Lesedauer: 6 MinutenEs ist wichtig, Chancen und Risiken von ERP-Systemen zu kennen. Und es erspart Ihnen eine Menge Kopfschmerzen, die Risiken einer ERP-Einführung frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Eine strukturierte Risikoanalyse bei der Software-Einführung hilft Ihnen dabei, mögliche Stolpersteine bereits vor Projektstart sichtbar zu machen. Nicht nur das, es spart Ihnen auch Zeit und Kosten. Um Sie davor zu schützen, zeigen wir in unserem Blogartikel auf, welche Risiken lauern und wie Sie diese identifizieren und vorbeugen können.
Risiken bei einer ERP-Implementierung frühzeitig erkennen
Falsche Einschätzung der Komplexität
Wir würden Ihnen gerne etwas anderes erzählen, aber ein ERP-Projekt ist nicht „mal eben so nebenbei“ gestemmt. Ganz im Gegenteil: Eine ERP-Einführung ist komplex: technische Anforderungen, Schnittstellen, Datenmigration und die Organisation. Diese Fehleinschätzung führt häufig zu Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen. Beispielsweise, indem Meetings wiederholt werden müssen, um Gegebenheiten zu klären oder indem Budgets überschritten werden, weil zusätzliche Anforderungen erst spät erkannt werden.
Wenn man zu viel probiert vorher zu spezifizieren, ist es sehr zeitfressend und oft merkt man erst beim Doing, dass noch etwas fehlt.
Daniel R., Projektleiter, anaptis GmbH
Folgende Lösungsansätze empfehlen wir Ihnen, damit Sie die Komplexität des Projektes bestmöglich einschätzen können:
- Analysieren und dokumentieren Sie den Zeit- und Budgetrahmen so transparent wie möglich. So können Sie wirklich einschätzen, worauf Sie sich einlassen und gehen das ERP-Projekt nicht mit falschen Erwartungen an.
- Führen Sie Risiko-Workshops durch, um mögliche Stolpersteine frühzeitig zu identifizieren. Eine strukturierte Risikoanalyse der Software-Einführung hilft dabei, technische, organisatorische und prozessuale Risiken systematisch zu erfassen. Beziehen Sie dabei verschiedene Fachbereiche ein, denn gerade Mitarbeitende aus der Praxis erkennen Risiken oft schneller als das Projektteam allein.
- Bauen Sie Protoypen und Pilotphasen zum Testen ein, um neue Prozesse und Funktionen frühzeitig zu testen. Dadurch gewinnen Sie Sicherheit im Umgang mit dem System und erkennen mögliche Anpassungsbedarfe, bevor diese später im Projekt teuer oder zeitkritisch werden.
- Planen Sie regelmäßige Review Meetings mit allen relevanten Stakeholdern ein. Diese Termine schaffen Transparenz über den aktuellen Projektstand, ermöglichen schnelles Feedback und helfen dabei, Missverständnisse oder Fehlentwicklungen frühzeitig zu korrigieren.
Außerdem muss eins für Sie klar sein: Die zu erledigende Arbeit kann nicht zu 100 % an den ERP-Dienstleister ausgelagert werden. Es gibt Aufgaben, die wir Ihnen genauso wenig wie irgendein anderer ERP-Anbieter abnehmen können. Dazu zählt beispielsweise die Definition des Ziels.
Zusammenstellung des Projektteams
Das Projektteam ist das Herz Ihres ERP-Projekts, da es die Anforderungen des Unternehmens gegenüber dem ERP-Anbieter vertritt und das ERP-System aktiv mitgestaltet. Daher sollte es gewissenhaft zusammengestellt werden. Erfolgt dies nicht, können Anforderungen von Beginn an lückenhaft sein, Entscheidungen durch fehlende Personen verzögert werden und Widerstände in der Mitarbeiterschaft durch fehlende Motivation herbeigeführt werden.
Also:
- Wählen Sie Ihre Key User sorgfältig aus*. Für die Wahl von Teammitgliedern sollte nicht (einzig) die aktuelle Auslastung zählen. Achten Sie bei der Auswahl von Teammitgliedern auf folgende Kriterien: Vertrautheit mit operativen Prozessen der Abteilung, fachliche Kompetenz, Einfühlungsvermögen sowie Motivation.
- Planen Sie ausreichend Kapazitäten für Tests und Projektarbeit ein, indem Sie Key User im Tagesgeschäft entlasten und Vertretungsregelungen für ihre operativen Aufgaben schaffen.
- Schaffen Sie einheitliche Kommunikationspläne zwischen Unternehmen und Key User.
- Coachen und schulen Sie Ihre Key User, sodass diese ihrer Rolle bestmöglich nachkommen können.
*In unserem Blogartikel „Geeignete Key User für die ERP-Einführung finden“ beschreiben wir Ihnen genauer, welche Anforderungen Sie an Ihr Projektteam stellen sollten.
Es ist entscheidend, dass die Person, die uns an die Hand gegeben wird, für die Aufgabe passt – sonst wird das Projekt nicht funktionieren.
Lena, Projektleiterin, anaptis GmbH
Fehlendes Changemanagement
Das beste ERP-System bringt Ihnen am Ende nichts, wenn Ihre Mitarbeitenden es nicht benutzen möchten oder können.
