Externe Buchhaltung in Dynamics 365 Business Central
Erfahren Sie, wie Sie einem externen Buchhalter in Dynamics 365 Business Central gezielt Zugriffsrechte erteilen, um eine sichere und effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Lesedauer: 3Minuten
Sie nutzen Dynamics 365 Business Central und möchten Ihre externe Buchhaltung effizient in Ihre Prozesse einbinden? Dabei handelt es sich um eine Funktionalität, die in Ihrer Lizenz enthalten ist. In diesem Blogartikel erklären wir Ihnen alles, was Sie dazu wissen müssen.
Wie viele Lizenzen für die externe Buchhaltung in Dynamics 365 Business Central gibt es?
Unabhängig von der gewählten Produktedition (Essentials oder Premium) und der Anzahl der User können Sie ohne weitere Kosten bis zu drei User für Ihre externe Buchhaltung einladen. Auch wenn diese drei User kostenfrei nutzbar sind, werden sie nicht automatisch zu Ihrem Mandanten hinzugefügt. Ihr CSP-Partnerunternehmen (Cloud Solution Provider) muss dies für Sie erledigen. Wenn er dies noch nicht getan hat, erhalten Sie die Fehlermeldung „Keine externe Buchhalterlizenz verfügbar“. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre IT.
Welche Rechte hat die externe Buchhaltung in Dynamics 365 Business Central?
Hinsichtlich des Funktions- und Rechteumfangs haben diese drei Lizenzen die gleichen Rechte wie Ihre Standardlizenz. Dabei ist lediglich der Zugriff auf die Benutzereinrichtung und die Administration ausgenommen.
Wie kann ich die externe Buchhaltung zu Dynamics 365 Business Central hinzufügen?
Der User, der den User der externen Buchhaltung einladen soll, muss die Rolle Globaler Administrator oder Benutzeradministrator im Microsoft 365 Admin Center zugewiesen werden.
Anschließend lauten die Schritte wie folgt:
Einladung versenden aus Dynamics 365 Business Central
Öffnen Sie die Seite Benutzer.
Fügen Sie den externen Buchhalter über Prozess > Externen Buchhalter einladen hinzu.
Lesen und akzeptieren Sie die Meldung, die angezeigt wird.
Füllen Sie die Pflichtfelder und damit die Kontaktdaten des externen Users* aus und schließen Sie den Prozess ab.
Bei erfolgreichem Abschluss des Prozesses erhalten Sie eine Erfolgsmeldung und der User erhält eine Willkommens-E-Mail mit einer URL zum Anmelden.
*Voraussetzung dafür ist, dass der User eine Arbeitsadresse hat, die auf Microsoft Entra ID basiert. Wenn der User eine andere Art von E-Mail verwendet, kann die Einladung nicht gesendet werden.
Der bisher als „AzureActive Directory“ bekannte Dienst heißt inzwischen Microsoft Entra ID. Die Funktionalität selbst bleibt unverändert, lediglich der Name hat sich geändert.
Was kann der externe Buchhalter nach der Einladung nutzen?
Sobald Ihr externer Buchhalter Zugriff auf Ihre Business-Central-Umgebung hat, steht ihm das Accountant Role Center zur Verfügung. Dieses Rollencenter ist speziell auf die Aufgaben von Steuerberatern und externen Buchhaltern zugeschnitten und bündelt die für sie relevanten Seiten und Auswertungen an einem zentralen Ort.
Betreut Ihr externer Buchhalter mehrere Mandanten gleichzeitig, kann er zusätzlich den Company Hub nutzen. Damit lassen sich mehrere Unternehmen und Mandanten übersichtlich in einer einzigen Oberfläche verwalten, ohne ständig zwischen verschiedenen Umgebungen wechseln zu müssen – ein praktisches Feature gerade für Steuerberatungskanzleien, die mehrere Kunden in Business Central betreuen.
Welche Rolle spielt Microsoft Copilot für die externe Buchhaltung?
Business Central bringt mittlerweile KI-gestützte Funktionen über Microsoft Copilot mit, etwa bei der Bankabstimmung, der Belegerfassung oder bei Buchungsvorschlägen. Diese Funktionen stehen grundsätzlich auch externen Buchhaltern zur Verfügung, sofern die entsprechenden Copilot-Features in Ihrer Umgebung aktiviert sind und die Lizenzvoraussetzungen erfüllt sind. Für externe Buchhalter kann das die tägliche Arbeit spürbar erleichtern, etwa bei der schnelleren Kategorisierung von Buchungen oder beim Abgleich von Zahlungen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Copilot in Business Central konkret eingesetzt werden kann, werfen Sie gerne einen Blick auf unsere Seite zu Microsoft Copilot.
Fazit
Die externe Buchhaltung lässt sich in Dynamics 365 Business Central unkompliziert und ohne zusätzliche Lizenzkosten einbinden. Mit bis zu drei kostenlosen External-Accountant-Lizenzen pro Mandant, dem dedizierten Accountant Role Center sowie dem Company Hub für die Verwaltung mehrerer Mandanten steht externen Buchhaltern und Steuerberatern ein komfortables Arbeitsumfeld zur Verfügung. Ergänzt um KI-gestützte Funktionen über Copilot wird die Zusammenarbeit zunehmend effizienter.
Haben Sie Fragen zu der externen Buchhaltung? Melden Sie sich bei uns oder schreiben Sie eine Nachricht. Wir helfen gerne!
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