Erfolgsgeschichte: Ein System. Ein Datenstand. Mehr Effizienz.

Mit der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online (Cloud) hat die avency GmbH ihre Geschäftsprozesse auf einer zentralen Plattform gebündelt.

  • Erfolgreiche Einführung von CloudERP
  • Einheitliche Datenbasis mit besseren Auswertungsmöglichkeiten
  • Automatisierte Abläufe
Die Erwartungen von avency:

Ziel: Zentrale Daten, effizientere Prozesse

„Unser Ziel bestand darin, sämtliche Geschäftsprozesse in einer modernen ERP-Lösung abzubilden und dadurch eine zentrale Datenbasis für alle Mitarbeitenden zu schaffen. Gleichzeitig sollte die Datenpflege vereinfacht und wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden. Ein besonderer Fokus lag auf der Optimierung des Rechnungslaufs, um Zeit im Tagesgeschäft einzusparen.“

Die Ergebnisse unserer Arbeit:

Verbesserungen auf einen Blick

  1. Deutlich klarere und standardisierte Prozessabläufe
  2. Höhere Flexibilität und Anpassbarkeit an individuelle Anforderungen
  3. Moderne, zukunftssichere Systemarchitektur mit besserer Integrationsfähigkeit
  4. Verbesserte Transparenz und Datenqualität durch zentrale Strukturen
So war es bisher:

Ausgangszustand: Zwischen verschiedenen Systemen und Excel

„Vor der Einführung von Dynamics 365 Business Central arbeiteten wir mit verschiedenen Systemen und nutzten zusätzlich Excel für zahlreiche Aufgaben. Dadurch entstanden doppelte Dateneingaben und Informationen waren nicht zentral verfügbar. Außerdem wurden Rechnungen bislang teilweise manuell erstellt, was mit einem hohen Aufwand verbunden war.”

Herausforderungen auf einen Blick:

  1. Mehrere Systeme ohne zentrale Datenbasis
  2. Doppelte Dateneingaben und Medienbrüche
  3. Hoher manueller Aufwand bei der Rechnungserstellung
  4. Begrenzte Auswertungsmöglichkeiten über unterschiedliche Datenquellen hinweg
Wie kam avency auf uns zu?

Partnersuche: avency meets anaptis

„Bei der Suche nach einer modernen ERP-Lösung war uns vor allem eines wichtig: ein Partner, der nicht nur die Software kennt, sondern die Anforderungen des Unternehmens versteht und praxisnah umsetzen kann. Gesucht wurde eine Lösung, mit der sich Prozesse standardnah abbilden, gleichzeitig aber die spezifischen Anforderungen unserer Unternehmensgruppe flexibel umsetzen lassen.

Mit anaptis haben wir uns für einen Microsoft-Partner entschieden, der fachliche Expertise mit einem pragmatischen Projektansatz verbindet. Die regionale Nähe erleichterte dabei nicht nur die Zusammenarbeit, sondern schuf auch von Anfang an eine persönliche und vertrauensvolle Basis. Kurze Kommunikationswege, schnelle Reaktionszeiten und der direkte Austausch sorgten dafür, dass Herausforderungen unkompliziert und praxisnah gelöst werden konnten. Diese partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe war ein wichtiger Baustein für die erfolgreiche Einführung von Dynamics 365 Business Central Online.“

Das haben wir getan:

Implementierung: Business Central (Cloud)

„Die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online (Cloud) erfolgte in agilen Projektphasen mit klar definierten Meilensteinen. Bereits früh im Projekt wurden die Key User aktiv eingebunden und es wurde ein Prototyp bereitgestellt. In Testphasen und regelmäßigen Feedbackrunden brachten sie ihre Praxiserfahrungen ein und trugen so maßgeblich zur Gestaltung der zukünftigen Prozesse bei.

Während des Projekts wurden unsere Anforderungen analysiert und die Prozesse so gestaltet, dass sie möglichst standardnah in Business Central abgebildet werden können. Besonderes Augenmerk lag auf der Zentralisierung der Datenbasis, der Optimierung des Rechnungslaufs, der Abbildung der Anforderungen unserer Unternehmensgruppe über Dimensionen sowie einer Erweiterung für das Produktmanagement und eines Wartungsmoduls.

Durch die enge Zusammenarbeit zwischen avency und anaptis, intensive Testphasen und die aktive Beteiligung der Key User verlief die Einführung von Dynamics 365 Business Central Online reibungslos. So konnte die neue ERP-Lösung innerhalb kurzer Zeit erfolgreich in den Arbeitsalltag integriert werden. Bereits kurz nach dem Go-Live zeigte sich, dass unsere Mitarbeitenden im Tagesgeschäft gut mit Business Central zurechtkommen.“

Das erfolgreiche Resultat:

Ergebnis: Cloudbasierte ERP-Lösung

„Durch die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online (Cloud) arbeiten heute alle unsere Mitarbeitenden mit derselben Datenbasis. Informationen stehen zentral zur Verfügung, doppelte Dateneingaben werden vermieden und Entscheidungen können auf einer einheitlichen Datengrundlage getroffen werden.

Ein besonders spürbarer Fortschritt zeigt sich im Bereich der Rechnungsstellung. Während Rechnungen zuvor mit hohem manuellem Aufwand erstellt wurden, läuft dieser Prozess heute weitgehend automatisiert ab. Der Nachbearbeitungsaufwand konnte deutlich reduziert werden, wodurch wertvolle Zeit für andere Aufgaben im Tagesgeschäft gewonnen wird. Gleichzeitig erhöht die Automatisierung die Effizienz und reduziert potenzielle Fehlerquellen.

Auch im Controlling und Reporting hat sich die neue ERP-Lösung positiv ausgewirkt. Da alle relevanten Daten nun in einem System zusammengeführt werden, können Auswertungen einfacher erstellt und schneller analysiert werden. Dies schafft eine bessere Transparenz über Unternehmenskennzahlen und erleichtert die Steuerung von Prozessen.

Zusätzlich konnten die Anforderungen unserer Unternehmensgruppe erfolgreich über Dimensionen in Business Central abgebildet werden. Dadurch lassen sich Informationen flexibel auswerten und unterschiedlichen organisatorischen Einheiten zuordnen – eine wichtige Grundlage für ein strukturiertes Unternehmenswachstum.“

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Auch in den ersten Monaten nach dem Go-Live zeigt sich bereits: Dynamics 365 Business Central erleichtert unser Tagesgeschäft durch zentrale Daten, bessere Auswertungsmöglichkeiten und einen automatisierten Rechnungslauf. anaptis hat uns mit fachlicher Expertise, pragmatischen Lösungen und schnellen Reaktionszeiten zuverlässig durch die Einführung begleitet.

Lena Reckhorn, Projektmanagerin & David Gründel, CFO & COO, avency GmbH

Dürfen wir vorstellen:

avency wurde Cloud ready

Die avency GmbH mit Hauptsitz in Ostbevern sowie weiteren Standorten in Münster und Bayreuth ist seit mehr als 20 Jahren im Bereich IT-Security tätig. Als Managed-Service-Dienstleister unterstützt das Unternehmen Organisationen bei der sicheren Gestaltung ihrer digitalen Arbeitsplätze und IT-Infrastrukturen. Das Leistungsportfolio umfasst unter anderem Cybersecurity-Lösungen, Identity & Access Management, Unified Endpoint Management sowie die eigenentwickelte Plattform VARIOS AI für den kontrollierten Einsatz generativer KI. Die avency GmbH ist Teil der Sequotech-Gruppe.

3
Standorte

44
Teammitglieder

20
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