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Dokumente abwickeln mit Continia

Beschleunigen und automatisieren Sie Ihre gesamte Dokumentenabwicklung. Vom Erhalt/dem Eingang über die Genehmigung bis zur Veröffentlichung und Archivierung. Los geht’s!

Die Abwicklung von Dokumenten ist

Ihre Herausforderung ohne das Add-On

Setzen Sie noch auf die herkömmliche, händische Art der Belegerfassung? Dann gleichen Sie Bestellungen und Belege sicherlich noch manuell ab und benötigen viel Zeit für die Belegsuche im Archiv – und zwar ortsgebunden statt digital. Ist das nicht lästig? Viele unserer Kund/-innen profitieren bereits von einer automatisierten Dokumentenverarbeitung und einem Dokumentenmanagementsystem (abg. DMS). Professionalisieren Sie mit uns und dem Add-On von Continia Ihr Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) Dokumentenmanagement.

DMS in Dynamics 365 Business Central:

Continias Lösung: Continia Document Capture

Das Add-On Document Capture unseres vertrauten Partnerunternehmens Continia ist für Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) zertifiziert und nahtlos in die ERP-Lösung integriert.

Welche Funktionalität bietet das Add-On? Passen Sie auf: Mit dem Tool können Sie alle Arten von Eingangsbelegen verarbeiten. Das Add-On Document Capture ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, Rechnungen elektronisch anzuzeigen und zu genehmigen, ohne dass die Originalrechnung physikalisch in Papierform vorliegen muss. Weitaus mehr als eine Belegerfassungs-Software. Ganz schön praktisch, oder?

  • Belegursprung

    Fall 1: Gedruckte Belege
    Wenn Sie auf die Belegerfassungs-Software setzen, muss sich nur noch eine Person mit dem Scannen von Dokumenten beschäftigen. Es reicht, wenn diese Person die Post öffnet und anschließend einen Massenscan aller neuen Belege veranlasst. Das Add-On Continia Documet Capture erkennt anhand eines Barcodes auf den Belegen oder – alternativ – einer leeren Seite zwischen den Belegen, wann ein Beleg endet.

    Danach endet die manuelle Tätigkeit dann auch schon. Der Beleg muss nicht mehr manuell durch das Unternehmen gereicht werden.

    Fall 2: PDF-Belege
    Bei Belegen, die Sie per Mail als Anhang (PDF) erhalten, ist das Vorgehen noch einfacher. Sie leiten diese E-Mails an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiter, die Sie einmalig einrichten. Alternativ können Sie alle Anhänge in einem bestimmten Ordner speichern.

  • Belegerkennung

    Es ist unerheblich, welche Art der Belegerfassung (gedruckte Belege oder PDF-Belege) Sie wählen. Die Belege werden im Folgenden gleichermaßen mittels der optischen Zeichenerkennung (OCR) analysiert.

    Je Beleg wird durch die Analyse der entsprechende Kopf (Debitor/-in oder Kreditor/-in) erkannt. Außerdem wird ein neuer Beleg in Dynamics 365 Business Central erstellt. Ein neuer Beleg wäre beispielsweise eine Einkaufsrechnung oder ein Verkaufsauftrag.

    Die Erkennung der Kreditor/-innen bzw. Debitor/-innen erfolgt über die definierten Standards des Add-Ons Continia Document Capture:

    • Name der Debitor/-innen bzw. Kreditor/-innen
    • Umsatzsteuer-ID
    • IBAN des Bankkontos

    Die übrigen Zeilen – abgesehen vom Kopf – können dann entweder ebenfalls über die automatische Belegerfassung oder manuell vom jeweiligen Mitarbeitenden eingetragen werden.

  • Weiterverarbeitung

    Ihre Daten können Sie nachfolgend bequem in Dynamics 365 Business Central weiterarbeiten (z. B. Einkaufsprozess im Anwendungsbereich Kreditor/innen). Zum Teil ist auch eine automatisierte Dokumentenverarbeitung mit Continia Document Capture möglich. Kein Systemwechsel – Alles in einem.

    Für die weitere Bearbeitung durch mehrere Personen ist der Genehmigungsworkflow in Dynamics 365 Business Central prima geeignet. So kann beispielsweise das Qualitätsmanagement den Beleg absegnen und die Finanzbuchhaltung den Beleg verbuchen.

  • Digitales Archiv

    Ihr digitales Archiv enthält sämtliche Dateien, die ganz einfach über Dynamics 365 Business Central aufgerufen werden können. Sogar den elektronischen Originalbeleg können Sie problemlos abrufen.

    Die Belegsuche des Add-Ons Continia Document Capture ist sehr mächtig. Sie haben vielfältige Such-Möglichkeiten, da jedes Wort auf dem Beleg erkannt wird.

