ERP-Budget: So kalkulieren Sie Ihre Cloud-Investition

Die Einführung einer ERP-Software wie Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein strategisches Projekt – und eine Investition in die digitale Zukunft Ihres Unternehmens. Eine moderne ERP-Lösung ist der Schlüssel zur Digitalisierung und bildet die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und langfristigen Erfolg – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Kein Wunder also, dass Unternehmen hohe Anforderungen an die Software stellen. Doch wie viel Budget sollten Sie einplanen? Und wie gelingt eine realistische Budgetplanung im Zeitalter von Cloud-Abonnements? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf es bei der Kalkulation ankommt – mit Fokus auf moderne Cloud-Lösungen.

Eine ERP-Software bleibt in der Regel mehrere Jahrzehnte in einem Unternehmen. Somit ist es völlig normal, dass Sie sich zum ersten Mal damit auseinandersetzen und ein Budget definieren müssen. Sicherlich haben Sie schon damit begonnen, Optionen zu vergleichen. Dabei ist Ihnen bestimmt aufgefallen, dass es nicht ganz einfach ist, eindeutige Preise zu finden. Vielleicht sind Sie aber auch schon auf Pauschalwerte gestoßen. Von solchen raten wir allerdings, Abstand zu nehmen. Die Kosten je ERP-Einführung je Unternehmen unterscheiden sich deutlich und hängen von vielen Faktoren ab, sodass Sie hier nichts über einen Kamm scheren können.

Bevor wir uns der Budgetplanung für die Einführung einer ERP-Software widmen, zeigen wir Ihnen zunächst, wie Sie den konkreten Nutzen eines ERP-Projekts erkennen und bewerten können – denn nur wer den Mehrwert kennt, kann gezielt und effizient investieren.

Wie Sie den Nutzen eines ERP-Projekts feststellen können

An erster Stelle sollten nicht die ERP-Einführung Kosten, sondern der Nutzen betrachtet werden. Schließlich gibt es einen Grund, warum Sie dieses Projekt angehen. Dadurch, dass Sie diese Fragestellung beantworten, haben Sie am Ende eine realistische Kosten-Nutzen-Gleichung.

Nun ist die Beurteilung des Nutzens in manchen Punkten einfacher zu bemessen (z. B. Zeiteinsparung in Prozessen), in anderen allerdings weniger einfach (z. B. Optimierung der Datenqualität). Mehr zur Bestimmung des ROI im ERP-Projekt erfahren Sie in unserem Blogartikel: „Der ROI als Entscheidungshilfe bei der ERP-Auswahl“.

Wichtige Überlegungen vor dem Start Ihres ERP-Projekts

Definition Ihrer Anforderungen an die ERP-Software

Die meisten ERP-Lösungen, wie auch Dynamics 365 Business Central haben out-of-the-box bereits viele Standardfunktionalitäten. Allerdings ist es bei vielen Unternehmen erforderlich, dass in geringem Maße Anpassungen getätigt werden, sodass die Software die Geschäftsprozesse wirklich genau abbildet. Diese Anpassungen verursachen Kosten, die Sie im Hinterkopf behalten sollten.

Aus diesen Gründen ist es sinnvoll, dass Sie sich vorab mit Ihren Anforderungen an die ERP-Software befassen, wenn Sie ein neues ERP-Projekt starten möchten. Legen Sie Ihre Anforderungen fest und checken Sie Ihre Prozesse. Wir erleben es häufig, dass Unternehmen im ERP-Einführungsprozess den Fehler begehen, alte Strukturen zu übernehmen, statt effektive Neuerungen einzuführen. Nach der ERP-Einführung ist dann die Enttäuschung groß, weil das System nicht die erwarteten Effekte hat. Aber wie denn auch? Nutzen Sie bereits längere Zeit ein ERP-System, so haben sich Ihre Prozesse seit der Einführung des Systems sicherlich verändert. Haben sich Unstimmigkeiten eingeschlichen, sollten diese beseitigt werden, bevor Sie diese so in eine neue Software übertragen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, binden Sie sie aktiv mit ein und identifizieren Sie gemeinsam Lücken zwischen Bedarf und Technologie, ineffiziente Prozesse, Herausforderungen und Wünsche. Genau diese problembehafteten Prozesse sind der Kostentreiber Nr. 1 in ERP-Projekten, wie Sie in unserem Blogartikel „Aufgepasst im ERP-Projekt: Kostentreiber und versteckte Kosten“ lesen können.

