Wie Sie Prozessbeschreibungen im ERP-Projekt richtig erstellen

Die beste ERP-Software erfüllt nicht ihren Zweck, wenn Ihre Teammitglieder nicht damit arbeiten können bzw. möchten. Aus dem Grund ist es sehr wichtig, dass Ihr Team die Prozesse realitätsgetreu in der Software wiederfindet und die Software im Alltag unterstützend wirkt. Die Basis dafür sind Prozessbeschreibungen. Wir handhaben das so, dass Unternehmen uns stichpunktartige Inhalte liefern, wir diese im Workshop besprechen und auf dieser Basis unser Grobkonzept verfassen. In diesem Blogartikel verraten wir Ihnen aus unserer Erfahrung, wie eine gute Prozessbeschreibung gelingt.

Zweck einer Prozessbeschreibung im ERP-Projekt

Eine Prozessbeschreibung stellt einen Prozess mit seinen Einzelheiten dar:

• Aufgabenreihenfolge (inkl. Zeitangaben)
• Verantwortlichkeiten
• Sachmittel
• Verknüpfungen zu anderen Prozessen

Häufig werden Sie zum besseren Verständnis mithilfe von Modellen abgebildet.

Im Kontext von ERP-Projekten bilden sie die Basis für die Software, welche die Prozesse realitätsgetreu abbilden sollte.

Vorteile von Prozessbeschreibungen

Für den Kunden bzw. die Kundin

Sofern Sie noch keine Prozessbeschreibungen in Ihrem Unternehmen etabliert haben, ist dies jetzt eine großartige Gelegenheit für Sie. Eine saubere und verständliche Prozessbeschreibung schafft eine einheitliche Grundlage für das Verständnis über die Prozesse durch Ihre Mitarbeitenden. Das gilt sowohl für neue Mitarbeitende als auch für bestehende.

Für den ERP-Anbieter

Die Einführung eines ERP-Systems beginnt damit, dass Sie dem Anbieter (z. B. uns) vermitteln, welche Anforderungen Sie haben.

Vielleicht sind Sie bei Ihrer Recherche auf den Begriff des Lastenheftes gestoßen: Wir machen uns frei von Lastenheften mit ellenlangen Aufzählungen von gewünschten Funktionen. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein Workshop deutlich zielführender ist. Als Vorbereitung sollten Sie Ihre Prozesse grob beschreiben. Dadurch wird für uns deutlich, wie Sie arbeiten und welche Funktionen wirklich notwendig sind.

Also: Prozessbeschreibungen im ERP-Projekt lohnen sich doppelt. Für Anbieter und Kund/-in.

Erstellung von Prozessbeschreibungen durch den Kunden bzw. der Kundin

Damit das Verfassen der Prozessbeschreibungen von Beginn an gelingt, ist etwas Vorwissen und Vorarbeit notwendig. Wir empfehlen, je Unternehmensbereich ein Team zusammenzustellen und zunächst gemeinsam Schlüsselprozesse festzulegen.

Umfang der Prozessbeschreibung

Über den Umfang entscheiden Sie selbst. Wir sagen immer: So viele Details wie nötig, so wenig Details wie möglich. Das kommt auch darauf an, wie fehleranfällig ein Prozess in der Realität ist und wie speziell er ist. Beispielsweise bedürfen Standard-Buchhaltungsprozesse in der Regel nicht so vielen Details wie speziellen Produktionsprozessen.

Inhalt der Prozessbeschreibung

Nun geht es aber ans Eingemachte: Was gehört in die perfekte Prozessbeschreibung? Zum Schreiben von Prozessbeschreibungen möchten wir Ihnen diese fünf wirkungsvollen Tipps geben:

1. Stichpunkte statt Fließtext: Verzichten Sie auf einen komplizierten Satzbau. Stichpunkte lassen sich schneller ändern und ergänzen als Fließtext.
2. Regelfälle statt Sonderfälle: Beschreiben Sie den Prozess, wie er in der Regel auftritt. Verzichten Sie erst einmal auf zig Alternativen bzw. Exoten. Warum? Der Aufwand für Abläufe, die vom regulären Fall abweichen und höchstens ein bis zwei Mal jährlich vorkommen ist nicht verhältnismäßig. Dadurch würden Sie den gesamten Prozess durch Abweichungen von der Regel, die nur selten vorkommen, kompliziert und unübersichtlich machen. Diese Exoten können unserer Erfahrung nach besser über Workarounds gelöst werden.
3. Maximal 15 Schritte: Machen Sie Ihre Prozesse nicht zu komplex. Benennen Sie maximal 15 klar voneinander abgegrenzte Prozessschritte.
4. Kennzeichnung von Inputs, Outputs und Schnittstellen: Fügen Sie relevante Inputs (z. B. Unterlagen), Outputs (z. B. Teilergebnis) sowie Schnittstellen zu anderen Prozessen direkt zu den jeweiligen Schritten hinzu.
5. Visuell statt nur Text: Bilder sagen mehr als tausend Worte. Wenn der Prozess sehr komplex ist, veranschaulichen Sie den Prozess grafisch (z. B. Flussdiagramm).

Workshop zur Besprechung der Prozessbeschreibungen

Für Sie ist damit die gröbste Arbeit erledigt. Wie schon zuvor angedeutet, bilden Ihre stichpunktartigen Prozessbeschreibungen die Basis für unser nächstes Treffen. Jetzt findet der ERP-Workshop statt. Im Workshop besprechen wir Ihre Prozesse gemeinsam, damit wir ein Verständnis dafür entwickeln können und gleichzeitig erste Optimierungspotenziale identifizieren und erklären können. Bestenfalls können wir diese sogar mit Testdaten zusammen durchspielen.

Alle Informationen zum Workshop finden Sie in unserem Blogartikel „ERP-Workshop: Wofür ist er und wie läuft er ab?“.

Im Anschluss sind wir dran und formulieren die stichpunktartigen Prozessbeschreibungen in unserem Grobkonzept aus.

Ausformulierung der Prozessbeschreibungen durch den ERP-Anbieter

Jetzt verfassen wir das Grobkonzept, indem wir aufzeigen, welche Ihrer Prozesse wir mit dem Standard der ERP-Lösung realisieren können und für welche Prozesse wir Add-Ons heranziehen müssten oder individuelle Programmierungen anstellen müssten. Dazu dokumentieren wir die Prozesse als Fließtext und visualisieren diese ggf. mithilfe von BPMN-Diagrammen*, sofern die Komplexität dies erforderlich macht.

Im weiteren Verlauf des Projekts werden die im Grobkonzept enthaltenen Prozesse detailliert in User Stories beschrieben.

*BPMN steht für Business Process Model and Notation, was auf Deutsch so viel wie Geschäftsprozessmodell und Notation (System von Zeichen oder Symbolen einer Metasprache) bedeutet. Für die Erstellung eines BPMN-Diagramms gibt es standardisierte Elemente bzw. Formen, welche die Schritte des Prozesses sowie die Informationsflüsse abbilden.

Fazit

Wenn wir gemeinsam an einem Strang ziehen, werden aus Ihren Notizen am Ende hochprofessionelle Prozessbeschreibungen und langfristig eine ERP-Lösung, mit der Sie im Alltag bestmöglich arbeiten können.

Wenn Sie nicht über die notwendigen Fähigkeiten und Kapazitäten verfügen, können wir gerne unterstützend zur Seite stehen.