ERP-Prozessmodellierung: Warum Ist-Prozesse nicht ungeprüft übernommen werden sollten

ERP-Projekte sind strategisch wichtig, aber zugleich oft risikoreich. Eine der größten Stolperfallen, die wir bei anaptis immer wieder beobachten: Unternehmen möchten bestehende Prozesse 1:1 übernehmen, ohne sie kritisch zu hinterfragen.

Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Das Motto „Das haben wir schon immer so gemacht“ führt schnell zu ineffizienten Abläufen, Sonderlösungen und unnötiger Komplexität. Genau diese Altlasten werden dann ungefiltert in ein modernes ERP-System übertragen – mit spürbaren Folgen für Budget, Zeitplan und Wartbarkeit.

In diesem Beitrag zeigen wir, warum Ist-Prozesse keine Blaupause sein dürfen, wie Sie Prozesse sinnvoll hinterfragen und daraus zukunftsfähige Soll-Prozesse entwickeln.

Warum Ist-Prozesse kritisch hinterfragt werden müssen

„Früher haben Kund/-innen oft gesagt ‚Wir wollen genau das wiederhaben, was wir in NAV 2016 hatten‘. Ich finde es aber wichtig, die Ist-Prozesse vorher zu prüfen: Macht das heute noch Sinn oder können wir das besser lösen?“, Daniel R., Projektleiter anaptis GmbH

Denn würden wir Prozesse in unseren ERP-Projekten mit Kund/-innen unverändert in ERP-Systeme übernehmen, hätte das folgende Konsequenzen:

• Neue Möglichkeiten bleiben ungenutzt, wenn nur alte Strukturen nachgebaut werden
• Historische Sonderlösungen werden technisch reproduziert
• Standardfunktionen der ERP-Software bleiben ungenutzt
• Updates und Wartung werden aufwendig, da Individualentwicklungen blockieren

Gerade bei Cloud-ERP-Systemen ist dies kritisch. Zu viele Altprozesse wirken sich langfristig negativ auf Updatefähigkeit, Innovationsgeschwindigkeit und Skalierbarkeit aus – zentrale Vorteile moderner ERP-Plattformen.

Unser dringender Rat: Bevor ein Prozess ins ERP-System überführt wird, sollte jeder einzelne Schritt bewusst hinterfragt werden.

Drei Wege zum Upgrade – und warum dieser Artikel den dritten Weg beschreibt

An dieser Stelle ist wichtig zu betonen: Nicht jedes Unternehmen muss sofort alles neu denken. Deshalb bieten wir im Rahmen von Upgrade-Projekten bewusst drei Vorgehensweisen an:

• Nur die technische Basis (1:1 Migration): Prozesse werden unverändert übernommen. Dieser Weg ist sinnvoll, wenn aktuell keine Kapazität für ein größeres Organisationsprojekt besteht oder wenn der Versionssprung eher klein ist und es keine großen Neuerungen im Standard gibt bzw. keine technischen neuen Möglichkeiten.
• Abteilungsweise Migration: Prozesse werden schrittweise je Fachbereich modernisiert. Besonders geeignet für größere Organisationen mit komplexen Strukturen.
• Vollumfänglicher Neustart (im Fokus des Artikels): Prozesse werden zunächst optimiert und anschließend sauber in Business Central neu aufgebaut. Das Ergebnis: klare Abläufe, bessere Nutzung von Standards, Zukunftssicherheit.

Der dritte Weg ist zwar initial anspruchsvoller, reduziert jedoch langfristig Projektkosten, Customizing-Aufwand und spätere Anpassungen erheblich.

Grundlagen der Prozessmodellierung

Bevor die eigentliche Modellierung beginnt, sollten zentrale Begriffe klar sein:

• Ist-Prozesse zeigen, wie Abläufe aktuell inklusive Workarounds, Medienbrüche und historischer Sonderfälle funktionieren.
• Soll-Prozesse beschreiben, wie Abläufe zukünftig effizient, standardisiert und systemkonform umgesetzt werden sollen.

Wichtig: Ist-Prozesse sind die Analysebasis, aber keine Blaupause für die ERP-Umsetzung.

