Über 20 Jahre Projektpraxis: Die größten Stolperfallen im ERP-Projekt

Der Beginn eines ERP-Projekts ist mehr als nur ein organisatorischer Meilenstein – er ist der Grundstein für den späteren Erfolg. Damit dieser gelingt, braucht es klare Ziele, ein engagiertes Team und eine offene, ehrliche Kommunikation. Denn gerade am Anfang lassen sich viele Stolperfallen vermeiden – wenn man weiß, worauf es ankommt.

Wir begleiten seit über 20 Jahren ERP-Projekte und haben dabei vieles erlebt: vielversprechende Starts, herausfordernde Phasen und auch Momente, in denen es kritisch wurde. In diesem Beitrag geben unsere Projektleiter/-innen Lena, Andrej und Daniel R. einen offenen Einblick in ihre Erfahrungen. Sie teilen, was sich Ihrer Erfahrung nach bewährt hat. So erhalten Sie wertvolle Impulse, wie Ihr ERP-Projekt von Anfang an auf einem stabilen Fundament steht.

Abschnitt 1: Die Basis – das richtige Team und klare Ziele

Bevor ein ERP-Projekt starten kann, müssen die Grundlagen stimmen – und dazu gehören das richtige Team sowie klar definierte Ziele. Die Auswahl der Teammitglieder und die Struktur der Entscheidungswege sind entscheidend für den Projekterfolg. In den folgenden Antworten wird deutlich, wie wichtig motivierte Key User, transparente Rollen und klare Verantwortlichkeiten sind.

Frage 1: Wie wichtig ist die Auswahl der richtigen Teammitglieder für ein ERP-Projekt?
Antwort (Lena): „Für den Projekterfolg ist es entscheidend, die Key User sorgfältig auszuwählen. Sie müssen nicht nur fachlich fit sein, sondern auch die Zeit und Motivation haben, das Projekt aktiv zu begleiten. Ohne die richtigen Leute läuft ein Projekt kaum rund.“

Antwort (Andrej): „Es hängt vom Projekt ab, ob jede Rolle strikt besetzt werden muss. Bei kleineren Projekten kann man auf manche Rollen verzichten, wenn das Know-how bereits beim Projektverantwortlichen gebündelt ist. Entscheidend ist, dass die Personen die nötige Erfahrung und Motivation mitbringen.“

Frage 2: Welche Rolle spielen Key User für den Projekterfolg?
Antwort (Andrej): „Key User sind die Schnittstelle zwischen Fachbereich und Projektteam. Sie kennen die Prozesse am besten und können frühzeitig auf Probleme hinweisen. Wenn die Key User nicht verfügbar oder unmotiviert sind, leidet die gesamte Projektqualität.“

Antwort (Daniel R.): „Mir ist wichtig, dass die Leute motiviert sind und auch wirklich Zeit für das Projekt haben. Wenn man früh die richtigen Ansprechpartner hat, läuft Vieles viel reibungsloser.“

• Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die richtigen Key User für Ihr ERP-Projekt auswählen, lesen Sie unseren Blogbeitrag: Geeignete ERP Key User für die ERP-Einführung finden

Frage 3: Wie sollten Entscheidungsstrukturen im Projekt aussehen?
Antwort (Andrej): „Klare Entscheidungswege sind unerlässlich. Wenn alle Entscheidungen beim Geschäftsführer und nicht beim Projektverantwortlichen liegen, verzögert sich das gesamte Projekt, da Entscheidungen mehrfach getroffen werden müssen. Deshalb ist es wichtig, dass wir wissen, wer tatsächlich Verantwortung trägt.“

Antwort (Lena): „Entscheidungen sollten transparent und nachvollziehbar sein. Nur so lassen sich Verzögerungen vermeiden und die Prioritäten richtig setzen.“

Abschnitt 2: Erwartungen und Missverständnisse vermeiden

Damit ein ERP-Projekt reibungslos verläuft, müssen Erwartungen klar definiert und Missverständnisse frühzeitig vermieden werden. Oft entstehen Probleme nicht durch die Technik, sondern durch unklare Ziele oder fehlende Kommunikation. Unsere Projektleitenden zeigen, wie wichtig es ist, Ziele transparent zu machen, realistische Erwartungen zu formulieren und Warnsignale im Projektalltag rechtzeitig zu erkennen.

