Mit Power Automate einfach Prozesse automatisieren

Rufen Sie Power Automate auf und wählen Sie Neuen Flow erstellen.

Alternativ können Sie in Dynamics 365 Business Central eine Seite aufrufen. Wählen Sie über die drei Punkte die Option Automate > Power Automate > Flow erstellen. An dieser Stelle werden Sie zu Power Automate geleitet, um einen neuen Flow zu erstellen.

Wir gehen in unserem Tutorial den ersten Weg über Power Automate. So oder so: Wählen Sie die Option, einen Flow ohne Vorlage zu erstellen.

Nun vergeben Sie einen Namen für den Flow und suchen nach “Business Central”, um die verfügbaren Trigger anzusehen. Hierbei wählen Sie Wenn ein Datensatz geändert wird.

Als nächstes müssen Sie den Umgebungsnamen wählen (Standardmäßig „Production“) und Ihr Unternehmen auswählen. Wählen Sie aus dem Dropdown das Unternehmen aus, welches Sie verwenden möchten.

Da in dem vorliegenden Beispiel der Lagerbestand überprüft werden soll, wählen Sie im Feld Tabellenname die Option “items”.

Klicken Sie auf den Befehl + Neuer Schritt, um mit dem Hinzufügen einer Aktion fortzufahren.

Suchen Sie nach “Business Central” und wählen Sie die Aktion Datensatz abrufen.

In diesem Schritt füllen Sie erneut die Felder Umgebungsname, Firmenname und Tabellenname aus. Zusätzlich wählen Sie im Feld Zahlen-ID über die Auswahl von dynamischen Inhalten „Row-ID“.

Fügen Sie nun einen weiteren Schritt hinzu. In diesem Schritt legen wir auch die Bedingung zum Auslösen der Aktion fest. Wählen Sie Steuerung und anschließend Bedingung als Aktion.

Als Bedingung tragen Sie nun Folgendes ein:

• Als Wert wird aus dem Angebot der dynamischen Inhalte die Option „Number“ gewählt.
• Die Option „ist gleich“ behalten Sie bei.
• Als zweiten Wert tragen Sie eine Artikelnummer ein. Beispielhaft wählen wir die Artikelnummer „1906-S“.

Konfigurieren Sie außerdem, was passieren soll, wenn die Bedingung zutrifft (sprich, wenn der Datensatz des Artikels geändert wird).

Wählen Sie erneut Steuerung und dann Bedingung.

• Als ersten Wert wählen Sie aus dem dynamischen Inhalt die Option „Inventory“.
• Als Bedingung definieren Sie „ist kleiner als“.
• Als zweiten Wert wählen Sie die Menge, bei welcher die E-Mail versendet werden soll. Beispielhaft wird die Anzahl 3 gewählt.

Erneut muss nun die „Wenn ja“-Bedingung konfiguriert werden. Hier wählen Sie den Office 365 Outlook Konnektor mit der Aktion E-Mail versenden.

Nun können Sie die E-Mail entwerfen, welche versendet werden soll. Dabei können Sie die vorgeschlagenen dynamischen Inhalte nutzen.

Speichern Sie nun Ihren erstellen Flow. In der Flow-Prüfung wird Ihr erstellter Flow automatisch getestet und ggf. auftretende Probleme werden angezeigt.

Hinweis: In diesem Beispiel ist es ausreichend, die „Wenn-ja“-Bedingungen zu definieren, da nichts geschehen soll, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind.

Anforderung des Kunden: Bei Eingabe einer fakturierten Zeit in der Zeiterfassung soll die Aufwandsschätzung angezeigt werden, um einen Vergleich zwischen Ist- und Sollaufwand zu ermöglichen.

Lösung: In Power Automate können die Tickets in Freshdesk mithilfe einer OpenAPI mit den entsprechenden Informationen aufgerufen und in Business Central in eine API geladen werden. Über eine Entwicklung wird diese API mit der Zeiterfassung verknüpft und immer, wenn das entsprechende Ticket eingegeben wird, werden der Ist- und Sollaufwand in einem Feld angezeigt.

Anforderung des Kunden: Der Versanddienstleister benötigt am Ende eines jeden Arbeitstages eine Datei im CSV-Format mit allen Sendungen, die Informationen wie Lieferadresse, Gewicht, etc. beinhaltet.

Lösung: Die Daten werden in Business Central in einer API für Power Automate bereitgestellt. Dann werden sie mithilfe von Power Automate abgerufen und in einer CSV- Datei gespeichert. Diese wird jeden Tag automatisch per E-Mail an den Versanddienstleister geschickt.

Anforderung des Kunden: Der Versanddienstleister benötigt ein Dokument, das dem Fahrer mit der Ware übergeben wird und die Sendungsinformationen inklusive der Gefahrstoffe enthält.

Lösung: Eine Word-Datei, die Platzhalter enthält, wird erstellt und für den Flow erreichbar ablegt (z.B. OneDrive). Die Platzhalter in der Datei werden dann mit Daten aus Business Central gefüllt und die Datei ins PDF-Format konvertiert.

