Checkliste: 12 wichtige Anforderungen an ein ERP-System

Sie suchen ein neues ERP-System – oder planen, ein altes zu ersetzen? Dann stehen Sie vermutlich vor einer Reihe von Fragen: Wie finden wir das richtige ERP-System? Worauf kommt es an und wie sollten Sie Ihre Schwerpunkte bei der Auswahl setzen? Kurzum: Welche Anforderungen sollte ein ERP-System erfüllen?

In diesem Beitrag möchten wir die elf wichtigsten Anforderungen bei der Wahl des ERP-Systems vorstellen. In dem Kontext stellen wir Ihnen auch Microsoft Dynamics 365 Business Central genauer vor. Am Ende können Sie sich die ERP-Checkliste kostenlos herunterladen und ausfüllen, um Ihre Favoriten gemäß diesen Anforderungen zu vergleichen.

12 Anforderungen an ein ERP-System

Integration und Schnittstellenfähigkeit

Jedes Unternehmen verwendet unterschiedliche Systeme wie eine Wawi, ein PIM oder ein CRM. Ein modernes ERP-System sollte sich nahtlos mit Ihren bestehenden Tools verbinden lassen können und gleichzeitig Ihre Unternehmensprozesse in einer integrierten Oberfläche abbilden. Dazu gehört, dass zentrale Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Projekte und Service nicht über separate Programme laufen müssen, sondern direkt im ERP-System verfügbar sind. Es gibt Systeme, bei denen zwar eine Warenwirtschaft vorhanden ist, aber für die Finanzbuchhaltung ein zusätzliches Modul oder sogar ein externes Programm erforderlich ist. Ein ganzheitliches ERP-System vermeidet solche Brüche und sorgt für durchgängige Prozesse.

Fragen an Sie:

• Welche Systeme nutzen Sie aktuell (z. B. CRM, Online-Shop, Lager)?
• Gibt es viele doppelte Dateneingaben?

Fragen zum Systemcheck:

• Soll das ERP-System die vorhandenen Systeme ersetzen?
• Ist es sinnvoll, eine Schnittstelle zwischen den vorhandenen Systemen und dem neuen ERP-System zu schaffen?

Warum ist das wichtig? Ein ERP-System sollte nahtlos verschiedene Geschäftsprozesse und Abteilungen miteinander vernetzen, um manuelle Fehler zu vermeiden, Zeitersparnisse zu ermöglichen und Transparenz zu schaffen.

Benutzerfreundlichkeit (Usability)

Ein ERP-System zielt darauf ab, die Geschäftsprozesse zu optimieren und Abläufe zu beschleunigen. Daher ist es notwendig, dass sich die Anwender/-innen schnell in dem neuen ERP-System zurechtfinden.

Fragen an Sie:

• Gibt es unterschiedliche Rollen (z. B. Vertrieb, Einkauf, Lager)?
• Soll das System mobil oder im Browser nutzbar sein?

Checkliste für das System:

• Wie schneidet das System hinsichtlich der intuitiven Bedienung ab?
• Sind die Benutzeroberfläche, Navigation und Kernfeatures selbsterklärend?

Warum ist das wichtig? Eine gute Usability reduziert den Lernaufwand und ermöglicht den Benutzer/-innen, sich schnell mit dem System vertraut zu machen. Dies trägt zur Steigerung der Produktivität bei und hilft Ihrem Team dabei, Aufgaben effizienter zu erledigen.

Lese-Tipp: Blogpost „ERP-Vergleich 2025: Business Central vs. SAP Business One®“

Anpassungsfähigkeit und Flexibilität

Jede Software ist nach einer gewissen Grundidee aufgebaut. Jedoch darf man nicht vergessen, dass jedes Unternehmen anders ist, einzigartige Abläufe mit sich bringt. Ein ERP-System sollte flexibel sein und sich an die individuellen Geschäftsprozesse und -regeln Ihres Unternehmens anpassen lassen.

Fragen an Sie:

• Wie oft ändern sich Ihre Prozesse oder Produkte?
• Müssen Workflows individuell konfigurierbar sein?
• Möchten Sie Anpassungen später selbst durchführen?

Fragen zum Systemcheck?

• Inwiefern ist das System anpassbar bzw. erweiterbar?
• Sind Prozesse und Workflows individuell aufsetzbar?

Warum ist das wichtig? Ein anpassbares System ermöglicht effiziente Arbeitsabläufe und stellt sicher, dass das System den sich wandelnden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

Lese-Tipp: Blogpost „Dynamics 365 Business Central erweitern und personalisieren“

Skalierbarkeit

Ein ERP-System muss in der Lage sein, mit Unternehmen zu wachsen und sich an die ändernden Geschäftsprozesse anzupassen, beispielsweise im Falle einer Expansion in neue Märkte, die Einführung neuer Produkte oder der Erhöhung der Mitarbeiterzahl (= Skalierbarkeit).

