Dynamics 365 Business Central – Unsere 5 Highlight Features

Sie haben Microsoft Dynamics 365 Business Central eingeführt und sind nicht sicher, ob Sie das schon in seiner Fülle ausnutzen? Oder Sie stehen vor der Entscheidung, das Tool einzuführen und brauchen noch eine letzte Überzeugung? Gerade die erstmal unscheinbaren Features können echte Effizienz-Booster sein. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen unsere fünf Lieblings-Features vor. Vielleicht ist ja auch etwas dabei, was Sie und Ihr Team noch nicht kennen?

Feature No. 1: Rollenbasierte Startseiten: Nur sehen, was wirklich zählt

Wussten Sie schon, dass Business Central für jede Benutzerrolle eine individuell zugeschnittene Startseite (Role Center) bietet?

Beispielsweise sehen dadurch Mitarbeitende in der Buchhaltung andere Kacheln, KPIs und Berichte als Vertriebsmitarbeitende. So behält jede/-r genau die Informationen und Aktionen im Blick, die zu Ihrer täglichen Arbeit gehören.

Feature No. 2 Gespeicherte Filteransichten: Ihre persönlichen Cockpits

Stellen Sie sich vor, Sie filtern regelmäßig Verkaufsbelege nach bestimmten Kriterien – z. B. „alle Rechnungen dieser Woche für Kunde XY“. Jedes Mal neu filtern? Muss nicht sein! Mit gespeicherten Ansichten können Sie sich Ihre Filter dauerhaft speichern und per Klick wieder aufrufen. Dies ist für Listen, Kacheln oder Seiten möglich.

Dabei macht es Sinn, den Ansichten sinnvolle Namen wie „Offene Aufträge Kunde Müller“ oder „Unbezahlte Rechnungen Q3“ zu geben, weil das den Einstieg für Kolleg/-innen erleichtert.

In unserem Beitrag „Sortieren, Suchen und Filtern in Business Central“ gehen wir im Detail darauf ein, wie Sie diese Features im ERP-System für sich nutzen können. Noch leichter lässt es sich mit Shortcuts filtern – diese finden Sie zu verschiedenen Bereichen in dem Blogbeitrag „Shortcuts für Dynamics 365 Business Central“.

Feature No. 3 Automatische Bankabstimmung: Nie mehr Excel-Matching

Jede/-r der schonmal damit zu tun hatte, weiß, dass die manuelle Bankabstimmung eine ganz schön zeitraubende Aufgabe sein kann. Jedoch nicht in Business Central – denn damit können Sie elektronische Kontoauszüge importieren und gegen offene Posten abgleichen. Im Ergebnis kriegen Sie Vorschläge zur Abstimmung. Wenn Sie diesen Vorgang ganz automatisieren möchten, können wir Ihnen das Add-On konfipay unseres Partners windata anbieten.

Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen. Die KI im Hintergrund wird zudem immer besser – besonders bei sich wiederholenden Zahlungseingängen.

Wir haben die Funktion und die Ergänzung durch Copilot mithilfe von fünf Szenarien getestet. Unsere Ergebnisse können Sie sich in unserem Video anschauen.

zum Video „Bankkontoabstimmung“

Feature No. 4 Genehmigungsworkflows

Wer darf was freigeben – und wann? In vielen Unternehmen gibt es interne Genehmigungsprozesse, die aber nicht sauber im System abgebildet sind. Mit integrierten Workflows in Business Central können Sie beispielsweise das Genehmigen von Einkaufsrechnungen, Rabatten oder Artikeländerungen absichern.

Optional lässt sich der Workflow sogar mit Power Automate erweitern – etwa für Benachrichtigungen via E-Mail, Microsoft Teams oder Push-Mitteilung.

Feature No. 5 Aufgabenwarteschlangen: Automatisieren Sie Ihre Routinejobs

Viele wiederkehrende Aufgaben wie Datenimporte, Belegbuchungen oder das Senden von Reports an die Geschäftsführung lassen sich vollautomatisch in der Aufgabenwarteschlange (Job Queue) ausführen. Damit sparen Sie sich manuelle Klicks und Ihr System erledigt den Job nachts oder in festgelegten Intervallen.

Fazit: Nutzen Sie das volle Potenzial von Business Central!

Die hier gezeigten Funktionen sind keine „Geheimtipps“ im klassischen Sinn – aber sie werden häufig übersehen oder nicht konsequent bei der Nutzung von Dynamics 365 Business Central eingesetzt. Wenn Sie Business Central schon im Einsatz haben, lohnt sich ein kritischer Blick: Wo können wir Routinearbeit automatisieren? Welche Funktion nutzen wir noch nicht – obwohl sie bereits da ist?

Gerne unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihrer Arbeitsweise in Business Central mithilfe unserer Prozessanalyse und -beratung.