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Kennen Sie die Abkürzung “RPA”? Nein? Es ist die Abkürzung für den Begriff “Robotic Process Automation” und damit die robotergestützte Prozessautomatisierung. Was bedeutet das genau und wie funktioniert das? Und vor allem: Wie kann ich die Technologie gewinnbringend in meinem Unternehmen nutzen? All das behandeln wir im nachfolgenden Blogartikel. Unter anderem stellen wir die Möglichkeit vor, RPA in Kombination mit Microsoft Power Automate ganz ohne Programmierkenntnisse in Ihrem Unternehmen zu implementieren.

 

 

Was ist RPA?

RPA steht für die robotergestützte Prozessautomatisierung und beschreibt die automatisierte Bearbeitung von Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Roboter sind in diesem Kontext folglich nicht physisch vorhandene Roboter, die einen Computer oder Ähnliches bedienen.

Roboter sind in diesem Kontext Softwareanwendungen, die jedoch ähnlich wie ein Mensch mit anderen Softwaresystemen interagieren und eine Schnittstelle zwischen ihnen darstellen können.

Das Ziel dabei ist, dass diese Software-Roboter repetitive, manuelle, zeitintensive oder fehleranfällige Tätigkeiten übernehmen, um Ihre Mitarbeitenden zu entlasten.

 

Wie funktioniert RPA?

Der Software-Roboter ahmt das Verhalten eines Menschen nach. Dazu loggt er sich in verschiedene Softwareanwendungen ein und führt die, bisher von Mitarbeitenden durchgeführten, Aufgaben aus.

Man kann bei der Nutzung von RPA zwischen

  • vollautomatisierten Lösungen
  • und teilautomatisierten Lösungen

unterscheiden.

Bei der Vollautomatisierung von Prozessen übernimmt der Roboter selbstständig vollständige Aufgaben, welche durch einen festgelegten Trigger (z. B. Maileingang) angestoßen werden. Häufig geht es dabei darum, große Datenmengen zu sammeln, zu sortieren, zu analysieren und innerhalb einer Organisation an bestimmte Mitarbeitende zu verteilen.

Die Teilautomatisierung von Prozessen zielt hingegen auf die Zusammenarbeit von Mensch und Roboter ab. Der Bot führt dabei bestimmte, standardisierte Schritte aus, um den Menschen zu unterstützen. Seine Arbeit wird durch bestimmte Ereignisse, Aktionen oder Befehle ausgelöst, die der Mitarbeitende während des Arbeitsablaufs ausführt.

 

Wie kann ich RPA in meinem Unternehmen nutzen?

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann sehr vielfältig genutzt werden. So kann die Automatisierung in nahezu allen Branchen und Bereichen eines Unternehmens zu einer Steigerung der Effektivität führen. Allgemein können mithilfe von RPA sämtliche strukturierte bzw. standardisierte Prozesse automatisiert werden. Für eine genaue Einschätzung bedarf es einer individuellen Betrachtung Ihrer Geschäftsprozesse.

Beispiele:

  • Kundenservice (z. B. Bearbeitung von Kundenanfragen oder Auswertung von Beschwerden)
  • Buchhaltung (z. B. Änderung von Stammdaten)
  • Supply-Chain-Management (z. B. Verfolgung von Sendungen)
  • Personalabteilung (z. B. Arbeitszeiterfassung)
  • Controlling (z. B. Datenerfassung und -übertragung)

 

Sind komplexe Anpassungen zur Arbeit mit RPA notwendig?

Da der Software-Roboter auf der Ebene der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) arbeitet und nahezu jeden Prozess ausführen kann, sind für den Einsatz weder Prozessänderungen noch spezialisierte Schnittstellen erforderlich. Dadurch dass RPA auch keine Veränderungen in den bestehenden Softwareanwendungen vornimmt, ist insgesamt keine kostspielige Anpassung dieser notwendig.

 

Inwiefern hängen RPA und Power Automate zusammen?

Microsoft hat RPA in die Lösung Power Automate integriert. Durch den Einsatz von Power Automate befreien Sie, wie oben beschrieben, Ihr Team

  • teilweise (beaufsichtigte RPA)
  • oder voll (unbeaufsichtigte RPA)

von alltäglichen, arbeitsintensiven und sich oft wiederholenden Aufgaben. Dies ist über ein Web-Interface in der Cloud oder ein Desktop-Interface möglich. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite zu Microsoft Power Automate.

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