Automatisieren Sie mit Power Automate ganz einfach Ihre Prozesse!
Mit dem Workflow-Tool Microsoft Power Automate für Dynamics 365 Business Central können Sie regelmäßige, wiederkehrende Prozesse automatisieren. Befreien Sie Ihr Team von lästigen Routineaufgaben. Wir zeigen Ihnen wie es geht!
Automatisieren Sie Routineaufgaben und sparen Sie wertvolle Zeit
Reduzieren Sie Fehler durch standardisierte, digitale Workflows
Integrieren Sie Prozesse nahtlos in Ihre Microsoft-Umgebung
Lästige Routineaufgaben sind
Ihre Herausforderung ohne Power Automate
Wiederkehrende Routineaufgaben kosten jede Menge Zeit. Das nervt und das braucht niemand. Außerdem passieren im Stress schnell Flüchtigkeitsfehler, die dann noch mehr Arbeit nach sich ziehen. Zuletzt kann es für Ihre Mitarbeitenden schnell frustrierend sein, nur wiederkehrende und langwierige Arbeiten erledigen zu müssen. Lassen Sie das nicht zu.
Mehr Zeit, weniger Fehler und mehr Zufriedenheit
durch die Lösung: Power Automate
Was ist Power Automate? Microsoft Power Automate (ehemals Flow) ist ein praktisches Workflow-Tool, mit dem Sie regelmäßige, wiederkehrende Routineaufgaben einfach zu Workflows automatisieren können. Workflows können sich von einzelnen Aufgaben (z. B. Benachrichtigungen) bis hin zu umfangreichen Systemen (z. B. komplexe Genehmigungsprozesse) erstrecken. Es können beliebige Logiken erstellt werden, die bei bestimmten Ereignissen automatisch ausgeführt werden sollen. Und das Beste daran: Sie benötigen keine Programmierkenntnisse.
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Durch den Einsatz der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) von Power Automate befreien Sie Ihr Team teilweise oder gänzlich von Routineaufgaben. Dabei werden Software-Bots so trainiert, dass sie die arbeitsintensiven, sich wiederholenden, manuellen Aufgaben ausführen. Es werden zwei Arten unterschieden:
Beaufsichtigte RPA (Teilautomatisierung): Einschreiten von Personen durch Auslösung von Aktionen oder Reaktionen notwendig
Unbeaufsichtigte RPA (Vollautomatisierung): Kein Eingreifen durch Personen erforderlich
Hinweis: Lassen Sie Routineaufgaben von Microsoft Copilot erledigen! Dieser ist in die Power Platform integriert und unterstützt Sie bei der Erstellung von Flows. Beschreiben Sie dazu einfach, was Sie benötigen, lassen Sie Änderungen an Ihrem Flow vornehmen oder sich Fragen zu Ihrem Flow beantworten. Der Copilot hilft Ihnen dabei.
Exzellente Workflows - Warum Sie Power Automate brauchen:
Das sind Ihre Vorteile
Für Nicht-Techies
Die Erstellung von Workflows bedarf keiner Programmierung bzw. Programmierkenntnissen.
Konnektoren-Vielfalt
In einem Power Automate Workflow kann man ganz einfach zahlreiche Konnektoren miteinander verknüpfen.
Mehrstufiger Prozess
Mit Power Automate können Sie mehrere Aufgaben zu einem ereignisgesteuerten Workflow verknüpfen.
Für jeden etwas dabei:
4 Arten von Power Automate Workflows
Sie erstellen binnen weniger Klicks Ihre Workflows entweder aus einer leeren Flow-App auf Basis eines Konnektors (Liste der Konnektoren) oder aus einer der vielen Vorlagen von Microsoft. Außerdem legen Sie bloß ein einziges Mal fest, welche Dienste miteinander kommunizieren sollen.
Automatisierte Flows
Erstellen Sie ereignisorientierte Flows in Microsoft Power Automate und damit Workflows, bei denen eine oder mehrere Aufgaben automatisch ausgeführt werden, nachdem sie durch ein Ereignis ausgelöst wurden.
Geplante Flows
Erstellen Sie einen Flow in Power Automate, der eine oder mehrere Aufgaben (z. B. Bericht per E-Mail) zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführt. An einem angegebenen Datum oder nach einer Anzahl von Tagen.
Geschäftsprozess-Flows
Erstellen Sie einen Geschäftsprozess-Flow in Power Automate, womit Sie Schritt-Abfolgen definieren, die Personen ausführen müssen, um zu einem gewünschten Resultat zu kommen (Beispiel: Auftragsbearbeitung).