Bevor die Modellierung startet, sollten alle relevanten Stakeholder/-innen eingebunden werden:

• Fachbereiche (Einkauf, Verkauf, Produktion, Finanzwesen)
• IT/Projektleitung
• Management für Grundsatzentscheidungen

Check: Welche Schritte werden heute nur durchgeführt, weil sie „schon immer so waren“? Diese Frage sollte bewusst und offen gestellt werden. Wer mit der Haltung „Früher war es so, das möchte ich genauso wieder“ startet, lässt keinen Spielraum für Optimierungsmöglichkeiten.

Stattdessen ist eine Herangehensweise im Sinne von: „Was ist mein Ziel, was möchte ich mit der Anpassung wirklich erreichen?“ deutlich zielführender. So entsteht Raum für neue Ansätze und zeitgemäße Lösungen.

Schritt 1: Ist-Prozesse aufnehmen und hinterfragen

Definieren Sie je Bereich konkrete Prozesse, z. B. im Einkauf „Bestellanforderung prüfen“, und dokumentieren Sie:

• Prozessstart und -ende
• Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten
• Schnittstellen und Abhängigkeiten

Anschließend erfolgt der wichtigste Teil und damit das kritische Hinterfragen:

• Ist dieser Schritt wirklich notwendig?
• Könnte er automatisiert oder zusammengelegt werden?
• Entsteht hier Mehrwert – oder nur Absicherung?

Sammeln Sie für Ihren ERP-Partner alle relevanten Informationen (Notizen, Screenshots, Sonderfälle). Ziel ist Transparenz, nicht Rechtfertigung bestehender Abläufe.

Schritt 2: Soll-Prozesse entwerfen

Jetzt geht es darum, die zukünftigen Zielprozesse zu definieren. Der Fokus liegt auf Effizienz, Standardisierung und optimaler Nutzung der Business-Central-Funktionen.

Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

• Prüfen Sie systematisch: Welche Abläufe deckt Business Central bereits standardmäßig ab?
• Definieren Sie echte Ausnahmen, die eine Individualisierung rechtfertigen.
• Modellieren Sie Soll-Prozesse vollständig (Ablauf, Rollen, KPIs), zunächst unabhängig vom System.

In unserem Blogbeitrag „Wie Sie Prozessbeschreibungen im ERP-Projekt richtig erstellen“ lernen Sie, wie Sie präzise und praxisnahe Prozessbeschreibungen erstellen.

Optional (bei höherer Reife):

Die Prozesse können direkt in Business Central angelegt und getestet werden – z. B. Genehmigungsworkflows unter Einkauf & Verkauf > Workflows.

Schritt 3: Bewertung, Priorisierung und Review Workshops

Nach der Modellierung sollten Prozesse bewertet werden – z. B. nach:

• Nutzen
• Aufwand
• Compliance-Relevanz
• Änderungsbedarf

Ein Ampelsystem hilft bei der Priorisierung.

Anschließend empfehlen wir Review-Workshops mit allen Fachbereichen, um:

• Widerstände frühzeitig zu erkennen
• Verständnis für Veränderungen zu schaffen
• den Soll-Prozess gemeinsam zu finalisieren

Denn unsere Erfahrung zeigt: Akzeptanz entsteht nicht durch Dokumentation, sondern durch Einbindung.

Praxisbeispiel: Optimierter Einkaufsprozess

Ist-Prozess

Bestellanforderungen über 5.000 € wurden bisher von den unterschiedliche Einkaufs-Sachmitarbeitenden per Teams an den Einkaufs-Teamleiter gesendet. Die Genehmigungen gingen im Alltag teilweise unter und Nachfragen waren nötig. Nach Freigabe wurden Daten manuell ins ERP-System übertragen und Rechnungen am Ende manuell geprüft.

Probleme

• Doppelarbeit
• Genehmigungsloops
• manuelle Arbeit
• mögliche Flüchtigkeitsfehler

Soll-Prozess

Im Workshop wurde folgender Soll-Prozess ausgearbeitet:

• Die Bestellanforderung wird direkt in Business Central erfasst.
• Es wird ein automatischer Genehmigungsworkflow über einen Business Central Workflow getriggert.
• Bei Genehmigung werden Bestellungen direkt aus der Anfrage generiert.
• Die Rechnungsprüfung erfolgt nach Upload im System automatisch.

Ergebnis

Die Vorteile sprechen für sich: Eine Zeitersparnis von 30 %, Fehlerreduktion bei Bestellungen, sowie deutlich reduzierte manuelle Tätigkeiten.