Starten Sie kein ERP-Projekt ohne Change-management!

Changemanagement ist bei der ERP-Implementierung sehr wichtig, weil eine ERP-Einführung weit mehr ist als ein Software-Rollout. Sie verändert Prozesse, Zuständigkeiten und Arbeitsweisen und damit den Alltag jedes einzelnen Mitarbeitenden. Wer diesen menschlichen Faktor unterschätzt, riskiert, dass das neue System zwar technisch einwandfrei läuft, im Unternehmen aber nicht wirklich angenommen wird.

Typische Konsequenzen: Mitarbeitende arbeiten weiterhin mit alten Prozessen oder Excel-Lösungen, die Nutzungsrate des neuen Systems bleibt gering, Nachschulungen verursachen ungeplante Kosten und das Projekt verfehlt die angestrebten Effizienzgewinne.

Gezieltes Changemanagement setzt frühzeitig an: Es erklärt dem Team, warum die Veränderung notwendig ist, bereitet Mitarbeitende aktiv auf das neue System vor, holt Feedback ein und verankert die Veränderung dauerhaft in der Unternehmenskultur. So wird aus einem IT-Projekt ein echter organisatorischer Wandel der sich langfristig auszahlt.

Zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren eines nachhaltigen Changemanagements im ERP-Projekt gehören:

• Ziele kennen und überzeugend kommunizieren: Mitarbeitende müssen verstehen, warum das Projekt stattfindet und was es für sie persönlich bedeutet.
• Veränderung aktiv begleiten: Kommunikation ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein kontinuierlicher Prozess über alle Projektphasen.
• Mitarbeitende schulen und vorbereiten: Praxisnahe Schulungen schaffen Sicherheit im Umgang mit dem neuen System und fördern die Akzeptanz.
• Fortschritt überwachen und Feedback einholen: Wer regelmäßig nachfragt, erkennt Probleme frühzeitig und kann gezielt gegensteuern.

Unternehmen können den Widerstand gegen Veränderungen verringern, indem sie ihr Team in den Veränderungsprozess einbeziehen. Was heißt das konkret?

• die Gründe für die Veränderung kommunizieren
• die Vorteile kommunizieren
• auf etwaige Bedenken oder Fragen der Mitarbeitenden eingehen
• Mitarbeitende schulen und Unterstützung anbieten

Gerade Führungspersonen sollten mit gutem Beispiel vorangehen. Ihre Rolle ist entscheidend. Dazu zählt:

• Notwendigkeit von Veränderungen kommunizieren
• Mitarbeitenden Orientierung und Unterstützung bieten
• gewünschten Verhaltensweisen vorleben
• Kultur schaffen, die den Wandel unterstützt (z. B. Ressourcen bereitstellen, Kapazitäten umverteilen, Unterstützung bereitstellen)

Bei jeder größeren Veränderung, eine ERP-Einführung ist eine erhebliche Veränderung des Arbeitsalltags, durchlaufen Mitarbeitende typischerweise mehrere emotionale und rationale Phasen: von der ersten Reaktion auf die Ankündigung bis zur vollständigen Integration des neuen Systems in den Alltag.

Zu Beginn überwiegen oft Überraschung oder Skepsis: Warum wird das alte System abgelöst? Was ändert sich für mich? Im weiteren Verlauf können Unsicherheit und Widerstand entstehen, wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, nicht ausreichend informiert oder eingebunden zu sein. Werden diese Bedenken ernst genommen und aktiv adressiert, folgt in der Regel eine Phase der Auseinandersetzung – Mitarbeitende beginnen, sich mit dem neuen System zu beschäftigen und die Vorteile zu entdecken.

Der Übergang zur echten Akzeptanz gelingt dann, wenn das neue System im Alltag funktioniert, Fragen schnell beantwortet werden und Mitarbeitende merken: Es wird einfacher, nicht schwieriger. Gezieltes Changemanagement begleitet diese Entwicklung in jeder Phase und sorgt dafür, dass möglichst viele Mitarbeitende diesen Weg erfolgreich durchlaufen.

Changemanagement sollte nicht erst beim Go-Live beginnen, sondern bereits in der Planungsphase des ERP-Projekts. Je früher Mitarbeitende informiert und eingebunden werden, desto mehr Zeit bleibt, um Verständnis aufzubauen, Bedenken zu klären und eine positive Grundhaltung gegenüber der Veränderung zu entwickeln.

Unserer Erfahrung nach sind Projekte deutlich erfolgreicher, wenn die Change-Begleitung parallel zur technischen Projektplanung beginnt: Wer sind die Key User? Welche Abteilungen sind besonders betroffen? Wie wird die Projektankündigung kommuniziert? Diese Fragen sollten beantwortet sein, bevor der eigentliche Implementierungsprozess startet. Ein späterer Einstieg ist zwar möglich, erfordert dann aber in der Regel mehr Aufwand, um aufgebaute Widerstände abzubauen.