Dynamics 365 Business Central personalisieren, konfigurieren & erweitern

Wie lässt sich Business Central an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen? Diese Frage stellen sich viele Mittelständler, die aus ihrem ERP-System mehr herausholen möchten. Die gute Nachricht: Microsoft Dynamics 365 Business Central lässt sich auf drei Ebenen individualisieren – von der persönlichen Ansicht einzelner Mitarbeitender über die Konfiguration ganzer Abteilungen bis hin zur Individualentwicklung, wenn der Standard nicht ausreicht. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen alle drei Wege und wie Sie das Beste aus Ihrem System herausholen.

Wie lässt sich Business Central an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen?

Business Central bietet drei Ebenen der Anpassung, die sich in Aufwand, Reichweite und Zielgruppe unterscheiden:

• Personalisierung – jeder Mitarbeitende passt seine eigene Ansicht an, ohne dass es andere Nutzer betrifft.
• Konfiguration & Paketumfang – Rollencenter, Abteilungssichten und die gebuchte Lizenz (Essentials oder Premium) bestimmen, was Teams grundsätzlich sehen und nutzen können.
• Erweiterung & Individualentwicklung – über den Microsoft Marketplace installierte Add-Ons oder eine individuelle AL-Entwicklung schließen fachliche Lücken, die der Standard nicht abdeckt.

Welche Ebene die richtige ist, hängt davon ab, ob es um die persönliche Arbeitsweise, teamweite Abläufe oder fehlende Funktionalität geht. Im Folgenden zeigen wir die praktische Umsetzung für jede Ebene.

Ebene 1: Funktionsumfang und Rollencenter

Im System sieht jeder Nutzer unterschiedliche Daten und Funktionen – abhängig von der gebuchten Lizenz  (Essentials oder Premium) und vom zugewiesenen Rollencenter (z. B. Geschäftsführung, Buchhaltung, Einkauf). Welches Paket Sie gebucht haben, sehen Sie unter Unternehmensdaten > Benutzererfahrung. Dort steht entweder Essentials oder Premium. Mit Premium stehen Ihnen zusätzlich zu den Essentials-Funktionen auch Produktions- und Serviceverwaltung zur Verfügung.

Das Rollencenter wiederum steuert, welche Kacheln, Listen und Auswertungen ein Mitarbeitender standardmäßig auf der Startseite sieht – zugeschnitten auf seinen Aufgabenbereich. Diese Grundkonfiguration ist der erste Hebel, um Business Central an die Struktur Ihres Unternehmens anzupassen, bevor es an die individuelle Feinjustierung geht.

Ebene 2: Erweiterungen und Add-Ons aus dem Marketplace

Durch das Installieren von Erweiterungen bzw. Add-Ons fügen Sie Ihrer Lösung weitere Funktionalitäten hinzu. Ihre bereits installierten Anwendungen finden Sie im System über die Suche nach dem Stichwort „Erweiterungsverwaltung“. Standardmäßig sind bei Ihnen schon einige Erweiterungen installiert. Diese müssen Sie nicht zwingend nutzen. Bevorzugen Sie einen anderen Service, installieren Sie diesen und legen im Nachgang fest, welcher der beiden verwendet werden soll.

Bitte beachten Sie: Das Installieren und Verwalten von Erweiterungen erfordert entsprechende Administratorrechte und kann daher nicht von jedem einzelnen Nutzer vorgenommen werden. Erweiterungen werden als „Per-Tenant-Extensions“ zentral für Ihren gesamten Mandanten installiert und stehen somit allen Nutzern gleichermaßen zur Verfügung.

Über den Befehl „AppSource-Katalog“ gelangen Sie in den Microsoft Marketplace. Dort finden Sie Erweiterungen und Apps für das System – teils von Microsoft selbst, teils von Drittanbietern wie anaptis. Die Ergebnisse lassen sich nach Produkten, Kategorien oder Branchen filtern, oder Sie suchen gezielt nach einem anbietenden Unternehmen.

Haben Sie eine passende Anwendung gefunden, können Sie sie zunächst kostenlos testen oder direkt installieren. Sind Sie sich noch unsicher, welches Produkt für Ihr Unternehmen das richtige ist, kontaktieren Sie uns gerne. Wir beraten Sie, denn in diesem Angebotsdschungel verliert man schnell den Überblick.