Fragen an Sie:

• Inwiefern haben sich Prozesse in Ihrem Unternehmen in den letzten Jahren verändert?
• Wie sieht die Fluktuation in Ihrem Betrieb aus? Wie regelmäßig bedarf es weiteren System Usern oder der Entfernung von Usern?
• Planen Sie eine Expansion oder neue Geschäftsbereiche?

Fragen zum Überprüfen des Systems:

• Wie einfach lassen sich Prozesse anpassen?
• Wie sehen die Bedingungen zum Upgrade bzw. Downgrade der Userzahl aus?

Warum ist das wichtig? Ein skalierbares ERP-System kann problemlos um zusätzliche Benutzer/-innen, Transaktionen und Daten erweitert werden.

Zentrale Datenbasis

Ein effektives ERP-System fungiert als zentrale Datenbank, in der alle Unternehmensdaten gesammelt werden. Es ermöglicht eine effiziente Datenanalyse und Berichterstattung, um wertvolle Einblicke zu gewinnen und fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Fragen an Sie:

• Gibt es aktuell viele Excel-Listen?
• Sind Ihre Kennzahlen auf Knopfdruck in einem automatisch generierten Report verfügbar?
• Wie häufig gibt es bei Ihnen Dubletten oder veraltete Datensätze?

Die Fragen zum Systemcheck sparen wir uns an dieser Stelle: Dieser Punkt ist das wesentliche Merkmal von ERP-Lösungen.

Wieso ist das wichtig? Wenn Unternehmen ihre Daten in unterschiedlichen Systemen bzw. Insellösungen halten, kann es schnell unübersichtlich werden. Ein ERP-System gewährleistet konsistente und aktuelle Daten unternehmensweit – es ist im Bestfall Ihre Single Source of Truth. Dadurch entstehen eine fundierte Entscheidungsbasis und unternehmensweite Datentransparenz.

Automatisierung

Neben der zentralen Datenbasis sind ebenso Prozessautomatisierungen Kernbestandteil von ERP-Lösungen (z. B. Genehmigungsworkflow mit automatischen Freigabeprozessen). Weitere Beispiele für zu automatisierende Prozesse können die Rechnungstellung und Analysen sein.

Fragen an Ihr Team:

• Welche Aufgaben wiederholen sich in Ihren Teams täglich oder wöchentlich?
• Werden Freigaben aktuell manuell erteilt?
• Wie viel Zeit könnten sich die jeweiligen Abteilungen durch Automatisierungen sparen?

Fragen zur Überprüfung des Systems:

• Gibt es Templates für Prozessautomatisierungen?
• Wie intuitiv lassen sich automatische Workflows einrichten?

Warum ist das wichtig? Monotone und vor allem manuelle Abläufe resultieren häufig in Fehlern. Durch Automatisierungen können administrative, wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben schnell und weniger fehlerbehaftet ausgeführt werden. Das resultiert neben der Reduzierung der Fehlerhäufigkeit vor allem auch in Zeitersparnissen.

Lese-Tipp: Workflow-Tool Microsoft Power Automate

Mobilität und remote arbeiten

Mobiles Arbeiten ist in den letzten Jahren immer bedeutender geworden. Die meisten ERP-Systeme ermöglichen standardmäßig Zugriff auf Informationen und Funktionen von verschiedenen Geräten und Standorten. Bei dieser Anforderung bietet sich eine ERP-Lösung in der Cloud an, da diese browserbasiert bedienbar ist.

Fragen für Ihr Team:

• Wie viele Mitarbeitende aus dem Unternehmen arbeiten remote?
• Müssen Mitarbeitende von unterwegs auf Daten zugreifen?
• Muss das zukünftige System auch offlinefähig sein?

Fragen bezüglich der ERP-Software:

• Funktioniert das ERP auch im Browser oder als App?
• Gibt es Offline-Funktionen?

Warum ist das wichtig? Ein standort- und geräteunabhängiger Zugriff auf Echtzeitdaten ermöglicht schnelle Entscheidungsprozesse und führt zu zufriedenen Mitarbeitenden.

Mehrsprachigkeit und Internationalität

Die moderne Arbeitswelt wird immer globaler. Wenn Sie international tätig sind oder weltweite Geschäftsbeziehungen pflegen, ist das Thema Internationalisierung bei der Wahl des richtigen ERP-Systems von Bedeutung. Das System sollte die Möglichkeit bieten, in verschiedenen Sprachen und Zeitzonen zu arbeiten, damit Ihre Mitarbeitenden weltweit mit dem System interagieren können. Ebenso ist ein international ausgerichtetes ERP-System in der Lage, lokalisierte Funktionen anzubieten. Das umfasst verschiedene Währungen, Steuersysteme, Gesetze usw.