Schaltflächen-Flows
Erstellen Sie einen Schaltflächen-Flow in Power Automate, womit Sie Aufgaben jederzeit/an jedem Ort einfach über Ihr mobiles Gerät ausführen können (Beispiel: Schaltfläche, die E-Mail an Personengruppe schickt).
Entscheidung leicht gemacht:
anaptis bringt Sie aufs nächste Level!
Warum Power Automate für Ihr Unternehmen? Mit anaptis an Ihrer Seite haben Sie einen zuverlässigen Microsoft Partner und eine vertrauensvolle Power Automate Beratung. Wir geben Ihnen eine Übersicht, was uns einzigartig macht.
Warum anaptis? Entdecken Sie die Vorteile, die Ihr Herz höher schlagen lassen:
Wir bevorzugen einen standardnahen Softwareansatz und prüfen zuerst, ob eine Anforderung mit dem Standard lösbar ist. So gewährleisten wir, dass Sie unabhängig und updatefähig bleiben!
Unsere einzigartige Projektmethodik ist strukturiert, aber flexibel – mit maximaler Transparenz, minimalen Kosten, interaktiven Workshops statt Lastenheften und verständlicher Kommunikation ohne Fachchinesisch.
Mit modernsten Technologien und einem spezialisierten Innovationsteam helfen wir Ihnen, mehr aus Ihren Daten herauszuholen.
Das Perfect Match?
Eignet sich Power Automate für mein Unternehmen?
Power Automate ist für mittelständische Unternehmen der verschiedensten Branchen konzipiert. Steigern Sie Ihre Effizienz und erstellen Sie teilautomatisierte Workflows für Ihr Unternehmen mit Power Automate.
Haben Sie noch Zweifel? Dann sprechen Sie uns gerne an und wir sehen gemeinsam, wie Sie Ihre Prozesse in Power Automate automatisieren!
Von der Theorie zur Praxis:
Tutorial: Die Power Automate Business Central Integration
In diesem kurzen Tutorial erstellen wir einen einfachen Flow, der eine Aktion ausführt, wenn der Bestand für einen bestimmten Artikel eine bestimmte Menge unterschreitet. Die Aktion ist in unserem Beispiel das Versenden einer E-Mail.
Rufen Sie Power Automate auf und wählen Sie Neuen Flow erstellen.
Alternativ können Sie in Dynamics 365 Business Central eine Seite aufrufen. Wählen Sie über die drei Punkte die Option Automate > Power Automate > Flow erstellen. An dieser Stelle werden Sie zu Power Automate geleitet, um einen neuen Flow zu erstellen.
Wir gehen in unserem Tutorial den ersten Weg über Power Automate. So oder so: Wählen Sie die Option, einen Flow ohne Vorlage zu erstellen.
Nun vergeben Sie einen Namen für den Flow und suchen nach „Business Central“, um die verfügbaren Trigger anzusehen. Hierbei wählen Sie Wenn ein Datensatz geändert wird.
Als nächstes müssen Sie den Umgebungsnamen wählen (Standardmäßig „Production“) und Ihr Unternehmen auswählen. Wählen Sie aus dem Dropdown das Unternehmen aus, welches Sie verwenden möchten.
Da in dem vorliegenden Beispiel der Lagerbestand überprüft werden soll, wählen Sie im Feld Tabellenname die Option „items“.
Klicken Sie auf den Befehl + Neuer Schritt, um mit dem Hinzufügen einer Aktion fortzufahren.
Suchen Sie nach „Business Central“ und wählen Sie die Aktion Datensatz abrufen.
In diesem Schritt füllen Sie erneut die Felder Umgebungsname, Firmenname und Tabellenname aus. Zusätzlich wählen Sie im Feld Zahlen-ID über die Auswahl von dynamischen Inhalten „Row-ID“.
Fügen Sie nun einen weiteren Schritt hinzu. In diesem Schritt legen wir auch die Bedingung zum Auslösen der Aktion fest. Wählen Sie Steuerung und anschließend Bedingung als Aktion.
Wählen einer Bedingung in Power Automate
Als Bedingung tragen Sie nun Folgendes ein:
Als Wert wird aus dem Angebot der dynamischen Inhalte die Option „Number“ gewählt.
Die Option „ist gleich“ behalten Sie bei.
Als zweiten Wert tragen Sie eine Artikelnummer ein. Beispielhaft wählen wir die Artikelnummer „1906-S“.
