Beschleunigung der Faktura um 75 %

„Wir arbeiteten mit einer speziell für die Personalvermittlung entwickelten CRM-Software, welche den Fakturierungsprozess aufgrund unseres Unternehmenswachstums von ehemals 5 auf heute über 70 Mitarbeitende nicht mehr effizient genug abbildete. Ein Upgrade des bestehenden Systems kam nicht infrage, da wir dadurch sehr abhängig vom herstellenden Unternehmen werden würden und die Umsetzung von Anpassungen zu aufwendig war.

Durch die Vermittlung von hoch qualifizierten Consultants an unsere Kundschaft ist es wichtig, dass das Vertragswesen und der gesamte Fakturierungsprozess einwandfrei laufen. In unserem damaligen System war das jedoch mit viel händischer Arbeit verbunden. Um in Zukunft weiterhin effizient und fehlerfrei arbeiten zu können, mussten unsere Prozesse angepasst werden. Dies betraf insbesondere die Organisation der laufenden Verträge sowie das Debitoren- und Kreditorenmanagement inklusive Zahlungsmanagement und Mahnwesen.

Auch unser Berichts- und Reportingwesen war davon betroffen. So arbeiteten wir hier mit einem manuell zu aktualisierenden Datenmodell, das sowohl auf unser CRM-System sowie diversen dezentral gelagerten Excel-Tabellen aufbaut. Um uns auch bei zunehmendem Unternehmenswachstum jederzeit auf unsere Datengrundlagen verlassen zu können, haben wir uns daher ein System gewünscht, das ohne nötige Zuarbeit und in Echtzeit stets verlässliche Daten liefert.”

„Wir setzen jetzt auf Dynamics 365 Business Central in der Cloud. Durch die Standardlösung in Verbindung mit weiteren Microsoft-Produkten sowie individuellen Anpassungen durch anaptis haben wir unsere Prozesse nachhaltig optimieren können:

Das Vertragswesen ist neu aufgelegt und automatisiert worden, sodass wir nun innerhalb eines Rahmenauftrags alle wichtigen Informationen und Daten erfassen können. Um hier alle Besonderheiten unseres Geschäfts direkt an einem Ort festhalten und einsehen zu können, hat anaptis den Standard von Dynamics 365 Business Central entsprechend erweitert. So können für die Abrechnung aus dem Auftrag heraus direkt die Belege für das Unternehmen und für den jeweiligen Consultant erstellt, versendet und bezahlt werden.

Das anschließende Reporting läuft nun hochautomatisiert und die Fehleranfälligkeit durch die zuvor händisch gepflegten Excel-Tabellen ist durch den Grad der Automatisierung und damit dem Wegfall von manuellen Einzelschritten stark gesunken.

Die übergreifende Nutzung von verschiedenen Microsoft-Produkten wie Dynamics 365 Business Central und Microsoft Power BI im Alltag bietet einen großen Mehrwert für uns. Das gesamte Unternehmen profitiert so von Echtzeit-Auswertungen aller Daten sowie von einer hochgradigen Professionalisierung der technischen Mittel.”