Fragen an Sie:

• Welche Märkte und Währungen sind relevant?
• Gibt es unterschiedliche Steuersätze oder rechtliche Vorgaben?
• Soll das System mandantenfähig sein?

Fragen für den Systemtest:

• Wie viele Sprachen unterstützt das System?
• Wie viele Währungen unterstützt das System?
• Wie sehen die Funktionen zur internationalen Rechnungslegung aus?
• Ist das System mehrmandantenfähig?

Warum ist das wichtig? Dieser Bereich betrifft selbstverständlich nur die Unternehmen, die über deutsche Grenzen hinaus arbeiten. Für den Fall, dass dem so ist, ist die korrekte Abbildung im ERP-System sehr wichtig und vorteilhaft, um Nacharbeiten und Fehler zu vermeiden.

Sicherheit und Zugriffskontrolle

Sicherheitsfunktionen schützen sensible Kunden-, Finanz-, Bestands- und interne Unternehmensdaten vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust.

Fragen an Sie:

• Wer darf welche Daten sehen?
• Gibt es ein Berechtigungskonzept?
• Wie werden die Daten aktuell gesichert?

Fragen für den Systemtest:

• Welche Sicherheitsvorkehrungen gibt es?
• Wo stehen die Rechenzentren?
• Arbeiten wir nach den gängigen deutschen und europäischen Sicherheitsstandards mit diesem System?

Warum ist das wichtig? Die mitunter wichtigste Anforderung an ein ERP-System: Datensicherheit. Im ERP-System werden sensible Geschäftsdaten gespeichert, mit denen behutsam umgegangen werden muss.

Compliance und gesetzliche Anforderungen

Compliance Features gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, Standards, Richtlinien und Branchenregulierungen. Sie sollten sicherstellen, dass das ERP-System in der Lage ist, die verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen. Dies umfasst Datenschutzgesetze, Finanz- und Steuervorschriften sowie Arbeitsrecht.

Fragen an Sie:

• Verfügen wir über eigene Compliance Regeln, die über gesetzliche Regelungen hinausgehen? (z. B. andere Berechnung von Spesen)

Fragen für den Systemtest:

• Können individuelle Compliance Regelungen abgebildet werden?
• Arbeiten Sie mit GoBD-konformer Archivierung?
• Werden DSGVO-Vorgaben berücksichtigt?

Warum ist das wichtig?

• Gibt es Audit- oder Protokollfunktionen?
• Gibt es die Möglichkeit, interne Compliance Regelungen anzulegen?

Performance und Stabilität

ERP-Systeme sollten in der Lage sein, große Datenmengen schnell zu verarbeiten, ohne spürbare Leistungseinbußen für die Anwender/-innen zu erzeugen

Fragen für den Systemtest:

• Wie schneidet das System hinsichtlich der Performance in Tests ab?
• Läuft das System auch bei vielen gleichzeitigen Nutzenden stabil?
• Wie schnell werden Auswertungen oder Berichte geladen?

Warum ist das wichtig? Nichts ist nerviger als eine langsame Website, das gilt auch für das ERP-System. Ist das System nicht performant, leidet die Produktivität sowie Mitarbeiterzufriedenheit.

Kostenaufwand (Initial und laufend)

Neben den funktionalen Anforderungen spielt auch der finanzielle Aspekt eine entscheidende Rolle. Ein ERP-System verursacht nicht nur einmalige Implementierungskosten, sondern auch laufende Kosten für Wartung, Updates und mögliche Erweiterungen. Prüfen Sie daher, ob die Kostenstruktur transparent ist und ob das System zu Ihrem Budget passt.

Fragen an Sie:
• Wie hoch darf das Budget für die Einführung des ERP-Systems sein?
• Welche laufenden Kosten sind akzeptabel (z. B. Lizenz, Support, Updates)?

Fragen zum Systemcheck:
• Gibt es eine klare Kostenübersicht für Implementierung und Betrieb?
• Sind zukünftige Erweiterungen oder zusätzliche Nutzer/-innen kalkulierbar?

Warum ist das wichtig?
Ein realistischer Kostenrahmen verhindert böse Überraschungen und stellt sicher, dass das ERP-System langfristig wirtschaftlich betrieben werden kann.

Unser Bonus: Ihre Checkliste für ein individuelles ERP-Anforderungsprofil

Wir haben eine Checkliste für Sie erstellt. Gehen Sie ganz einfach alle 12 Punkte durch und kreuzen Sie an, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind (Must-have, Nice-to-have, nicht relevant).