Anforderung des Kunden: Dokumente, die aus Business Central erstellt werden, sollen im PDF-Format an einen lokalen Server übertragen werden.

Lösung: Alle Dokumente, die in Business Central gebucht werden, werden in einer Zwischentabelle inklusive des PDF-Anhangs erfasst. Der Power Automate Flow geht in einem bestimmten Intervall diese Tabelle durch und holt sich alle Dokumente, die noch nicht übertragen worden sind. Mithilfe einer Aktion kann er das Dokument in Business Central abrufen und eine Datei auf dem Server mit dem Dateiinhalt des Anhangs speichern.

Anforderung des Kunden: Die gebuchten Belege aus Business Central sollen in den SharePoint übertragen und in dem dafür vorgesehen Kundenordner gespeichert werden.

Lösung: Bei jeder Ausführung des Power Automate Flows wird im SharePoint-Verzeichnis untersucht, ob bereits ein Ordner des Debitoren für den zu speichernden Beleg vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird automatisch ein neuer Ordner erstellt und der Beleg in dem entsprechenden Ordner gespeichert.

Anforderung des Kunden: Der Versanddienstleister legt eine Datei im CSV-Format mit Sendungsinformationen auf einem lokalen Server ab, die in Business Central verarbeitet werden sollen.

Lösung: Der Flow wird ausgelöst, wenn eine neue Datei im Ordner auf dem lokalen Server gespeichert wird. Über das Trennzeichen in der Datei kann der Flow die Informationen auslesen und die Daten in einer Zwischentabelle in Business Central speichern, die dann in anderen Tabellen weiterverarbeitet werden.

Anforderung des Kunden: Ein Debitor benötigt am Ende eines jeden Tages eine Datei im CSV-Format, die die Bestandsmenge für bestimmte Artikel enthält.

Lösung: Der Flow wird jeden Tag ausgelöst und ruft die entsprechenden Daten aus Business Central ab und verschickt sie per Mail.

Anforderung des Kunden: Aufgabenwarteschlangen, die eine Fehlermeldung erzeugt haben, sollen über einen Flow automatisch neugestartet werden.

Lösung: Der Flow untersucht in einem bestimmten Intervall alle fehlerhaften Aufgabenwarteschlangenposten und wiederholt diese. Bei einem wiederauftretenden Fehler wird eine Mail mit dem Fehlercode und der Beschreibung der Aufgabenwarteschlange an eine verantwortliche Person geschickt.

Anforderung des Kunden: Die Organisation der Montageaufträge soll mithilfe des Microsoft Planners erfolgen.

Lösung: Die Montageaufträge aus Business Central werden mit Informationen wie Menge, Artikel, einem Link zu Business Central oder dem Beleganhang in den Microsoft Planner übertragen. Dabei werden die Aufgaben nach Debitoren gruppiert, die automatisch erstellt werden, wenn ein neuer Debitor hinzugefügt wird. Wenn die Aufgabe abgeschlossen wird, archiviert der Flow die Informationen automatisch in einer SharePoint Liste.

Anforderung des Kunden: Die noch offenen Planner Tasks sollen per E-Mail an die Mitarbeitenden verschickt werden.

Lösung: Der Flow untersucht in einem bestimmten Zeitintervall, ob sich nicht abgeschlossene Tasks im Planner des Teams befinden und verschickt sie dann mit allen Informationen an den betroffenen Mitarbeitenden.

Anforderung des Kunden: Anhänge von E-Mails, die von bestimmten Kunden ankommen, sollen in dem jeweiligen Kunden-Ordner gespeichert werden.

Lösung: Der Flow kann immer dann ausgelöst werden, wenn eine Mail in einem Outlook Postfach ankommt. Anschließend kann die Mail mit der E-Mail-Adresse des Kunden ausgelesen und mit den Informationen aus Business Central gematcht werden, um den Kunden-Ordner in OneDrive zuordnen zu können. Die Anlage kann automatisch abgerufen und könnte bei Bedarf noch nach dem Dateinamen gefiltert werden.

Anforderung des Kunden: Alle Antworten der Kunden sollen in einer SharePoint-Liste aufgelistet werden.

Lösung: Die Power Platform bietet hierzu eine Standard Aktion an, die es erlaubt, die Antworten abzurufen und dementsprechend in einer SharePoint Liste bereitzustellen.

Anforderung des 1. Kunden: Eine E-Mail soll an den Vertrieb gesendet werden, wenn ein/-e Debitor/-in in Dynamics 365 Business Central gesperrt wird.

Anforderung des 2. Kunden: Eine E-Mail soll an die Kundschaft versendet werden, wenn ein Verkaufspreis geändert wird.

Anforderung des 3. Kunden: Beim Versenden eines Verkaufsauftrags soll über die Lieferung und Tracking-Nummer informiert werden.

Lösung: Bereitstellung einer API mit den entsprechenden Informationen im Business Central, damit Power Automate die Daten abrufen kann. Danach simple Erstellung einer E-Mail Aktion, die mit den Daten der API befüllt wird.