Hersteller-Hinweis: Continia Software ist Hersteller des Add-Ons und arbeitet mit Vertriebspartnern wie uns zusammen, die das Add-On bei Unternehmen einführen und supporten. Unser Partnerunternehmen Continia Software hat es sich zum Ziel gesetzt, Ihre Prozesse zu beschleunigen. In mehr als 25 Jahren hat Continia Erfahrungen darin gesammelt, Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehem. Dynamics NAV/Navision) effektiver zu gestalten. Von der automatisierten Dokumentenverarbeitung über die Finanzmanagement-Lösung OPplus bis hin zu einer automatisierten Registrierung von Reiseaktivitäten bietet Continia Software viele nützliche Add-Ons.

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Weitere Informationen
Auf einen Blick:

Alle Details zu dem Add-On

Funktionen
  • Beleginformationen vom Scanner oder E-Mail direkt in das System
  • Bestellabgleich: Eingangsrechnungen vs. Bestellungen
  • Genehmigungsworkflow im Client und Webbrowser (z. B. limitbasiert, Vier-Augen-Prinzip, Gruppen, Ablauf, Dimension/Kostenstelle) über Erhalt einer E-Mail mit einem direkten Link zum Dynamics 365 Business Central-Genehmigungsfenster oder Web Portal
  • Digitale Ablage und Volltextsuche über Dynamics 365 Business Central oder das Document Capture-Web Portal
  • Möglichkeit der Anpassung der Business-Logik auf weitere interne und externe Belegarten (z. B. Schadensmeldungen, Serviceberichte)
Bereitstellung
  • Online (Cloud)
  • On-Premises

Wenden Sie sich mit Detailfragen zu supporteten Versionen gerne an uns.

Kompatibilität
  • Dynamics 365 Business Central Essentials oder Premium
  • Dynamics NAV

Wenden Sie sich mit Detailfragen zu supporteten Versionen gerne an uns.

Kosten

Navigieren Sie zu der Preisübersicht aller Produkte. Dort finden Sie die Kosten pro User/-in und Monat sowie die Anzahl an Dokumente. Sie können auch Ihr individuelles Angebot anfragen. Beispielsweise, wenn Sie noch Fragen zum Produkt haben.

Automatisierte Dokumentenverarbeitung in Dynamics 365 Business Central:

Welche Vorteile bietet Document Capture?

Zeitliche Ersparnis

Ihr Aufwand wird durch die automatisierte Erfassung von Daten mittels OCR minimiert. Ihre Mitarbeitenden werden die OCR Belegerfassung lieben!

Zugriff übers Web

Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder direkt aus Dynamics 365 Business Central auf Dokumente zugreifen oder über einen Web-Browser.

Transparente Daten

Suchen Sie Dokumente mithilfe der Volltextsuche und vollziehen Sie jederzeit nach, wer einen Beleg an welchem Datum genehmigt hat.

Mit uns bleiben Sie auf dem neuesten Stand:

Workshop: Setup Continia Document Capture

Wünschen Sie sich Unterstützung bei dem Setup? Perfekt, Sie sind hier goldrichtig.

In diesem Einrichtungs-Workshop machen wir die App Continia Document Capture für Sie startklar, damit endlich alle Arten von Eingangsbelegen schneller und entspannter verarbeiten können – Remote oder vor Ort.

  • Zielgruppe

    Dieser Workshop richtet sich an Unternehmen, die Continia Document Capture für Dynamics 365 Business Central nutzen möchten und sich Unterstützung bei der Einrichtung wünschen.

  • Beschreibung

    Sie möchten unbedingt die App Continia Document Capture in Ihrem Unternehmen als perfekte Ergänzung zu Dynamics 365 Business Central installieren? Dabei benötigen Sie Setup-Unterstützung? Dann sind Sie hier genau richtig. Wir helfen Ihnen. Binnen zwei Stunden richten wir die App Continia Document Capture individuell ein, sodass Sie sofort mit der App durchstarten können. Außerdem ist die Erkennung eines Belegkopfes in der Einrichtung enthalten.

  • Voraussetzung

    Sie benötigen mindestens eine Dynamics 365 Business Central Lizenz (Essentials oder Premium) und müssen uns einen Beleg zur Verfügung stellen.

Worauf warten Sie?

Lassen Sie uns gemeinsam Erfolgsgeschichte schreiben

Lernen Sie uns kennen! In einem kostenlosen Erstberatungsgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob wir als Partnerunternehmen sowie das ERP-System für den Mittelstand als Lösung zu Ihnen und Ihrem mittelständischen Unternehmen passen.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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