Jetzt herunterladen

Exkurs: Realitäts-Check – Inwieweit erfüllt Microsoft Dynamics 365 Business Central diese Anforderungen?

Wenn Sie prüfen möchten, ob Microsoft Dynamics 365 Business Central diese Anforderungen an ein ERP-System erfüllt, lohnt sich ein genauer Blick auf den Funktionsumfang. Dank regelmäßiger Updates und moderner Cloud-Technologie erfüllt Dynamics 365 Business Central typische Anforderungen bereits im Standard – ohne aufwendige und kostenpflichtige Zusatzlösungen. So erfüllt Microsoft Dynamics 365 Business Central die ERP-Anforderungen:

• Integration und Schnittstellenfähigkeit: Dynamics 365 Business Central deckt viele verschiedene Bereiche wie Finanzwesen, Lagerverwaltung und Warenwirtschaft bereits im Standard ab. Außerdem bietet es umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit anderen Microsoft-Produkten (z. B. Microsoft 365, Power BI, Teams) sowie Drittanbieteranwendungen.
• Benutzerfreundlichkeit (Usability): Dynamics 365 Business Central basiert auf der vertrauten Microsoft-Technologie. Somit ähnelt es den geläufigen Microsoft-Produkten wie Excel oder Outlook. Daher ist es auch für Nicht-Techies verständlich und erleichtert die Einarbeitung für Teams erheblich.
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität: Dynamics 365 Business Central lässt sich durch Endanwender/-innen im kleinen Maße für ihren täglichen Alltag (z. B. persönliche Ansichten und Dashboards) sowie durch Partnerunternehmen wie uns anpassen.
• Skalierbarkeit: Ob kleines, mittleres oder großes Unternehmen – Dynamics 365 Business Central wächst mit Ihnen mit. Neue Module, Nutzende oder Standorte lassen sich flexibel hinzufügen.
• Zentrale Datenbasis: Dynamics 365 Business Central bietet eine zentrale und vernetzte Datenbasis, über die Sie Daten pflegen, importieren oder exportieren können. So behalten Sie die volle Datenkontrolle und schaffen eine Single Source of Truth.
• Automatisierung: In Verbindung mit Power Automate können Sie wiederkehrende Routineaufgaben einfach zu Workflows umwandeln – und das ganz ohne Programmierkenntnisse (z. B. Rechnungsfreigaben).
• Mobilität und remote arbeiten: Dynamics 365 Business Central unterstützt den Zugriff auf das System über mobile Geräte und bietet mobile Apps für iOS und Android sowie eine webbasierte Oberfläche. Davon profitieren gleichermaßen Mitarbeitende im Außendienst sowie im Homeoffice.
• Mehrsprachigkeit und Internationalität: Dynamics 365 Business Central unterstützt mehrere Sprachen, Währungen und rechtliche Rahmenbedingungen und kann in verschiedenen Ländern und Regionen eingesetzt werden. Damit eignet sich das System hervorragend für international agierende Unternehmen.
• Sicherheit und Zugriffskontrolle: Um Ihre Daten müssen Sie sich keine Sorgen machen. Dynamics 365 Business Central bietet umfangreiche Sicherheitsfunktionen, darunter rollenbasierte Berechtigungen, Verschlüsselung, Benutzerauthentifizierung und Backup-Mechanismen.
• Compliance und gesetzliche Anforderungen: Natürlich werden auch gängige Compliance-Standards erfüllt, darunter Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO und branchen- und länderspezifische Vorschriften.
• Performance und Stabilität: Dynamics 365 Business Central bietet gute Leistung und Reaktionszeiten, insbesondere wenn es in der Microsoft Cloud (Azure) gehostet wird. Natürlich hängt die tatsächliche Performance von Ihrer individuellen Systemkonfiguration und Anpassung des Systems ab.

Fazit

Der Markt bietet eine große Bandbreite von Enterprise-Resource-Planning-Systemen mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Ausrichtungen. Die Auswahl des richtigen Systems für Ihr Unternehmen erfordert eine sorgfältige Analyse Ihrer Anforderungen sowie eine Bewertung der Systemfunktionen. Anhand der oben genannten Anforderungen können Sie priorisieren, welche für Sie wichtig und welche weniger wichtig sind.

Microsoft Dynamics 365 Business Central erfüllt die wichtigsten Anforderungen an ein ERP-System bereits im Standard – von Integration über Sicherheit bis hin zur Automatisierung. Mit gezielten Anpassungen wird daraus eine Lösung, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passt. Sollten Sie Fragen zur ERP-Auswahl haben, nutzen Sie gerne unser Kontaktformular.