Konfigurieren Sie außerdem, was passieren soll, wenn die Bedingung zutrifft (sprich, wenn der Datensatz des Artikels geändert wird).
Wählen eines Datensatzes in Power Automate
Wählen Sie erneut Steuerung und dann Bedingung.
Als ersten Wert wählen Sie aus dem dynamischen Inhalt die Option „Inventory“.
Als Bedingung definieren Sie „ist kleiner als“.
Als zweiten Wert wählen Sie die Menge, bei welcher die E-Mail versendet werden soll. Beispielhaft wird die Anzahl 3 gewählt.
Erneut muss nun die „Wenn ja“-Bedingung konfiguriert werden. Hier wählen Sie den Office 365 Outlook Konnektor mit der Aktion E-Mail versenden.
Speichern Sie nun Ihren erstellen Flow. In der Flow-Prüfung wird Ihr erstellter Flow automatisch getestet und ggf. auftretende Probleme werden angezeigt.
Hinweis: In diesem Beispiel ist es ausreichend, die „Wenn-ja“-Bedingungen zu definieren, da nichts geschehen soll, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind.
Power Automate Beispiele:
Beispiele aus der Praxis für Power Automate für Dynamics 365 Business Central
Power Automate für Dynamics 365 Business Central ist für die unterschiedlichsten Szenarien einsetzbar. Wir haben für Sie einige Microsoft Power Automate-Beispiele zusammengestellt, in denen Sie sich mit Ihren Wünschen sicherlich wiedererkennen:
Anforderung des Kunden: Bei Eingabe einer fakturierten Zeit in der Zeiterfassung soll die Aufwandsschätzung angezeigt werden, um einen Vergleich zwischen Ist- und Sollaufwand zu ermöglichen.
Lösung: In Power Automate können die Tickets in Freshdesk mithilfe einer OpenAPI mit den entsprechenden Informationen aufgerufen und in Business Central in eine API geladen werden. Über eine Entwicklung wird diese API mit der Zeiterfassung verknüpft und immer, wenn das entsprechende Ticket eingegeben wird, werden der Ist- und Sollaufwand in einem Feld angezeigt.
Aufwandsschätzung von Freshdesk Tickets in Business Central (Zeiterfassung) mit Power Automate
Anforderung des Kunden: Der Versanddienstleister benötigt am Ende eines jeden Arbeitstages eine Datei im CSV-Format mit allen Sendungen, die Informationen wie Lieferadresse, Gewicht, etc. beinhaltet.
Lösung: Die Daten werden in Business Central in einer API für Power Automate bereitgestellt. Dann werden sie mithilfe von Power Automate abgerufen und in einer CSV- Datei gespeichert. Diese wird jeden Tag automatisch per E-Mail an den Versanddienstleister geschickt.
Erstellung von Excel-,CSV, PDF-Dateien (u.a.) über den Flow mit Dateiablage in die Cloud oder lokale Server
Anforderung des Kunden: Der Versanddienstleister benötigt ein Dokument, das dem Fahrer mit der Ware übergeben wird und die Sendungsinformationen inklusive der Gefahrstoffe enthält.
Lösung: Eine Word-Datei, die Platzhalter enthält, wird erstellt und für den Flow erreichbar ablegt (z. B. OneDrive). Die Platzhalter in der Datei werden dann mit Daten aus Business Central gefüllt und die Datei ins PDF-Format konvertiert.
Erzeugung eines Warenbegleitscheins in Power Automate
Anforderung des Kunden: Dokumente, die aus Business Central erstellt werden, sollen im PDF-Format an einen lokalen Server übertragen werden.
Lösung: Alle Dokumente, die in Business Central gebucht werden, werden in einer Zwischentabelle inklusive des PDF-Anhangs erfasst. Der Power Automate Flow geht in einem bestimmten Intervall diese Tabelle durch und holt sich alle Dokumente, die noch nicht übertragen worden sind. Mithilfe einer Aktion kann er das Dokument in Business Central abrufen und eine Datei auf dem Server mit dem Dateiinhalt des Anhangs speichern.
Übertragung von Rechnungsbelegen an einen SFTP-Server in Power Automate
Anforderung des Kunden: Die gebuchten Belege aus Business Central sollen in den SharePoint übertragen und in dem dafür vorgesehen Kundenordner gespeichert werden.
Lösung: Bei jeder Ausführung des Power Automate Flows wird im SharePoint-Verzeichnis untersucht, ob bereits ein Ordner des Debitoren für den zu speichernden Beleg vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird automatisch ein neuer Ordner erstellt und der Beleg in dem entsprechenden Ordner gespeichert.