Frage 1: Wie können Missverständnisse zwischen dem Kunden und dem Projektteam vermieden werden?
Antwort (Andrej): „Es ist entscheidend, dass Kund/-innen ihr Ziel klar benennen, nicht nur die Lösung. Oft wünschen sie sich etwas, was sie früher schon umgesetzt hatten, ohne zu sagen, warum es notwendig ist. Erst wenn das Ziel klar ist, können wir die passende Lösung entwickeln.“

Antwort (Lena): „Regelmäßige, offene Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Wir fragen nach, hinterfragen Prozesse und versuchen, Kund/-innen frühzeitig auf mögliche Risiken oder fehlende Informationen hinzuweisen.“

Frage 2: Welche typischen Stolperfallen begegnen euch immer wieder?
Antwort (Andrej): „Wir treffen häufig auf unrealistische Erwartungshaltungen. Manche Kund/-innen glauben, dass alles sofort umgesetzt werden kann, während andere an alten Prozessen festhalten, obwohl diese effizienter gelöst werden können. Das führt oft zu Verzögerungen oder unnötiger Arbeit.“

Antwort (Lena): „Oberflächliches Testen ist ein großes Problem. Wenn Testphasen nicht ernst genommen werden, merken wir erst beim Go-Live, dass Prozesse nicht richtig laufen. Dann muss man schnell improvisieren – das kostet Zeit und Nerven.“

Frage 3: Wie erkennt man Red Flags im Projektalltag?
Antwort (Andrej): „Red Flags sind, wenn Kunden versuchen, direkt Entwickelnde zu steuern, oder Key User keine Zeit haben. Dann merkt man schnell, dass die Projektstruktur nicht funktioniert. Frühes Eingreifen ist hier entscheidend.“

Antwort (Lena): „Auch falsche oder unklare Rückmeldungen während des Projekts sind Warnsignale. Wenn Aufgaben nicht klar priorisiert werden oder ständig kurzfristig geändert werden, deutet das auf ein strukturelles Problem hin.“

Abschnitt 3: Projektmethodik – agil, aber mit Plan

Die Wahl der richtigen Projektmethodik ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines ERP-Projekts. Agilität bietet Flexibilität und ermöglicht es, auf neue Anforderungen schnell zu reagieren – doch ganz ohne Planung geht es nicht. Die folgenden Einschätzungen zeigen, warum eine Kombination aus agilen Ansätzen und klaren Strukturen sinnvoll ist und wie wichtig es bleibt, das Ziel stets im Blick zu behalten.

Frage 1: Warum bevorzugt ihr agile Methoden in ERP-Projekten?
Antwort (Daniel R.): „Agil funktioniert gut, weil Fachabteilungen oft nicht alles von Anfang an genau beschreiben können. Mit einem Prototyp merkt man beim Doing, welche Informationen noch fehlen und wo Prozesse angepasst werden müssen. So entstehen praxisnahe Lösungen.“

Antwort (Lena): „Agil zu arbeiten erlaubt uns, flexibel auf Änderungen zu reagieren. Gerade bei komplexen Prozessen sieht man oft erst während der Umsetzung, was wirklich gebraucht wird.“

• Wenn Sie mehr zur agilen Projektmethodik von anaptis erfahren möchten, informieren Sie sich hier: Erfolg nach Plan: Unsere bewährte Projektmethodik

Frage 2: Wann ist klassische Planung notwendig?
Antwort (Andrej): „Manche Themen benötigen klare Vorgaben, bevor man in die Entwicklung geht. Vor allem neue oder kritische Prozesse sollten im Vorfeld detailliert geplant und besprochen werden, um späteren Mehraufwand zu vermeiden.“

Antwort (Daniel R.): „Es geht immer um die richtige Mischung. Agilität bedeutet nicht, dass man ohne Planung startet, sondern dass man Planungsphasen sinnvoll mit iterativen Schritten kombiniert.“

Frage 3: Wie wichtig ist das Ziel im Vergleich zur Lösung?
Antwort (Andrej): „Wichtiger als die exakte Lösung ist, das Ziel zu verstehen. Wenn wir nur die alte Lösung reproduzieren, verpassen wir die Chance, Prozesse effizienter oder moderner zu gestalten.“

Antwort (Lena): „Das Ziel klar zu definieren, hilft, Prioritäten richtig zu setzen und die Lösung auf die tatsächlichen Anforderungen anzupassen. Alles andere wäre Zeitverschwendung.“

Abschnitt 4: Automatisierung

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit im ERP-Projekt basiert auf Vertrauen, klarer Kommunikation und gegenseitigem Respekt. Wenn alle Beteiligten auf Augenhöhe agieren, lassen sich Konflikte vermeiden und Herausforderungen gemeinsam lösen. Die folgenden Zitate zeigen, warum offene Kommunikation, klare Rollen und eine sorgfältige Dokumentation entscheidend sind, um Projekte effizient und stressfrei umzusetzen.

