Die Erwartungen von AIYA:

Ziel: Vollautomatisierter Webshop

„Unser Ziel ist es, durch die Migration von Dynamics 365 Business Central in die Cloud einen möglichst vollautomatisierten Webshop zu haben. Außerdem haben wir den Wunsch, dass unser System performanter wird.“

Die Ergebnisse unserer Arbeit:

Verbesserungen auf einen Blick

  1. Cloudbasierte ERP-Lösung
  2. Steigerung der Effizienz: System läuft schneller
  3. Internes Know-how aufgebaut
  4. Größter Erfolg: Vollautomatisierter Webshop
dynamics-business-central_420
blick-ueber-schulter
anaptis-mitarbeiterinnen_420
So war es bisher:

Ausgangszustand: Veraltetes System mit manuellen Prozessen

„Vor der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online (Cloud) mit der anaptis GmbH haben wir mit einer etwas älteren On-Premises Version des Systems gearbeitet. Da diese ein Ausläufermodell war, kamen wir um ein Upgrade nicht herum. Da lag es nahe die Bridge to the Cloud 2 (BTTC2) Promotion zur Lizenzumstellung auf SaaS in Anspruch zu nehmen, um günstiger und flexibler zu sein. Ein großer Vorteil der Migration in die Cloud war für uns eine bessere Erreichbarkeit (z. B. schnelleres System) sowie ein intuitiver Zugriff. Außerdem waren wir mit unserem ehemaligen Partner schon länger unzufrieden, da dieser recht teuer war und uns nur einen beschränkten Support lieferte. Mit der Migration in die Cloud liegt unser Fokus aber vor allem auf unserem Kissa-Webshop und der integrierten Shopify-Schnittstelle von Dynamics 365 Business Central, da wir dort vorher viel händisch gemacht haben. Diesen Prozess möchten wir automatisieren, um mehr Effizienz im Customer Service zu erreichen.“

Herausforderungen und Wünsche auf einen Blick:

  1. Veraltetes System
  2. Wunsch nach einem schnelleren System und einer integrierten Shopify-Schnittstelle
  3. Wunsch nach einem vollautomatisierten Webshop: vereinfachte Prozesse im Customer Service
Wie kam AIYA auf uns zu?

Partnersuche: AIYA meets anaptis

„Für uns war schnell klar, dass wir die Migration in die Cloud zusammen mit anaptis machen, da unser Ansprechpartner bei anaptis unser Unternehmen und die Hintergründe von unseren Prozessen bereits kannte. Außerdem haben wir nach einem sehr angenehmen Gespräch ein attraktives Angebot bekommen, bei dem das Preis-Leistungsverhältnis passte. Im Rahmen eines ersten Workshops haben wir dann unsere speziellen Anforderungen und Wünsche geschildert, aus denen im Anschluss ein Konzept erstellt wurde. Dabei haben wir zusammen mit anaptis die folgenden Kategorien unterschieden: Must-Haves (Welche Aspekte wollen wir direkt umsetzen?) und Nice-to-Haves (Wo können wir in Zukunft besser werden?).

Erste Schritte zu einem automatisierten Webshop

Zusätzlich haben wir nach einem Weg gesucht, wie man unseren Kissa-Webshop, unser ERP-System und das ERP-System von unserem Partner im Lager verknüpfen kann. Unser Webshop-Lager ist ausschließlich für die Lagerung unserer Produkte und Bearbeitung der Bestellungen aus unserem Webshop zuständig. Unser Partner nutzt glücklicherweise auch Dynamics 365 Business Central, sodass dies in einer Standardschnittstelle zum externen Lager abgebildet werden sollte. Der aufwändigere Part ist die Informationen aus dem Dynamics 365 Business Central von unserem Partner in unser Dynamics 365 Business Central zu bringen – und zwar bis in den Auftrag hinein. Um die Migration und Integration des Webshops zu planen und Aufgaben zu verteilen, haben wir dahingehend einen Projektplan aufgestellt.“

Das haben wir getan:

Implementierung: Business Central (Cloud)

„Die Implementierung von Dynamics 365 Business Central Online (Cloud) war ein langer Prozess. Zunächst haben wir die Aufgaben an die zentralen Key-User im Haus weitergegeben, Berechtigungen erteilt und es wurde viel getestet. Hier lag die erste Herausforderung intern bei uns, unsere Key-User zu motivieren, sich neben dem Tagesgeschäft die Zeit zu nehmen und das neue System zu testen. Dabei war das Ziel für unsere Mitarbeitenden so nah wie möglich an dem neuen System zu arbeiten. Außerdem gab es eine Schulung mit den Basics bzw. den Unterschieden, was anders ist als in der Vorgängerversion, aber da gab es eigentlich keine großen Fragezeichen. Wir haben nach einigen Updateschleifen schließlich noch ein paar Anpassungen vorgenommen. Dann wurde nochmal getestet, ob alles funktioniert. Das hat ein bisschen länger gedauert als gedacht, aber im Endeffekt hat es trotzdem sehr, sehr gut funktioniert.