Automatische Dokumentenablage in den SharePoint mit Power Automate
Anforderung des Kunden: Der Versanddienstleister legt eine Datei im CSV-Format mit Sendungsinformationen auf einem lokalen Server ab, die in Business Central verarbeitet werden sollen.
Lösung: Der Flow wird ausgelöst, wenn eine neue Datei im Ordner auf dem lokalen Server gespeichert wird. Über das Trennzeichen in der Datei kann der Flow die Informationen auslesen und die Daten in einer Zwischentabelle in Business Central speichern, die dann in anderen Tabellen weiterverarbeitet werden.
Dateien aus einem Speicherort auslesen und in Business Central importieren mit Power Automate
Anforderung des Kunden: Aufgabenwarteschlangen, die eine Fehlermeldung erzeugt haben, sollen über einen Flow automatisch neugestartet werden.
Lösung: Der Flow untersucht in einem bestimmten Intervall alle fehlerhaften Aufgabenwarteschlangenposten und wiederholt diese. Bei einem wiederauftretenden Fehler wird eine Mail mit dem Fehlercode und der Beschreibung der Aufgabenwarteschlange an eine verantwortliche Person geschickt.
Neustart von fehlerhaften Aufgabenwarteschlagenposten in Power Automate
Anforderung des Kunden: Die Organisation der Montageaufträge soll mithilfe des Microsoft Planners erfolgen.
Lösung: Die Montageaufträge aus Business Central werden mit Informationen wie Menge, Artikel, einem Link zu Business Central oder dem Beleganhang in den Microsoft Planner übertragen. Dabei werden die Aufgaben nach Debitoren gruppiert, die automatisch erstellt werden, wenn ein neuer Debitor hinzugefügt wird. Wenn die Aufgabe abgeschlossen wird, archiviert der Flow die Informationen automatisch in einer SharePoint Liste.
Anforderung des Kunden: Die noch offenen Planner Tasks sollen per E-Mail an die Mitarbeitenden verschickt werden.
Lösung: Der Flow untersucht in einem bestimmten Zeitintervall, ob sich nicht abgeschlossene Tasks im Planner des Teams befinden und verschickt sie dann mit allen Informationen an den betroffenen Mitarbeitenden.
Aufgaben aus dem Microsoft Planner mit Power Automate in Outlook übertragen
Anforderung des Kunden: Anhänge von E-Mails, die von bestimmten Kunden ankommen, sollen in dem jeweiligen Kunden-Ordner gespeichert werden.
Lösung: Der Flow kann immer dann ausgelöst werden, wenn eine Mail in einem Outlook Postfach ankommt. Anschließend kann die Mail mit der E-Mail-Adresse des Kunden ausgelesen und mit den Informationen aus Business Central gematcht werden, um den Kunden-Ordner in OneDrive zuordnen zu können. Die Anlage kann automatisch abgerufen und könnte bei Bedarf noch nach dem Dateinamen gefiltert werden.
Anforderung des Kunden: Alle Antworten der Kunden sollen in einer SharePoint-Liste aufgelistet werden.
Lösung: Die Power Platform bietet hierzu eine Standard Aktion an, die es erlaubt, die Antworten abzurufen und dementsprechend in einer SharePoint Liste bereitzustellen.
Anforderung des 1. Kunden: Eine E-Mail soll an den Vertrieb gesendet werden, wenn ein/-e Debitor/-in in Dynamics 365 Business Central gesperrt wird.
Anforderung des 2. Kunden: Eine E-Mail soll an die Kundschaft versendet werden, wenn ein Verkaufspreis geändert wird.
Anforderung des 3. Kunden: Beim Versenden eines Verkaufsauftrags soll über die Lieferung und Tracking-Nummer informiert werden.
Lösung: Bereitstellung einer API mit den entsprechenden Informationen im Business Central, damit Power Automate die Daten abrufen kann. Danach simple Erstellung einer E-Mail Aktion, die mit den Daten der API befüllt wird.
Mithilfe von Microsoft Power Automate (ehemals Microsoft Flow) können Sie regelmäßige, wiederkehrende Prozesse und Routineaufgaben ganz einfach und entspannt über Workflows automatisieren. Workflows erstrecken sich von einzelnen Aufgaben (z. B. Benachrichtigungen) bis hin zu umfangreichen Systemen (z. B. komplexe Genehmigungsprozesse). Und das Beste daran: Sie benötigen keine Programmierkenntnisse (Low-Code-Anwendung). Sie erstellen binnen weniger Klicks Ihre Workflows entweder aus einer leeren Flow-App auf Basis eines Konnektors (Liste der Konnektoren) oder aus einer der vielen Vorlagen von Microsoft.
