Dokumente abwickeln mit Continia
Beschleunigen und automatisieren Sie Ihre gesamte Dokumentenabwicklung. Vom Erhalt/dem Eingang über die Genehmigung bis zur Veröffentlichung und Archivierung. Los geht’s!
Die Abwicklung von Dokumenten ist
Ihre Herausforderung ohne Continia Document Capture
Setzen Sie noch auf die herkömmliche, händische Art der Belegerfassung? Dann gleichen Sie Bestellungen und Belege sicherlich noch manuell ab und benötigen viel Zeit für die Belegsuche im Archiv – und zwar ortsgebunden statt digital. Ist das nicht lästig? Viele unserer Kund/-innen profitieren bereits von einer automatisierten Dokumentenverarbeitung und einem Dokumentenmanagementsystem (abg. DMS). Professionalisieren Sie mit uns und dem Add-On von Continia Ihr Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) Dokumentenmanagement.
DMS in Dynamics 365 Business Central:
Entdecken Sie Continias Lösung: Continia Document Capture
Das Add-On Document Capture unseres vertrauten Partnerunternehmens Continia ist für Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) zertifiziert und nahtlos in die ERP-Lösung integriert.
Welche Funktionalität bietet das Add-On? Passen Sie auf: Mit dem Tool können Sie alle Arten von Eingangsbelegen verarbeiten. Das Add-On Document Capture ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, Rechnungen elektronisch anzuzeigen und zu genehmigen, ohne dass die Originalrechnung physikalisch in Papierform vorliegen muss. Weitaus mehr als eine Belegerfassungs-Software. Ganz schön praktisch, oder?
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Fall 1: Gedruckte Belege
Wenn Sie auf die Belegerfassungs-Software setzen, muss sich nur noch eine Person mit dem Scannen von Dokumenten beschäftigen. Es reicht, wenn diese Person die Post öffnet und anschließend einen Massenscan aller neuen Belege veranlasst. Das Add-On Continia Documet Capture erkennt anhand eines Barcodes auf den Belegen oder – alternativ – einer leeren Seite zwischen den Belegen, wann ein Beleg endet.Danach endet die manuelle Tätigkeit dann auch schon. Der Beleg muss nicht mehr manuell durch das Unternehmen gereicht werden.
Fall 2: PDF-Belege
Bei Belegen, die Sie per Mail als Anhang (PDF) erhalten, ist das Vorgehen noch einfacher. Sie leiten diese E-Mails an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiter, die Sie einmalig einrichten. Alternativ können Sie alle Anhänge in einem bestimmten Ordner speichern. -
Es ist unerheblich, welche Art der Belegerfassung (gedruckte Belege oder PDF-Belege) Sie wählen. Die Belege werden im Folgenden gleichermaßen mittels der optischen Zeichenerkennung (OCR) analysiert.
Je Beleg wird durch die Analyse der entsprechende Kopf (Debitor/-in oder Kreditor/-in) erkannt. Außerdem wird ein neuer Beleg in Dynamics 365 Business Central erstellt. Ein neuer Beleg wäre beispielsweise eine Einkaufsrechnung oder ein Verkaufsauftrag.
Die Erkennung der Kreditor/-innen bzw. Debitor/-innen erfolgt über die definierten Standards des Add-Ons Continia Document Capture:
- Name der Debitor/-innen bzw. Kreditor/-innen
- Umsatzsteuer-ID
- IBAN des Bankkontos
- …
Die übrigen Zeilen – abgesehen vom Kopf – können dann entweder ebenfalls über die automatische Belegerfassung oder manuell vom jeweiligen Mitarbeitenden eingetragen werden.
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Ihre Daten können Sie nachfolgend bequem in Dynamics 365 Business Central weiterarbeiten (z. B. Einkaufsprozess im Anwendungsbereich Kreditor/innen). Zum Teil ist auch eine automatisierte Dokumentenverarbeitung mit Continia Document Capture möglich. Kein Systemwechsel – Alles in einem.
Für die weitere Bearbeitung durch mehrere Personen ist der Genehmigungsworkflow in Dynamics 365 Business Central prima geeignet. So kann beispielsweise das Qualitätsmanagement den Beleg absegnen und die Finanzbuchhaltung den Beleg verbuchen.
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Ihr digitales Archiv enthält sämtliche Dateien, die ganz einfach über Dynamics 365 Business Central aufgerufen werden können. Sogar den elektronischen Originalbeleg können Sie problemlos abrufen.
Die Belegsuche des Add-Ons Continia Document Capture ist sehr mächtig. Sie haben vielfältige Such-Möglichkeiten, da jedes Wort auf dem Beleg erkannt wird.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung in Dynamics 365 Business Central:
Welche Vorteile bietet Document Capture?
Zeitliche Ersparnis
Ihr Aufwand wird durch die automatisierte Erfassung von Daten mittels OCR minimiert. Ihre Mitarbeitenden werden die OCR Belegerfassung lieben!
Zugriff übers Web
Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder direkt aus Dynamics 365 Business Central auf Dokumente zugreifen oder über einen Web-Browser.
Transparente Daten
Suchen Sie Dokumente mithilfe der Volltextsuche und vollziehen Sie jederzeit nach, wer einen Beleg an welchem Datum genehmigt hat.
Ein Tool, viele Pluspunkte:
Alle Details zu Document Capture
Funktionen
- Beleginformationen vom Scanner oder E-Mail direkt in das System
- Bestellabgleich: Eingangsrechnungen vs. Bestellungen
- Genehmigungsworkflow im Client und Webbrowser (z. B. limitbasiert, Vier-Augen-Prinzip, Gruppen, Ablauf, Dimension/Kostenstelle) über Erhalt einer E-Mail mit einem direkten Link zum Dynamics 365 Business Central-Genehmigungsfenster oder Web Portal
- Digitale Ablage und Volltextsuche über Dynamics 365 Business Central oder das Document Capture-Web Portal
- Möglichkeit der Anpassung der Business-Logik auf weitere interne und externe Belegarten (z. B. Schadensmeldungen, Serviceberichte)
Bereitstellung
- Online (Cloud)
- On-Premises
Kompatibilität
- Dynamics 365 Business Central Essentials oder Premium
- Dynamics NAV
Kosten
Navigieren Sie zu der Preisübersicht aller Produkte. Dort finden Sie die Kosten pro User/-in und Monat sowie die Anzahl an Dokumente.
Wenden Sie sich mit Detailfragen zu supporteten Versionen gerne an uns.
Zusammengefasst:
Continia Document Capture im Überblick
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Mehr Informationen
Aufgepasst!
Mit Document Capture bereit für die E-Rechnung
Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten und zu verarbeiten. Aber keine Sorge – wir haben alles Wichtige zum Thema E-Rechnung für Sie zusammengefasst!
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