Gute Zusammenarbeit über kurze Kommunikationswege

Insgesamt lief die Zusammenarbeit mit anaptis echt super. Insbesondere die Kommunikation über Microsoft Teams war sehr bequem. Wir haben es sehr geschätzt, immer schnellen kurzfristigen Support zu erhalten. Zusätzlich war das Ticketsystem auch praktisch. Unser Ansprechpartner hat auf menschlicher Ebene vollends überzeugt. Wir konnten sehr schnell eine gute Kommunikationsbasis aufbauen, da anaptis auch bei Abwesenheiten immer mitgedacht hat und die Aufgaben an Kolleg/-innen weitergegeben wurden. Insofern hat die Terminfindung und Planung zum nächsten Projektschritt grundsätzlich gut funktioniert und es war eine hohe Verfügbarkeit zu jeder Zeit gegeben.“

Das erfolgreiche Resultat:

Ergebnis: Cloudbasierte ERP-Lösung und vollautomatisierter Webshop

„Zusammenfassend stellt die Migration in die Cloud von Dynamics 365 Business Central eine starke Verbesserung gegenüber unserem alten System dar. Unser System läuft nun viel schneller. Ein positiver Nebeneffekt ist außerdem, dass wir durch den gesamten Prozess viel Wissen generiert haben und wir jetzt schon in erster Instanz selbstständig Probleme lösen können. So konnten wir ein internes Know-how aufbauen. Der größte Erfolg ist die Migration von unserem Kissa-Webshop im Lager, deren Prozesse nun automatisiert ablaufen und eine Shopify-Integration zu Dynamics 365 Business Central besteht.

Das heißt: Fast alle händischen Schritte wurden automatisiert. Wir sind mittlerweile in einer Situation angekommen, wo in Shopify ein Auftrag reinkommt, dieser automatisch ans Lager übermittelt wird und bei uns in Dynamics 365 Business Central landet. Es wird automatisch ein Debitor angelegt und wenn dieser schon mal ein Produkt gekauft hat, dann wird er dem richtigen Debitor zugewiesen. Im Anschluss wird ein Verkaufsauftrag erstellt, wenn das Produkt verschickt wurde und die Charge wird automatisch im Auftrag eingefügt. Wenn das Produkt versendet ist, wird eine Rechnung erstellt. Und jetzt muss nur noch diese Rechnung an den Kunden rausgeschickt werden. So haben die Mitarbeitenden im Customer Service nur noch eine überprüfende Funktion und müssen diese ganzen Buchungen nicht mehr selbst machen. Dieser Prozess war vorher sehr zeitintensiv und das war auf jeden Fall für das Thema Service die größte Verbesserung.

Da wir die Zusammenarbeit mit anaptis sehr schätzen, überlegen wir zukünftig noch das Tool Power BI anzubinden, sodass unser Reporting noch besser wird.“

takemi-aiya

Bei anaptis hat uns von Anfang an die menschliche Komponente begeistert. Die Zusammenarbeit mit anaptis gestaltet sich äußerst angenehm. Besonders haben wir die zügige Kommunikation während des gesamten Projekts mit anaptis geschätzt.

Takemi Derschmidt, Koordination Projektleitung und HR Manager, AIYA Europe GmbH

Dürfen wir vorstellen:

AIYA wurde Cloud ready

Aiya Europe GmbH ist der größte Matcha-Produzent aus Japan mit einem breiten Portfolio für Matcha- und Grünteeprodukte. Das Unternehmen ist seit 135 Jahren als Lieferant und Marktführer für Matcha Tee in Familientradition tätig. Die AIYA Europe GmbH hat ihren Hauptsitz in Hamburg, zwei weitere Standorte in Wien und Brighton, und beschäftigt insgesamt ca. 55 Mitarbeitende.

3
Standorte

55
Teammitglieder

135
Jahre Erfahrung

Noch nicht überzeugt?

Lesen Sie weitere Erfolgsgeschichten unserer Kunden

    • Worauf warten Sie?

    Lassen Sie uns gemeinsam Erfolgsgeschichte schreiben

    Lernen Sie uns kennen! In einem kostenlosen Erstberatungsgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob wir als Partnerunternehmen sowie das ERP-System für den Mittelstand als Lösung zu Ihnen und Ihrem mittelständischen Unternehmen passen.

    Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

    geschaeftsfuehrung-anaptis

    Kostenlose Beratung anfragen

      Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?
      Wie dürfen wir Sie kontaktieren?*

      Mit * sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden!

      Spamschutz-Frage*