Microsoft Power Automate free ermöglicht das limitierte Testen von Power Automate. Jede/r User/-in kann Power Automate Free 90 Tage lang testen. Der Dienst ist kostenlos. Das heißt: Es fallen keine Gebühren für die Lizenzen an.
Sie können Power Automate zunächst 90 Tage lang kostenlos testen. Wie hoch die Kosten für Power Automate im Anschluss sind, richtet sich danach, ob Sie das Produkt je Benutzer/-in oder je abgebildetem Workflow lizenzieren möchten und für welchen Zeitraum Ihr Abonnement laufen soll (jährliche oder monatliche Laufzeit). Die Preise für diese Optionen können Sie unserer Preise-Seite entnehmen.
Nehmen wir mal an, Sie möchten einen einfachen Flow erstellen, der eine Aktion ausführt, wenn der Bestand für einen bestimmten Artikel eine bestimmte Menge unterschreitet. Die auszulösende Aktion wäre das Versenden einer E-Mail. Jetzt geht’s los:
Rufen Sie Power Automate auf und wählen Sie Neuen Flow erstellen. Alternativ können Sie in Dynamics 365 Business Central eine Seite aufrufen. Wählen Sie über die drei Punkte die Option Automate > Power Automate > Flow erstellen. An dieser Stelle werden Sie zu Power Automate geleitet, um einen neuen Flow zu erstellen. Jetzt können Sie zum Beispiel einen Flow ohne Vorlage erstellen.
Vergeben Sie einen Namen für den Flow.
Suchen sie die verfügbaren Trigger, indem Sie nach „Business Central“ suchen und den Trigger „Wenn ein Datensatz geändert wird“ wählen.
Als nächstes wählen Sie den Umgebungsnamen (standardmäßig „Production“) und Ihr Unternehmen. Wählen Sie aus dem Dropdown das Unternehmen aus, welches Sie verwenden möchten.
Nun wählen Sie die Tabelle. Da wir unseren Lagerbestand überprüfen möchten, müssten wir im Feld Tabellenname die Option „items“ wählen.
Anschließend können Sie eine Aktion hinzufügen, indem Sie auf den Befehl +Neuer Schritt klicken.
Weiter geht es über eine Suche nach „Business Central“ und die Wahl der Aktion Datensatz abrufen. In diesem Schritt füllen Sie erneut die Felder Umgebungsname, Firmenname und Tabellenname aus. Zusätzlich wählen Sie im Feld Zahlen-ID über die Auswahl von dynamischen Inhalten „Row-ID“.
Nun können Sie auch weitere Aktionen festlegen. In diesem Schritt legen wir jetzt auch die Bedingung zum Auslösen der Aktion fest. Wählen Sie Steuerung> Bedingung als Aktion.
Jetzt können Sie die E-Mail entwerfen, welche versendet werden soll. Dabei können Sie die vorgeschlagenen dynamischen Inhalte nutzen.
Zuletzt speichern Sie den erstellten Flow. In der Flow-Prüfung wird Ihr erstellter Flow automatisch getestet und ggf. auftretende Probleme werden angezeigt.
Hinweis: In diesem Beispiel ist es ausreichend, die „Wenn-ja“-Bedingungen zu definieren, da nichts geschehen soll, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind.
Nehmen wir mal an, Sie möchten einen Flow erstellen, um Verkaufsaufträge in Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisch als Aufgaben im Planner zu erstellen. Wie dies funktioniert, sehen Sie im nachfolgenden Video:
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Power Automate ermöglicht die Automatisierung repetitiver Aufgaben in Zusammenhang mit Excel, erleichtert die Datenverwaltung und integriert Excel nahtlos in komplexe Geschäftsprozesse. Beispielsweise können Sie sich Daten aus Excel holen und auch eigene Daten in Excel eingeben. Zudem besteht die Möglichkeit, diese Daten bei Bedarf mit anderen Themen zu verknüpfen.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Erfolgsgeschichte schreiben
Lernen Sie uns kennen! In einem kostenlosen Erstberatungsgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob wir als Partnerunternehmen sowie das ERP-System für den Mittelstand als Lösung zu Ihnen und Ihrem mittelständischen Unternehmen passen.