ERP-Lastenhefte waren lange gang und gäbe in der Auswahlphase von ERP-Anbietern. Jahrzehntelang war es das zentrale Instrument für Unternehmen, um ihre Anforderungen an eine neue ERP-Software zu sammeln und niederzuschreiben. Doch ist es heute wirklich noch zeitgemäß? Oder kann ein ERP-Lastenheft sogar kontraproduktiv sein? Aus unserer Erfahrung der letzten Jahre ERP Business möchten wir Ihnen heute 4 Nachteile am ERP-Lastenheft aufzeigen.
Was ist ein ERP-Lastenheft?
In einem ERP-Lastenheft beschreiben Unternehmen detailliert ihre Anforderungen an die Lieferung und Leistung eines ERP-Anbieters. Dies erfordert, dass Unternehmen vorbereitend darauf ihren Bedarf analysieren. Was gehört alles in ein ERP-Lastenheft? Im Detail umfasst das Lastenheft meistens folgende Kapitel:
- Ausgangssituation
- Ist-Zustand
- Soll-Konzept
- Konditionen
- Anforderungen an den Anbieter und das Projektmanagement
- Lieferumfang
- Abnahmekriterien
Welche Kritik gibt es an ERP-Lastenheften?
Kritikpunkt 1: Zu starr für dynamische Prozesse
ERP-Lastenhefte stehen heutzutage als zentrales Instrument in der Kritik, da sie sehr starr und schnell veraltet sind. Kommt es zu Veränderungen im Projektverlauf – was nicht unüblich, sondern eher der Regelfall ist – sind sie nicht flexibel. Einerseits können sich die Anforderungen, die zu Beginn des Projekts noch relevant waren, innerhalb weniger Monate ändern oder sogar irrelevant werden. Andererseits können Anforderungen hinzukommen – auch aus dem Umstand, dass sie zuvor nicht berücksichtigt wurden. Die Folge: Ein veraltetes Lastenheft, das nicht mehr zu den aktuellen Prozessen passt.
Kritikpunkt 2: Zu hoher Detaillierungsgrad
Häufig verlieren sich Unternehmen in der Erstellung eines sehr detaillierten ERP-Lastenheftes, was den Auswahlprozess unnötig verkompliziert. Außerdem führt ein hoher Detaillierungsgrad dazu, dass der ERP-Anbieter kaum die Möglichkeit hat, innovative Ideen oder moderne Ansätze für Prozessoptimierungen einzubringen. Nicht nur das, manchmal ist es auch empfehlenswert, Prozesse etwas anders zu handhaben, damit sie näher an den Systemstandard rücken und das System so updatefähig bleibt. Diese Flexibilität nehmen sich Unternehmen, wenn sie alles im Detail vorgeben.
Kritikpunkt 3: Vollständiges ERP-Lastenheft erfordert hohe Expertise
Ein weiterer Kritikpunkt an ERP-Lastenheften ist der, dass viele Unternehmen gar nicht über das Fachwissen verfügen, um diese vollständig und korrekt zu erarbeiten. Dies führt in der Praxis zu Missverständnissen oder lückenhaften Anforderungen. Das hat auch damit zu tun, dass die zuständigen Mitarbeitenden möglicherweise gar nicht wissen, wie moderne ERP-Systeme funktionieren. Dementsprechend planen sie vielleicht unnötige Funktionen ein oder übersehen wichtige Features.
Kritikpunkt 4: Unnötig teuer und aufwändig
Wer ERP-Lastenhefte kennt, wird sich vorstellen können, dass die Erstellung sehr zeitaufwändig ist. Teams müssen in Workshops zusammenfinden, Anforderungen formulieren und gemeinsam ausarbeiten. Es kostet Unternehmen sowohl Geld, ihre Ressourcen derart zu binden als auch Zeit, die anders wertvoller eingesetzt werden könnte.
So gehen wir vor
Aus den genannten Kritikpunkten halten wir nicht viel von ERP-Lastenheften und widmen uns seit vielen Jahren agilen Methoden. Statt sich in einer starren Struktur zu verlieren, können Unternehmen so einfacher flexibel auf Veränderungen im Prozess reagieren.
Wie initiieren Unternehmen also Projekte mit uns und wie erfolgt eine ERP-Einführung mit anaptis? Statt sämtliche schriftliche Ausarbeitungen einzufordern, setzen wir auf eine partnerschaftliche Projektmethodik, treten in den Dialog und definieren Anforderungen gemeinsam. Das heißt konkret: Wir veranstalten gemeinsame Workshops, in denen wir mit agilen Projektansätzen wie Design Thinking Methoden ans Ziel gelangen. Diese Methodik ermöglicht eine stärkere Zusammenarbeit mit dem Anbieter (schon vor der Entscheidung), beschleunigt den Auswahlprozess und führt häufig zu besseren Ergebnissen. Zusammenfassend machen agile Methoden aus unserer Sicht das Lastenheft oft überflüssig.