Ebene 3: Den eigenen Arbeitsbereich personalisieren

Zusätzlich zu Paket und Erweiterungen können Sie das System für Ihre tägliche Arbeit individuell personalisieren. Diese Einstellungsänderungen betreffen nur Ihre eigene Ansicht und wirken sich nicht auf andere Nutzer aus. Sie können:

• Felder hinzufügen, verschieben und entfernen,
• Spalten in einer Liste hinzufügen, verschieben und anordnen,
• die Fixierung von Spalten ändern,
• die Breite von Spalten in einer Liste anpassen,
• Kacheln bewegen und entfernen sowie
• Teilbereiche einer Seite (z. B. Diagramme oder Unterteilungen) verschieben oder entfernen.

Im Folgenden zeigen wir beispielhaft, wie Sie Ihr Dashboard anpassen.

1. Personalisierungsmodus aktivieren

Fahren Sie über das Einstellungs-Rädchen und wählen Sie den Befehl Personalisieren.

Anschließend erscheint ein Banner, das signalisiert, dass Sie gerade die Benutzeroberfläche personalisieren.

2. Die passende Seite öffnen

Öffnen Sie die Seite, für die Sie Änderungen vornehmen möchten – in unserem Beispiel die Startseite. Hinweis: Einige Seiten sind für die Personalisierung gesperrt.

3. Auf den gewünschten Bereich zeigen

Zeigen Sie mit der Maus auf den Bereich, den Sie ändern möchten. Er wird farblich hervorgehoben.

4. Änderungen vornehmen

a) Element verschieben: Verschieben Sie Elemente per Maus an eine andere Position.

b) Element entfernen: Zum Entfernen einer Tabelle fahren Sie mit der Maus auf die Tabelle. Es sollte ein Pfeil erscheinen. Klicken Sie darauf und wählen Sie anschließend den Befehl Ausblenden.

c) Element hinzufügen: Wählen Sie den Befehl Mehr.

Anschließend öffnet sich eine weitere Menüzeile und Sie wählen den Befehl + Feld.

Jetzt erhalten Sie rechts eine Auswahl der möglichen Felder, die Sie dann per Ziehen in die Tabelle auswählen.

d) Spalte fixieren: Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Tabellenspalten zu fixieren. Dazu klicken Sie auf den erscheinenden Pfeil und wählen den Befehl Fixierung festlegen.

5. Speichern

Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Änderungen zurücksetzen

Möchten Sie das ursprüngliche Layout wiederherstellen, klicken Sie erneut auf das Einstellungs-Rädchen und dann auf Personalisierung deaktivieren.

Personalisierung für alle Nutzer einer Rolle

Die oben beschriebene Personalisierung betrifft ausschließlich Ihre eigene Ansicht. Möchten Sie hingegen Änderungen zentral für alle Nutzer einer bestimmten Rolle festlegen, nutzen Sie die Anpassung von Profilen (Rollen). Diese erfordert Administratorrechte und erfolgt über die Suche nach Profile (Rollen). Dort wählen Sie die gewünschte Rolle aus und klicken auf Bearbeiten. Nun wählen Sie Seiten anpassen aus. Alle so vorgenommenen Änderungen wirken sich dann auf jeden Nutzer aus, dem diese Rolle zugewiesen ist. Die Anpassung bietet zudem erweiterte Möglichkeiten gegenüber der individuellen Personalisierung – etwa das Einblenden von Feldern aus der Quell- oder Erweiterungstabelle, die auf der Seite nicht standardmäßig verfügbar sind.

Wenn der Standard nicht ausreicht: Individualentwicklung

Decken weder Paketwechsel noch Marketplace-Erweiterungen einen fachlichen Bedarf ab, lässt sich Business Central per Individualentwicklung passgenau erweitern – etwa durch AL-Extensions oder Per-Tenant-Extensions. Der Vorteil: Der Standardkern des Systems bleibt unverändert, wodurch künftige Updates weiterhin reibungslos eingespielt werden können. Diese Variante lohnt sich vor allem bei branchenspezifischen Prozessen, die mit Bordmitteln nicht abbildbar sind.

Gerne beraten wir Sie, welcher der drei Wege – Konfiguration, Erweiterung oder Individualentwicklung – für Ihr Unternehmen der richtige ist.

Anleitung als Video

Interessieren Sie sich für weitere Tutorials zu Dynamics 365 Business Central? Dann schauen Sie gerne auf unserem YouTube-Kanal vorbei.

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Textquellen: https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/ui-customizing-overview, https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/ui-extensions, https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/ui-experiences, https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/ui-personalization-user