Fragen an Sie:

• Sind die Prozesse sinnvoll oder gibt es unnötige Schleifen?
• Gäbe es alternative Wege bzw. wären Umgestaltungen sinnvoll?
• Könnten sich einige Prozessschritte sogar abschaffen lassen?
• Dauern manche Prozesse zu lange?
• Welche Funktionen sind must-have und welche nice-to-have?
• Welche Funktionen sollen in das ERP-System integriert, welche in der Form bestehen bleiben und welche durch ein anderes System ersetzt werden?

Dazu können wir Ihnen weitere Ressourcen bieten:

• Service-Angebot: Prozessanalyse und -optimierung

Überprüfung der aktuellen Datenqualität

Außerdem sind Ihre Ausgangsbedingungen wichtig. Prüfen Sie frühzeitig die Qualität Ihrer bestehenden Daten. Eine saubere und vollständige Datenbasis ist entscheidend für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Überlegen Sie, welche Daten übernommen werden sollen und ob diese vor der Migration bereinigt werden müssen.

Ermittlung des internen Aufwands

Bedenken Sie außerdem interne Kosten. Eine Reorganisation im Rahmen der Prozessoptimierung bindet Ressourcen und Mitarbeitende. Außerdem müssen Mitarbeitende überzeugt und mitgenommen werden.

Des Weiteren muss ein Projektteam gebildet und dazu müssen interne Mitarbeitende als Projektmitarbeitende für das Projekt abgestellt werden. Das heißt: Sie fehlen dann an anderer Stelle im Tagesgeschäft.

Es kommt auch vor, dass Unternehmen zur Durchführung eines ERP-Projekts neue Mitarbeitende einstellen. Zu den externen Schulungskosten, also den Kosten für die Schulungsmaßnahmen durch das ERP-Unternehmen, kommen interne Schulungskosten hinzu, wenn Key User die gewonnenen Erkenntnisse an den Rest der Mitarbeitenden weitergeben.

Dazu können wir Ihnen weitere Ressourcen bieten:

• Whitepaper „Key User – richtig auswählen, ansprechen, einsetzen“

Wie Sie das Budget für ein ERP-Projekt festlegen können

Für die Bemessung eines Budgets, ist es wichtig zu verstehen, wie ERP-Software überhaupt bepreist wird. Danach haben Sie eine Idee, welche Kosten im Rahmen der ERP-Einführung anteilig auf Sie zukommen:

Cloud statt On-Premises: Was sich geändert hat

Früher hatten Unternehmen die Wahl zwischen On-Premises- und Cloud-Lösungen. Seit April 2025 hat Microsoft z. B. den Verkauf von On-Premises-Lizenzen für Dynamics 365 Business Central eingestellt. Die Zukunft liegt eindeutig in der Cloud – mit Vorteilen wie:

• Skalierbarkeit: Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen.
• Automatische Updates: Immer auf dem neuesten Stand – ohne Zusatzaufwand.
• Sicherheit & Compliance: Microsoft übernimmt den Betrieb und die Absicherung der Infrastruktur.

Dazu können wir Ihnen weitere Ressourcen bieten:

• Service-Angebot: Entwicklung Ihrer Cloudstrategie
• Download: „Sicher in der Cloud? Geht doch.

Welche Kostenfaktoren Sie berücksichtigen sollten

a) Lizenzen

Die Lizenzkosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer/-innen und dem gewünschten Funktionsumfang (z. B. Essentials vs. Premium). Statt eines einmaligen Kaufs setzt Microsoft bei Cloud-Lösungen auf ein transparentes Abonnementmodell mit laufenden monatlichen oder jährlichen Gebühren.

Der Zugang wird nach unterschiedlichen Lizenztypen differenziert:

• Essentials (Full User): Finanzen, CRM, Personal, Lager, Lieferkette, Projekte, Montage
• Premium (Full User): Finanzen, CRM, Personal, Lager, Lieferkette, Projekte, Montage, Service, Produktion
• Team Members (Limited User): Lese- und Schreibzugriff auf grundlegende Funktionen
• Device Lizenz (Limited User): Lizenzierung von Geräten (z. B. für Zeiterfassungsterminals, Lagerterminals)

Beachten Sie bitte, dass die Lizenzformen Essentials und Premium nicht vermischt werden können. Wenn Sie also Service- oder Produktionsfunktionalitäten für einige Mitarbeitende benötigen, so müssen Sie für alle User die Premium-Lizenz erwerben. Team Members und Device Lizenzen können bei beiden Varianten ergänzt werden.

