Dokumente abwickeln mit Continia
Beschleunigen und automatisieren Sie Ihre gesamte Dokumentenabwicklung. Vom Erhalt/dem Eingang über die Genehmigung bis zur Veröffentlichung und Archivierung. Los geht’s!
Die Abwicklung von Dokumenten ist
Ihre Herausforderung ohne das Add-On
Setzen Sie noch auf die herkömmliche, händische Art der Belegerfassung? Dann gleichen Sie Bestellungen und Belege sicherlich noch manuell ab und benötigen viel Zeit für die Belegsuche im Archiv – und zwar ortsgebunden statt digital. Ist das nicht lästig? Viele unserer Kund/-innen profitieren bereits von einer automatisierten Dokumentenverarbeitung und einem Dokumentenmanagementsystem (abg. DMS). Professionalisieren Sie mit uns und dem
DMS in Dynamics 365 Business Central:
Continias Lösung: Continia Document Capture
Das
Welche Funktionalität bietet das
-
Fall 1: Gedruckte Belege
Wenn Sie auf die Belegerfassungs-Software setzen, muss sich nur noch eine Person mit dem Scannen von Dokumenten beschäftigen. Es reicht, wenn diese Person die Post öffnet und anschließend einen Massenscan aller neuen Belege veranlasst. DasAdd-On Danach endet die manuelle Tätigkeit dann auch schon. Der Beleg muss nicht mehr manuell durch das Unternehmen gereicht werden.
Fall 2: PDF-Belege
Bei Belegen, die Sie per Mail als Anhang (PDF) erhalten, ist das Vorgehen noch einfacher. Sie leiten diese E-Mails an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiter, die Sie einmalig einrichten. Alternativ können Sie alle Anhänge in einem bestimmten Ordner speichern. -
Es ist unerheblich, welche Art der Belegerfassung (gedruckte Belege oder PDF-Belege) Sie wählen. Die Belege werden im Folgenden gleichermaßen mittels der optischen Zeichenerkennung (
OCR ) analysiert.Je Beleg wird durch die Analyse der entsprechende Kopf (
Debitor /-in oderKreditor /-in) erkannt. Außerdem wird ein neuer Beleg in Dynamics 365 Business Central erstellt. Ein neuer Beleg wäre beispielsweise eine Einkaufsrechnung oder ein Verkaufsauftrag.Die Erkennung der
Kreditor /-innen bzw.Debitor /-innen erfolgt über die definierten Standards desAdd-Ons Continia Document Capture:- Name der
Debitor /-innen bzw.Kreditor /-innen - Umsatzsteuer-ID
- IBAN des Bankkontos
- …
Die übrigen Zeilen – abgesehen vom Kopf – können dann entweder ebenfalls über die automatische Belegerfassung oder manuell vom jeweiligen Mitarbeitenden eingetragen werden.
- Name der
-
Ihre Daten können Sie nachfolgend bequem in Dynamics 365 Business Central weiterarbeiten (z. B. Einkaufsprozess im Anwendungsbereich
Kreditor /innen). Zum Teil ist auch eine automatisierte Dokumentenverarbeitung mit Continia Document Capture möglich. Kein Systemwechsel – Alles in einem.Für die weitere Bearbeitung durch mehrere Personen ist der Genehmigungsworkflow in Dynamics 365 Business Central prima geeignet. So kann beispielsweise das Qualitätsmanagement den Beleg absegnen und die Finanzbuchhaltung den Beleg verbuchen.
-
Ihr digitales Archiv enthält sämtliche Dateien, die ganz einfach über Dynamics 365 Business Central aufgerufen werden können. Sogar den elektronischen Originalbeleg können Sie problemlos abrufen.
Die Belegsuche des
Add-Ons Continia Document Capture ist sehr mächtig. Sie haben vielfältige Such-Möglichkeiten, da jedes Wort auf dem Beleg erkannt wird.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung in Dynamics 365 Business Central:
Welche Vorteile bietet Document Capture?
Zeitliche Ersparnis
Ihr Aufwand wird durch die automatisierte Erfassung von Daten mittels
Zugriff übers Web
Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder direkt aus Dynamics 365 Business Central auf Dokumente zugreifen oder über einen Web-Browser.
Transparente Daten
Suchen Sie Dokumente mithilfe der Volltextsuche und vollziehen Sie jederzeit nach, wer einen Beleg an welchem Datum genehmigt hat.
Auf einen Blick:
Alle Details zu dem Add-On
Funktionen
- Beleginformationen vom Scanner oder E-Mail direkt in das System
- Bestellabgleich: Eingangsrechnungen vs. Bestellungen
- Genehmigungsworkflow im Client und Webbrowser (z. B. limitbasiert, Vier-Augen-Prinzip, Gruppen, Ablauf,
Dimension /Kostenstelle) über Erhalt einer E-Mail mit einem direkten Link zum Dynamics 365 Business Central-Genehmigungsfenster oder Web Portal - Digitale Ablage und Volltextsuche über Dynamics 365 Business Central oder das Document Capture-Web Portal
- Möglichkeit der Anpassung der Business-Logik auf weitere interne und externe Belegarten (z. B. Schadensmeldungen, Serviceberichte)
Bereitstellung
- Online (
Cloud ) On-Premises
Wenden Sie sich mit Detailfragen zu supporteten Versionen gerne an uns.
Kompatibilität
- Dynamics 365 Business Central Essentials oder Premium
Dynamics NAV
Wenden Sie sich mit Detailfragen zu supporteten Versionen gerne an uns.
Kosten
Navigieren Sie zu der Preisübersicht aller Produkte. Dort finden Sie die Kosten pro User/-in und Monat sowie die Anzahl an Dokumente. Sie können auch Ihr individuelles Angebot anfragen. Beispielsweise, wenn Sie noch Fragen zum Produkt haben.
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Mehr Informationen
Aufgepasst!
Mit Document Capture bereit für die E-Rechnung
Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten und zu verarbeiten. Aber keine Sorge – wir haben alles Wichtige zum Thema E-Rechnung für Sie zusammengefasst!
Worauf warten Sie?
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Lernen Sie uns kennen! In einem kostenlosen Erstberatungsgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob wir als Partnerunternehmen sowie das
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