Frage 1: Welche Rolle spielt Kommunikation für den Projekterfolg?
Antwort (Lena): „Offene, ehrliche Kommunikation ist immens wichtig. Nur so können wir Probleme früh erkennen und Lösungen gemeinsam erarbeiten. Ohne regelmäßige Abstimmung läuft das Projekt Gefahr, ins Stocken zu geraten.“

Antwort (Andrej): „Kommunikation schützt auch das Team. Wenn wir Missverständnisse oder Fehlentwicklungen früh ansprechen, vermeiden wir Stress und halten die Zusammenarbeit konstruktiv.“

Frage 2: Wie schützt ihr euer Projektteam vor übergriffigen Kund/-innen?
Antwort (Andrej): „Wir ziehen die Reißleine, wenn Kund/-innen versuchen, direkt einzelne Entwickler/-innen zu steuern oder falsche Erwartungen setzen. Entweder klären wir intern oder eskalieren nach oben. Das ist nicht nur Selbstschutz, sondern sichert auch die Qualität des Projekts.“

Antwort (Lena): „Wir vermitteln dem Kunden klar, dass er die Ziele formuliert, aber nicht die Arbeitsweise unseres Teams bestimmt. So bleibt die professionelle Ebene gewahrt und Konflikte werden vermieden.“

Frage 3: Wie wichtig ist die Dokumentation von Testläufen?
Antwort (Lena): „Je genauer wir Dry Runs und Migrationstests Schritt für Schritt dokumentieren, desto weniger Überraschungen erleben wir beim Go-Live. Auch kleine Abweichungen werden so früh erkannt und korrigiert.“

Antwort (Andrej): „Die Dokumentation erlaubt uns, jeden Schritt reproduzierbar zu machen. So können auch neue Teammitglieder oder externe Kollegen problemlos folgen und das Risiko von Fehlern minimieren.“

Abschnitt 5: Lessons Learned & Erfolgsfaktoren

Am Ende eines ERP-Projekts zeigt sich, welche Faktoren wirklich über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Aus den Erfahrungen zahlreicher Go-Lives wird deutlich: Gründliche Tests, klare Verantwortlichkeiten und eine offene Kommunikation sind unverzichtbar. Die folgenden Einschätzungen geben Einblick in typische Fehler, bewährte Vorgehensweisen und die zentralen Erfolgsfaktoren für einen reibungslosen Projektstart.

Frage 1: Welche Lessons Learned haben sich bei Go-Lives bewährt?
Antwort (Andrej): „Testprotokolle müssen unterschrieben werden, damit jeder weiß, dass Kernprozesse geprüft sind. Ohne diese Absicherung entstehen oft unnötige Probleme beim Go-Live.“

Antwort (Lena): „Auch ein Testlauf der Migration vorher ist essenziell. So sieht man früh, ob etwas schiefgehen könnte, und kann rechtzeitig nachsteuern.“

Frage 2: Welche Fehler passieren bei Kundenprojekten am häufigsten?
Antwort (Lena): „Oberflächliches Testen, unrealistische Erwartungen und zu starkes Festhalten an alten Prozessen. Wer die Realität nicht akzeptiert, erschwert das Projekt unnötig.“

Antwort (Andrej): „Ein weiteres Problem ist fehlende Klarheit bei Verantwortlichkeiten. Wenn niemand genau weiß, wer Entscheidungen trifft, gerät das Projekt schnell ins Stocken.“

Frage 3: Was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren für einen ERP-Projektstart?
Antwort (Andrej): „Motivation, Struktur und offene Kommunikation – das sind die drei Grundpfeiler. Wer hier von Anfang an sauber arbeitet, hat die besten Chancen auf ein erfolgreiches Projekt.“

Antwort (Lena): „Außerdem die passenden Key User und ein ehrlicher Umgang mit Risiken. Wenn diese Punkte stimmen, läuft das Projekt deutlich reibungsloser.“

Fazit

Unsere Erfahrungen zeigen: Projekte scheitern selten an der Technik, sondern meist an Kommunikation, fehlenden Verantwortlichkeiten oder unrealistischen Erwartungen. Wer von Beginn an auf motivierte Key User, klare Ziele, offene Kommunikation und flexible, aber strukturierte Planung setzt, legt die beste Grundlage für den Projekterfolg. Lernen Sie aus unserer Erfahrung und starten Sie Ihr ERP-Projekt gut vorbereitet.

Wenn Sie Ihr ERP-Projekt mit uns starten möchten, nutzen Sie gerne unser Kontaktformular. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!