasst Datenschutzgesetze, Finanz- und Steuervorschriften sowie Arbeitsrecht. Erfahrungsgemäß verfügt Ihr Unternehmen über eigene Compliance Regeln. Möglicherweise berechnen Sie beispielsweise Spesen strenger als der Gesetzgeber es vorsieht, Sie haben andere Regeln, die über die gesetzlichen Vorschriften hinausgehen oder verfügen über Unternehmenswerte, die ein wichtiger Bestandteil Ihrer internen Prozesse sind. Ein gutes ERP-System berücksichtigt dementsprechend auch Ihre individuelle Compliance.

Performance

Das ERP-System unterstützt Sie bei alltäglichen Geschäftsprozessen und liefert Ihnen die Grundlagen für Unternehmensentscheidungen. Nichts ist nerviger als eine langsame Website, das gilt auch für das ERP-System. Daher ist unsere letzte Anforderung an ein ERP-System eine schnelle Verarbeitung von großen Datenmengen, ohne spürbare Leistungseinbußen für die Anwender/-innen zu erzeugen und gleichzeitig skalierbar sein. Auf diese Weise wird der Arbeitsablauf beschleunigt und optimiert.

Realitäts-Check: Inwieweit erfüllt Microsoft Dynamics 365 Business Central diese Anforderungen?

Es lohnt sich, einen genaueren Blick auf den Funktionsumfang von Microsoft Dynamics 365 Business Central zu werfen. Dank regelmäßiger Updates und Anpassungen erfüllt Business Central typische Anforderungen bereits im Standard. So erfüllt Microsoft die Anforderungen:

• Integration: Business Central deckt bereits viele verschiedene Bereiche wie Finanzwesen, Lagerverwaltung und Warenwirtschaft ab. Außerdem bietet es umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit anderen Microsoft-Produkten sowie Drittanbieteranwendungen und -systemen.
• Benutzerfreundlichkeit: Business Central ist auf der allgemein bekannten und vertrauten Microsoft-Technologie aufgebaut. Somit ähnelt es optisch und in der Usability den geläufigen Microsoft-Produkten wie den Office-Anwendungen und ist daher auch für Nicht-Techies verständlich.
• Flexibilität: Business Central lässt sich bereits durch Endanwender/-innen im kleinen Maße für ihren täglichen Alltag anpassen. Wie das geht, zeigen wir in unserem Blogartikel „Dynamics 365 Business Central personalisieren“.
• Skalierbarkeit: Business Central ist skalierbar und kann sowohl kleinen, mittleren Unternehmen sowie größeren Unternehmen gerecht werden und wächst mit Ihnen mit.
• Datenkontrolle und -management: Business Central bietet umfangreiche Funktionen für das Datenmanagement, einschließlich Datenbankverwaltung, Datenimport/-export und Datenmigration.
• Automatisierung: Mit Power Automate lassen sich wiederkehrende Routineaufgaben einfach zu Workflows automatisieren.
• Mobilität: Business Central unterstützt den Zugriff auf das System über mobile Geräte und bietet mobile Apps für iOS und Android.
• Internationalität: Business Central unterstützt mehrere Sprachen und Währungen und kann in verschiedenen Ländern und Regionen eingesetzt werden.
• Sicherheit: Auch um Ihre Daten müssen Sie sich keine Sorgen machen. Business Central bietet umfangreiche Sicherheitsfunktionen, darunter Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Benutzerauthentifizierung und Datenintegrität.
• Compliance: Natürlich werden auch verschiedene Compliance-Standards erfüllt, darunter Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO und branchenspezifische Vorschriften.
• Performance: Business Central bietet gute Leistung und Reaktionszeiten, insbesondere wenn es in der Microsoft Cloud (Azure) gehostet wird.

An dieser Stelle ist es wichtig zu erwähnen, dass die Erfüllung dieser Anforderungen auch von der Konfiguration und Anpassung des Systems abhängt.

Fazit

Der Markt bietet eine große Bandbreite von Enterprise-Resource-Planning-Systemen mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Ausrichtungen. Die Auswahl des richtigen Systems für Ihr Unternehmen erfordert eine sorgfältige Analyse Ihrer Anforderungen sowie eine Bewertung der Systemfunktionen und die Berücksichtigung der Unternehmensziele. Anhand der oben genannten Anforderungen können Sie priorisieren, welche für Sie wichtig und welche weniger wichtig sind. Entscheidend ist, dass Sie sich über diese Fragen vorab Gedanken machen. Wir als erfahrener Partner können Sie dahingehend gerne umfangreich beraten. Nutzen Sie dazu gerne unser Kontaktformular.