Fragen an Sie:

• Wie viele User brauchen Zugang zum System?
• Unterscheidet sich der Zugriff je nach Lizenzumfang des Anbieters (z. B. Essentials/Premium)?
• Benötigen einige User nur einen rudimentären Zugriff (z. B. Lese-/Schreibrecht)?

b) Implementierung

Bei der Implementierung ziehen wir unsere bewährte anaptis Projektmethodik heran, in welcher wir gemeinsam mit Ihnen einen agilen Ansatz verfolgen. Hierzu zählen:

• Projektmanagement: Wir koordinieren das Projekt und stellen eine Ansprechperson für Sie bereit.
• Prozessanalyse & Beratung: Wir analysieren gemeinsam Ihre bestehenden Prozesse und beraten Sie hinsichtlich möglicher Optimierungen im neuen System. Oft haben sich Prozesse im Laufe der Zeit verändert – eine korrekte und effiziente Abbildung ist im neuen ERP-System unabdingbar. Unsere Expert/-innen bringen dabei langjährige Erfahrung ein und identifizieren Optimierungspotentiale, die Ihre Abläufe effizienter machen – ein echter Mehrwert, den unsere Kund/-innen schätzen.
• Einrichtung & Konfiguration inkl. Datenmigration: Die Übernahme und Bereinigung Ihrer Altdaten ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Mit Ihrer Hilfe sorgen wir für eine strukturierte Datenmigration, damit Sie im neuen System direkt arbeitsfähig sind. Auch die Anbindung von bestehenden Systemen wie CRM, E-Commerce oder Logistiklösungen ist häufig ein zusätzlicher Kostenfaktor. Wir verfügen über Erfahrung in der Integration zahlreicher Drittsysteme und sorgen für nahtlose Schnittstellen.
• Add-Ons & Individualanpassungen: Viele Unternehmen benötigen für ihre individuellen Geschäftsprozesse Erweiterungen über den Standardumfang von Microsoft Dynamics 365 Business Central hinaus. Wir unterstützen Sie dabei als zertifizierter Microsoft-Partner mit individuellen Anpassungen – von speziellen Workflows und Auswertungen bis hin zu branchenspezifischen Funktionen. Zusätzlich bieten wir Ihnen eine breite Auswahl an zertifizierten Zusatzmodulen verschiedener Hersteller, etwa für Dokumentenmanagement, EDI-Anbindungen, mobile Lagerlogistik oder Produktionsplanung. So können Sie Ihre ERP-Lösung optimal an Ihre Anforderungen anpassen und den größtmöglichen Nutzen erzielen. Bitte beachten Sie, dass für Add-Ons in der Regel zusätzliche Lizenzkosten anfallen, die je nach Anbieter und Funktionsumfang variieren.
• Schulungen: Damit Sie und Ihre Mitarbeitenden sicher in dem Umgang mit dem neuen System werden, bieten wir praxisnahe Schulungen an. Diese erfolgen sowohl vor Ort als auch digital – individuell auf Ihre Key User und Endanwender/-innen zugeschnitten.
• Changemanagement: Der Wandel zu einem neuen ERP-System ist auch ein kultureller Prozess. Wir unterstützen Sie mit gezieltem Changemanagement, damit Ihr Team die Umstellung bestmöglich annimmt.

Tipp: Je besser Sie vorbereitet sind (z. B. durch klare Prozesse und Key User), desto effizienter verläuft die Einführung. Unsere Erfahrung zeigt, dass eine offene Kommunikation und frühzeitige Einbindung Ihrer Mitarbeitenden entscheidend für den Projekterfolg sind.

c) Support & Wartung

Auch nach dem Go-Live fallen Kosten für Support, Sicherheit, Weiterentwicklung und ggf. Anpassungen an. Dabei stehen Ihne unsere Expert/-innen bei technischen Fragen, Updates und Systemanpassungen zur Seite. Zudem sorgen regelmäßige Wartungen und Sicherheitsupdates dafür, dass Ihr System stets stabil und geschützt bleibt.

Tipp: Planen Sie Ihr Budget nicht mehr als einmalige Investition, sondern als laufende monatliche oder jährliche Kosten.

Beispielhafte Budgetstruktur