E-Rechnung: Was bedeutet das genau?
Ab Januar 2025 tritt das E-Rechnungsgesetz in Kraft. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen!
Aufgepasst!
Die E-Rechnungspflicht kommt!
Haben Sie schon von dem E-Rechnungsgesetz gehört? Ab Januar 2025 werden elektronische Rechnungen im B2B-Bereich (zwischen Unternehmen) in Deutschland voraussichtlich verpflichtend. Das heißt: Unternehmen müssen in der Lage sein, ausgehende E-Rechnungen zu versenden und eingehende E-Rechnungen zu verarbeiten. Sofern Sie diesen Prozess aktuell noch nicht etabliert haben, stehen Sie nun vor einigen Herausforderungen. Aber keine Sorge – wir unterstützen Sie und beantworten alle Ihre Fragen: Was versteht man unter einer E-Rechnung? Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet? Ist ein PDF eine E-Rechnung? Wann wird die E-Rechnung Pflicht? Wie unterstützt anaptis beim E-Rechnungsprozess?
E-Rechnungspflicht:
Wer muss eine E-Rechnung erstellen?
Zur Ausstellung von E-Rechnungen sind umsatzsteuerrechtliche Unternehmen verpflichtet. Das heißt: Unternehmen, die nachhaltig Leistungen gegen Entgelt ausführen (z. B. gewerbetreibende Unternehmen, Selbstständige oder auch Vermieter/-innen von Immobilien).
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?
anaptis hält Ihnen bei der E-Rechnung den Rücken frei!
Als Spezialist im Bereich Dynamics 365 Business Central/
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- Wir bevorzugen einen standardnahen Softwareansatz und prüfen zuerst, ob eine Anforderung mit dem Standard lösbar ist.
- Ab Tag eins können Sie mit ehrlichen und fairen Aussagen rechnen. Zudem halten wir uns an unsere Aussagen.
- Sie werden durch ein festes Projektteam betreut. Außerdem achten wir darauf, dass sich alle mitgenommen und verstanden fühlen.
Nachgefragt:
Was versteht man unter einer E-Rechnung?
E-Rechnungen dienen dazu, Rechnungsinformationen elektronisch zu übermitteln, zu empfangen und weiterzuarbeiten. Zweck der E-Rechnung ist die Digitalisierung und Möglichkeit der Automatisierung des Rechnungsprozesses – denn so wird die digitale Bearbeitung von der Erstellung bis zur Zahlung möglich.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Einfache Rechnungsstellung ohne Medienbrüche
- Kürzere Durchlaufzeiten bzw. schnellere Bearbeitung von Rechnungen
- Steigerung der Produktivität im Rechnungsversand
- Kostenersparnisse in den Bereichen Papier und Porto
- Reduzierung der Fehleranfälligkeit und Steigerung der Prozessqualität durch Automatismen
- Ortsunabhängige Rechnungsstellung (vorteilig für dezentrale Rechnungsbearbeitung/mobiles Arbeiten)
Wir schaffen Klarheit:
Ist ein PDF eine E-Rechnung? Genügt es also Rechnungen per PDF zu versenden?
Nein. PDF-Rechnungen werden zwar digital versandt und empfangen – aber es handelt sich dabei nur um eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Sprich ein Abbild der Papierversion. Darunter fallen übrigens auch Rechnungen in den Formaten .tif, .jpeg sowie .docx. Diese genügen nicht für die automatische und elektronische Verarbeitung. Denn um beispielsweise PDF-Rechnungen zu verarbeiten, müssen die Rechnungsdaten manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B.
Bei der E‑Rechnung handelt es sich dagegen um eine nach EU-Norm im strukturierten Format (
Damit Sie den Überblick haben:
Wann wird die E-Rechnung Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht 2025 wurde im Zuge des Wachstumschancengesetzes beschlossen und gilt ab dem 1. Januar 2025. Durch die großen Herausforderungen für Unternehmen sind allerdings für den Zeitraum von 2025-2027 gemäß § 27 Abs. 39 UStG-E einige Übergangsfristen vorgesehen:
- Ab 01.01.2025Ab 01.01.2025
Alle inländischen Unternehmen müssen laut Wachstumschancengesetz in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
- Bis 31.12.2025Bis 31.12.2025
Es ist gestattet, Papierrechnungen statt E-Rechnungen auszustellen. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen erlaubt, die nicht dem neuen Format entsprechen (unter Zustimmung des Rechnungsempfängers).
- Bis 31.12.2026Bis 31.12.2026
Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format um ein Jahr.
- Bis 31.12.2027Bis 31.12.2027
Es ist erlaubt, statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format auszustellen, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird (unter Zustimmung des Rechnungsempfängers oder der Rechnungsempfängerin).
- Ab 01.01.2028Ab 01.01.2028
Die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung müssen zwingend eingehalten werden.
Die folgende Grafik fasst die Formate und Fristen zusammen:
Ihre Optionen bei anaptis:
Welche Apps können Sie zum Erstellen einer E-Rechnung nutzen?
Belware XRechnung
Mit dem
Continia Document Capture
Mit Continia Document Capture können Sie eingehende Dokumente (z. B. E-Mails) erfassen, erkennen, verarbeiten und ablegen.
Continia Document Output
Mit Continia Document Output können Sie Dokumente wie Rechnungen oder Angebote mit nur wenigen Klicks automatisiert via E-Mail oder als
Stress ersparen:
Jetzt agieren und bestens vorbereitet sein!
Unser Tipp: Zögern Sie das Thema nicht bis ans Jahresende hinaus – sondern agieren Sie jetzt. Dies empfiehlt auch DATEV in seinen News zum Thema E-Rechnung Pflicht 2025. Lassen Sie sich von uns beraten und stellen Sie schon heute die Weichen für die E-Rechnungspflicht 2025.
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