Abo statt Einmalverkauf: Einfach mit Dynamics 365 Business Central abwickeln

Immer mehr mittelständische Unternehmen fragen sich: Können wir neben klassischen Einmalverkäufen auch regelmäßige, planbare Einnahmen erzielen – zum Beispiel durch Wartungsverträge, Mietmodelle oder Servicepauschalen? Diese Frage ist berechtigt, denn das sogenannte Abonnement- oder Subscription-Modell hat sich in vielen Branchen bereits bewährt. Wir schauen uns an, welche Markttrends diese Entwicklung antreiben, und warum gerade B2B-Unternehmen mit Microsoft Dynamics 365 Business Central die passenden Prozesse für Vertragsverwaltung und Abrechnung haben.

Trend: Von Einmalverkäufen zu Abos

Die Art und Weise, wie Unternehmen Umsätze generieren, verändert sich seit vielen Jahren. Statt einmaliger Verkäufe setzen immer mehr Unternehmen auf wiederkehrende Einnahmen durch Abonnements und nutzungsbasierte Modelle. Was im B2C längst Standard geworden ist (z. B. Streaming, Fitness), zieht auch in die B2B-Geschäftswelt ein. Laut einer Studie von Zuora wuchs die Subscription Economy in den letzten zehn Jahren mehr als 4,5-mal schneller als die US-Wirtschaft insgesamt.

Der Grund liegt auf der Hand: Unternehmen, die regelmäßige Einnahmen über Verträge erzielen, wachsen stabiler und binden ihre Kunden langfristiger.  Das Prinzip ist klar: Statt einmalig zu verkaufen, begleiten Unternehmen ihre Kund/-innen dauerhaft – etwa durch Maschinen-as-a-Service, Managed IT-Services oder Wartungsverträge mit flexibler Abrechnung. Die Springer Professional Studie „Wie die Subscription Economy das Controlling ändert“ zeigt: Unternehmen, die mindestens ein Viertel ihres Umsatzes über Abonnements erwirtschaften, wachsen im Schnitt schneller als Unternehmen, die ausschließlich auf Einmalverkäufe setzen.

Typische Beispiele aus der Praxis:

• Ein Maschinenbauer bietet seine Anlagen nicht mehr zum Kauf an, sondern vermietet sie inklusive Wartung – monatliche Pauschale statt einmaligem Kaufpreis.
• Ein IT-Dienstleister rechnet seine Betreuungsleistungen nicht mehr nach Stunden ab, sondern über einen Managed-Service-Vertrag mit fester Monatspauschale.
• Ein Händler bietet zu seinen Produkten optional einen Wartungsvertrag an – mit jährlicher Abrechnung und automatischer Verlängerung.

Die Herausforderung: Abrechnung und Verwaltung werden teurer

So attraktiv das Modell ist – es bringt neue Anforderungen mit sich. Unternehmen müssen buchhalterische Lösungen für Abrechnungslogiken, unterschiedliche Vertragslaufzeiten und die flexible Abrechnungsintervalle finden, welche logischerweise deutlich komplexer als bei klassischen Einmaltransaktionen sind. All das lässt sich mit einer Excel-Liste oder einer einfachen Buchhaltungslösung kaum noch sauber abbilden.

Ein konkretes Beispiel:  Ein IT-Dienstleister schließt mit 50 Kunden Managed-Service-Verträge ab – manche monatlich abgerechnet, manche jährlich im Voraus, manche mit nutzungsabhängigen Komponenten. Jeden Monat manuell die richtigen Rechnungen zu erstellen, die Umsätze korrekt auf die Perioden zu verteilen und den Überblick über Vertragslaufzeiten zu behalten, ist mit herkömmlichen Mitteln kaum noch leistbar.

Genau hier setzt das neue Modul  „Subscription Billing“ in Microsoft Dynamics 365 Business Central an. Mit Business Central können mittelständische Unternehmen ihre Abomodelle einfach, automatisiert und compliant abwickeln, ohne das System wechseln zu müssen. Subscription Billing eignet sich nicht nur für klassische Software-Abonnements, sondern auch für Mietmodelle, Serviceverträge, Gerätewartung, Managed Services oder andere wiederkehrende Dienstleistungen.

Auf einen Blick: Die Abonnementabrechnung

Mit dem Modul „Abonnementabrechnung“ können Unternehmen wiederkehrende Einnahmen einfach, automatisiert und revisionssicher verwalten.

Schritt 1 – Artikel mit Abo-Paket einrichten: Ein Produkt oder eine Dienstleistung wird in Business Central mit einem Abonnementpaket verknüpft. Dort wird festgelegt: Was wird abgerechnet? In welchem Intervall? Zu welchem Preis?

Schritt 2 – Angebot oder Bestellung erstellen: Wird ein Angebot oder eine Bestellung mit entsprechend konfigurierten Artikeln erfasst und weiterverarbeitet, entstehen im System automatisch Abonnementzeilen.

Schritt 3 – Vertrag anlegen: Die Abonnementzeilen werden einem bestehenden Vertrag zugeordnet oder in einen neuen Vertrag überführt. Dieser enthält alle abrechnungsrelevanten Informationen: Laufzeit, Intervall, Preis, Verlängerungsoptionen.

