Erfolgsgeschichte: Mit Cloud-ERP zur Effizienzsteigerung

Durch die Einführung der cloudbasierten ERP-Lösung kann TEBIT – The Medical Group nun eine Verfügbarkeit ihrer Daten und Prozesse an 365 Tagen im Jahr gewährleisten – bei deutlicher Steigerung ihrer Effizienz.

  • Cloudbasiertes ERP-System
  • Ganzjährige Datenverfügbarkeit
  • Optimierte Produktionsplanung
Die Erwartungen von TEBIT:

Ziel: Steigerung der Effizienz

„Ziel ist es, durch die Einführung von Dynamics 365 Business Central die Effizienz zu steigern, Medienbrüche konsequent zu eliminieren und digitale Kommunikations- und Dokumentationswege auszubauen. Alle internen und externen Abläufe sollen künftig vollständig digital und revisionssicher erfolgen.“

Die Ergebnisse unserer Arbeit:

Verbesserungen auf einen Blick

  1. Cloudbasierte ERP-Lösung (alle Prozesse werden in einer Systemlandschaft dargestellt)
  2. Steigerung der Effizienz (Gewährleistung der Verfügbarkeit der Daten und Prozesse in 365 Tagen im Jahr)
  3. Optimierte Produktionsplanung, um Maschinen besser auszulasten
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So war es bisher:

Ausgangszustand: Uneffizientes System mit Medienbrüchen

„Vor der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online (Cloud) mit der anaptis GmbH haben wir mit Cobus ERP3 gearbeitet. Trotz der guten Zusammenarbeit über viele Jahre, musste ein neues ERP-System her. Die Ablösung des Systems sollte unsere Effizienz steigern, Medienbrüche eliminieren und alle Prozesse in einem System abbilden. Schließlich überzeugte uns das standardnahe ERP-System Dynamics 365 Business Central, vor allem hinsichtlich der Zukunftsfähigkeit des Produktes, der Cloud Lösung und des problemlosen Andockens an andere Software.“

 

Herausforderungen und Wünsche auf einen Blick:

  1. Medienbrüche vermeiden
  2. Abbildung von allen Prozessen in einem System
  3. Wunsch nach einem möglichst standardnahen System, das kontinuierlich weiterentwickelt und aktualisiert wird
Wie kam TEBIT auf uns zu?

Partnersuche: TEBIT meets anaptis

„Zunächst haben wir eine Ausschreibung gemeinsam mit dem FIR an der technischen Hochschule RWTH Aachen in die Wege geleitet. Das ist ein Institut namens ‚Forschung–Innovation–Realisierung‘, das für die Entwicklung von Methoden zur Wettbewerbsfähigkeit für kleine und mittlere Unternehmen zuständig ist. Wir sichteten im Anschluss unterschiedliche Systeme. Dann richteten wir den Fokus auf Microsoft, da wir durch die intensive Nutzung von SharePoint und Microsoft Teams sehr Microsoft-affin sind.

Auswahlprozess mit klarem Ziel: Ein ERP-System nah am Standard
Im weiteren Verlauf haben wir mehrere Anbieter mit Lösungen zu Dynamics 365 Business Central ausgewählt. Darunter befanden sich auch einige mit speziellen Branchenlösungen, die uns jedoch nicht vollständig überzeugt haben. Für uns war schnell klar, dass es ein standardnahes System sein sollte, sodass Branchenlösungen nicht in Frage kamen. So brauchten wir ein Paket, das zum einen ein gutes Preis/-Leistungsverhältnis bietet und zum anderen ein ERP-System, in dem möglichst nah am Standard gearbeitet werden kann. Schließlich fiel die Auswahl nach dem gemeinsamen Workshop und der Prozessaufnahme (Lösungsideen zur Umsetzung nah am Standard) auf anaptis, da anaptis der einzige Anbieter ‚ohne Branchenpaket‘ war. Gleichzeitig hat uns die gute Gesprächsbasis zwischen allen Beteiligten, die lösungsorientierte Denkweise und die agile Projektmethodik von anaptis gut gefallen.“

Das haben wir getan:

Implementierung: Business Central (Cloud)

„Vor der Implementierung von Dynamics 365 Business Central Online (Cloud) wurde das Projekt, namens TEBIT365, mit drei zentralen Ansprechpartnern, das sogenannte TEBIT365 Kernteam, gegründet. Diese haben wichtige Vorbereitungen übernommen, alle Prozesse vorher analysiert und ein Zielbild für uns formuliert. So arbeitet der Mittelstand zusammen: geplant, gesagt, getan.

Effiziente Implementierung durch agile Zusammenarbeit und Stresstests
Zunächst haben wir die Aufgaben an die zentralen Key-User im Haus je nach Prozess weitergegeben und es wurde viel getestet. Dabei lief die Zusammenarbeit mit anaptis sehr gut. Die Beteiligten haben sich über die Art und Weise der Zusammenarbeit frühzeitig sowie transparent verständigt und sich auch daran gehalten. Auch die agile Projektmethodik von anaptis hat eine direkte Reaktion und Aktion möglich gemacht, sodass Feedback direkt umgesetzt werden konnte. Unsere Mitarbeitenden konnten durch einen Stresstest über zwei Monate parallel im neuen und alten System arbeiten und mit zwei Produkten lernen. So konnten sich alle in Ruhe an Dynamics 365 Business Central gewöhnen.