Schritt 4 – Automatische Abrechnung: Über Abrechnungsvorlagen und die Seite „Wiederkehrende Abrechnung“ wird per Filter festgelegt, welche Vertragszeilen zur Abrechnung vorgeschlagen werden. Mit der Aktion „Abrechnungsvorschlag erstellen“ generiert das System die fälligen Rechnungszeilen – per Aufgabenwarteschlange auch vollautomatisiert. Je nach gewähltem Abrechnungsansatz erfolgt entweder eine manuelle Prüfung der Vorschläge oder eine vollständig automatisierte Buchung der Vertragspositionen. Über „Belege erstellen“ werden die Verkaufsrechnungen erzeugt und können direkt gebucht werden.

Schritt 5 – Abgrenzungen buchen: Beim Buchen von Vertragsrechnungen werden automatisch Vertragsabgrenzungen erstellt. Diese können unabhängig im Hauptbuch gebucht werden, um Einnahmen oder Kosten periodengerecht zu erfassen. Das Feature deckt dabei sowohl die Kundenseite (Debitorenabonnementverträge) als auch die Lieferantenseite (Kreditorenabonnementverträge) ab – relevant etwa für Unternehmen, die selbst Managed Services oder Lizenzen einkaufen und intern weiterverrechnen.

Was das Modul konkret leistet:

• Vertragsverwaltung: Abonnements mit Start-/Enddatum, Verlängerungsoptionen und individuellen Laufzeiten anlegen und überwachen
• Automatisierte Abrechnung: Rechnungen regelmäßig (z. B. monatlich, quartalsweise oder jährlich) erstellen und buchen, ohne manuellen Eingriff. Die Automatisierung kann mithilfe einer Aufgabenwarteschlange erfolgen
• Flexible Preismodelle: Ob Festpreis, Staffelmodell oder nutzungsbasierte Abrechnung
• Korrekte Umsatzerfassung: Einnahmen werden automatisch auf die richtige Abrechnungsperiode verteilt – gesetzeskonform nach GoBD und IFRS 15
• Analysen & Prognosen (mit Power BI): KPIs wie MRR (Monthly Recurring Revenue), Vertragsverlängerungen oder Abwanderungsraten (Churn) im Blick behalten. Dazu benötigen Sie eine Power BI Lizenz.
• Rechnungsvorlagen: Filterkriterien und Datumsformeln als Vorlagen hinterlegen, um wiederkehrende Abrechnungsläufe standardisiert und wiederverwendbar zu gestalten
• Nutzungsbasierte Abrechnung: Verbrauchsdaten (Usage Data) können direkt in den Rechnungsvorschlag einfließen, sodass auch verbrauchsabhängige Modelle vollständig über Business Central abgewickelt werden

Überblick auf einen Blick: Das Rollencenter

Business Central bringt für die Abonnementabrechnung ein eigenes Rollencenter mit. Es zeigt:   Welche Abonnementzeilen sind noch keinem Vertrag zugewiesen? Welche Rechnungen sind überfällig? Wie entwickeln sich Umsätze und im Vergleich zum Vormonat?  Das reduziert den Aufwand für manuelle Kontrollen erheblich und gibt dem Team mehr Überblick, ohne tief ins System einzutauchen.

Was bringt das konkret für Unternehmen?

Für mittelständische Unternehmen bedeutet das:

• Weniger Aufwand:  Rechnungen werden automatisch erstellt – kein manuelles Nachhalten von Vertragslaufzeiten mehr
• Weniger Fehler: Einheitliche Prozesse im ERP-System statt fehleranfälliger Excel-Listen
• Mehr Transparenz: Alle laufenden Verträge, Umsätze und Fälligkeiten an einem Ort
• Schnellere Entscheidungen: Integrierte Auswertungen zeigen, welche Verträge verlängert werden, wo Umsatz wegbricht und wo Potenzial liegt
• Rechtssicherheit: Automatische Umsatzabgrenzung nach GoBD und IFRS 15 – keine manuelle Buchungsarbeit mehr

Ob IT-Dienstleister mit Managed Services oder Händler mit Wartungsverträgen – Business Central bietet die notwendige Basis, um wiederkehrende Geschäftsmodelle effizient und zukunftssicher umzusetzen.

Tutorial: Wiederkehrende Zahlungen mit Business Central abwickeln

In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen am Beispiel einer Kaffeemaschine, wie Sie die wiederkehrenden Zahlungen einrichten und abwickeln.

Fazit

Wiederkehrende Geschäftsmodelle sind kein Zukunftstrend mehr. Sie sind für viele mittelständische Unternehmen bereits Realität oder eine konkrete Option. Die Herausforderung liegt nicht im Modell selbst, sondern in der sauberen Abwicklung: Verträge verwalten, Rechnungen automatisieren, Umsätze korrekt verbuchen.

Mit dem Modul „Subscription Billing“ in Microsoft Dynamics 365 Business Central lässt sich genau das umsetzen – ohne Systemwechsel, ohne Zusatzsoftware, direkt im gewohnten ERP-System. Ob Wartungsvertrag, Mietmodell oder Managed Service: Die Prozesse laufen automatisiert, compliant und transparent. Möchten Sie sehen, wie das in Ihrer Umgebung aussieht? Testen Sie das System unverbindlich und kostenfrei oder sprechen Sie uns direkt an.

Bildnachweise: https://community.dynamics.com/blogs/post/?postid=926822b4-c584-f011-b4cc-7c1e524673ac, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/srb/welcome