Erfolgreiche Remote-Einführung: Effektive Zusammenarbeit führt zum schnellen Go-Live
Bis auf wenige Vor-Ort-Termine (Workshop Aufnahme und Go-Live Begleitung) lief die komplette Einführung remote ab. Der Zeitplan für den Go-Live wurde sogar bereits zwei Monate vor finaler Planung erreicht. Wir können also von beiden Seiten aus stolz auf die Umsetzung sein: anaptis hat den wertvollen Erfahrungen aus der Praxis von unserem TEBIT Kernteam und Key-Usern zugehört – und andersherum haben wir uns an den standardnahen Vorschlägen von anaptis orientiert. Somit ist ein praxisgerechter Mix für die Lösung herausgekommen.“

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Ein Überblick über alle Optimierungen:

Diese Funktionen erweitern TEBIT365

„Konkret wurde das Kernsystem Dynamics 365 Business Central um neue Komponenten ergänzt und bestehende Software-Lösungen, z. B.

  • die etagis Plantafel (APS) für die Maschinenoptimierung/Produktionssteuerung
  • eine Anbindung für das Qualitätsmanagement (bereits vorhandenes CAQ-System)
  • eine Anbindung für ein Etikettentool
  • eine Scannerlösung für die Abbildung der Lagerprozesse in Dynamics 365 Business Central
  • eine Anpassung der Chargenreinheit bzw. Chargenverfolgung für die Medizintechnik
  • ein externes Werkzeug-Verwaltungstool, sodass unsere Werkzeug-Schränke für eine automatische Auffüllung von verbrauchten Werkzeugen sorgen. Auch nachgeschliffene Werkzeuge können nun dokumentiert werden. Dies spart uns Kosten und Zeit.
  • ein externes MDE/BDE zur Erfassung und Verarbeitung von Maschinen und manuellen Arbeitsplatzdaten sowie Etikettendruck, um Fertigungsauftragsdaten zurück in Dynamics 365 Business Central zu spielen.
  • eine SharePoint Integration, um Sicherheitsdatenblätter, Produktionszeichnungen, Dynamics 365 Business Central Belege etc. zentral in SharePoint abzulegen, in Dynamics 365 Business Central abzurufen und automatisch zu versenden.
  • ein Intercompany Prozess, um nicht zwischen zwei Mandanten wechseln zu müssen. Anaptis hat für uns eine Automatisierung durch Arbeitsmandanten geschaffen, sodass nur die Buchhaltung in zwei Mandanten arbeiten muss und die Produktion nicht. Durch das Mastermandantenkonzept werden automatische Rechnungen erstellt.
  • weitere Microsoft-Produkte wie Power Automate (insbesondere für die Umsetzung der Schnittstellen etc.), die wir clever an Dynamics 365 Business Central anbinden können.“
Microsoft Power Automate

Mithilfe von Microsoft Power Automate können Sie regelmäßige, wiederkehrende Prozesse und Routineaufgaben ganz einfach und entspannt über Workflows automatisieren.

Das Logo der Firma etagis

etagis APS ermöglicht die interaktive Produktionsplanung und -steuerung mit begrenzten Kapazitäten und allen planungsrelevanten Daten.

Das erfolgreiche Resultat:

Ergebnis: Cloudbasierte ERP-Lösung

„Zusammenfassend stellt die Einführung von Dynamics 365 Business Central eine deutliche Verbesserung gegenüber unserer alten Software dar. Alle Prozesse sind in einem System abgebildet, bzw. im TEBIT365 Kosmos mit Dynamics 365 Business Central in der Mitte – es läuft! Mit dem Umstieg auf Dynamics 365 Business Central haben wir die wichtigsten Kernprozesse vollständig in die Cloud verlagert. Damit gewährleisten wir nun eine Verfügbarkeit unserer Daten und Prozesse an 365 Tagen im Jahr – bei deutlicher Steigerung unserer Effizienz. Auch die Verbesserung in Logistik, Produktion / Beschaffung und Qualitätsmanagement trägt dazu ihren Teil bei.“

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Es sind immer die Menschen, die miteinander den Erfolg eines solchen Projektes ausmachen. Das Verhältnis war von Tag 1 an offen und immer lösungsorientiert. Anaptis geht nicht immer nach Schema F vor, sondern es wurden gemeinsam mit uns neue Wege beschritten.

Thomas Voss, Managing Director und Mitglied im TEBIT-Kernteam, TEBIT – The Medical Group

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Wir haben TEBIT in enger Zusammenarbeit dabei geholfen, u. a. die Planung einfacher und besser zu machen – sowohl was TEBIT braucht (aus Sicht von Dynamics 365 Business Central), als auch was die Maschinen und Kapazitäten leisten können (aus Sicht der Produktion). Ein großer Vorteil war der Einsatz des etagis APS-Planungstools.

Nils E., Projektleiter, anaptis GmbH

Dürfen wir vorstellen:

TEBIT wurde Cloud ready

Das in Meinerzhagen ansässige Unternehmen TEBIT – The Medical Group ist ein Hersteller von Präzisionsteilen in den Bereichen Dental, Trauma, Chirurgie und Gerätebau. Im Kern stehen die beiden Unternehmensbereiche Medical Devices und Implants Technology. Mit über 35 Jahren Erfahrung liegt ihre Kernkompetenz in der hochpräzisen Bearbeitung von Komponenten aus Edelstahl, Aluminium und Titan. TEBIT hat ca. 120 Mitarbeitende und wurde 1988 in Paderborn gegründet.

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Standort

120
Teammitglieder

35
Jahre Erfahrung

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