Die Einführung eines neuen Systems geht mit großen Veränderungen einher. Veränderungen stoßen oftmals erst einmal auf Widerstand Ihrer Mitarbeitenden, was ein großes Risiko für den Erfolg des ERP-Projekts darstellt. Dinge, die Ihre Mitarbeitenden beschäftigen werden, sind:
- Ist diese Veränderung wirklich notwendig?
- Werde ich durch diese neuen, IT-gestützten Systeme ersetzt?
Im Worst Case lehnen sie das System ab und nutzen es nicht.
Man muss die Realität und die Fakten auf den Tisch bringen. Sonst gibt es keine gute Lösung.
Andrej, Projektleiter, anaptis GmbH
Das Zauberwort, um dem entgegenzuwirken, lautet: (Change) Kommunikation:
- Nehmen Sie die Mitarbeitenden von Beginn an mit, indem Sie eine Change-Strategie aufstellen und die Kommunikation mit und Beteiligung der Mitarbeitenden identifizieren.
- Definieren Sie die richtigen Key User (s. vorheriges Kapitel).
- Stellen Sie sicher, dass Sie permanent Feedback einholen und die Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden erfragen (z. B. Umfragen, Workshops).
- Kommunizieren Sie das Ziel des Projekts und vor allem die Vorteile, die es langfristig haben wird.
Lesen Sie auch gerne nach, wie wir als IT-Dienstleister das Changemanagement in unsere Projekte integrieren, um Ihnen und Ihrem Team bei der Umstellung zu helfen.
Auswahl eines unpassenden Systems
Wir wissen, dass das ERP-Umfeld komplex und der Markt teilweise schwer zu überblicken ist. Branchenlösungen vs. Standard-ERP, Cloud-Lösung vs. lokaler Installation (On-Premises) – die Auswahl ist groß. Hinzu kommt: In vielen Unternehmen haben sich in den letzten Jahren nicht nur die technischen Gegebenheiten grundlegend verändert, sondern auch Strukturen, Prozesse und Anforderungen.
Somit besteht das Risiko, die falsche Wahl zu treffen und sich für ein unpassendes System zu entscheiden. Ist das passiert, kann das verheerende Folgen haben, beispielsweise:
- Die Software deckt nicht alle Anforderungen ab (zu limitiert).
- Die Software hat zu viele Funktionalitäten, die gar nicht benötigt werden (zu komplex).
- Die Software steht in Konflikt mit Ihren rechtlichen Anforderungen.
Eine falsche Wahl kann später teuer werden. Nehmen Sie sich also genug Zeit für die Wahl, um vorher eine vernünftige Vorbereitung, Analyse Ihrer Anforderungen und Definition der Prozesse durchzuführen.
Was wir Ihnen empfehlen:
- Dokumentieren Sie Ihre Use Cases detailliert (täglich vs. Ausnahmefälle).
- Definieren Sie Ihre Entscheidungskriterien (z. B. Erweiterbarkeit).
- Führen Sie einen Anforderungsworkshops mit allen Fachbereichen durch.
- Halten Sie System-Workshops mit mehreren Anbietern ab.
- Planen Sie ausreichend Testing-Zeit vor dem Go-Live ein.
Methodik-Konflikte: Agil vs. klassisch
Wenn Sie ein ERP-Projekt angehen, stehen Sie vor der methodischen Entscheidung: agil, klassisch oder hybrid? Eine falsche Methodik kann zu Chaos, fehlender Struktur oder ineffizienten Abläufen führen.
Entscheiden Sie sich für ein zu starres, klassisches Vorgehen, führt dies zu sehr langen Spezifikationsphasen und häufig einer geringen Anpassungsfähigkeit.
Ich arbeite bevorzugt agil, weil es oft leichter ist, beim Doing Anpassungen vorzunehmen. Aber es muss eine gesunde Mischung aus Planung und Flexibilität geben.
Daniel R., Projektleiter, anaptis GmbH
Unserer Erfahrung nach reduzieren agile Methoden die Risiken im ERP-Projekt, weil sie Flexibilität bei Anforderungen bieten, insbesondere bei komplexen Prozessen. In der Realität fahren wir im Rahmen der anaptis Projektmethodik häufig eine hybride Vorgehensweise, um eine gewisse Struktur und Anpassungsfähigkeit zu verbinden. Besonders wichtig sind uns: Arbeit in Sprints inkl. Review Meetings, ausgiebige Pilot- und Prototypingzyklen und das regelmäßige Einholen von Feedback.
Es hängt sehr vom Projekt ab – manchmal lohnt sich ein klassisches Vorgehen, besonders wenn man wenig über den Prozess weiß.
Andrej, Projektleiter, anaptis GmbH
Unzureichende Verantwortlichkeiten im ERP-Projekt
Ohne eine klare Governance-Struktur, definierte Rollen und feste Entscheidungswege kann ein ERP-Projekt schnell unübersichtlich werden. Entscheidungen bleiben liegen, weil nicht klar ist, wer sie treffen darf, Abstimmungen ziehen sich unnötig in die Länge und der Überblick über das Projekt geht verloren.
Aus unserer Erfahrung zeigt sich in solchen Situationen häufig: Verzögerungen entstehen nicht durch die Technik, sondern durch fehlende Klarheit bei Zuständigkeiten. Wenn von Beginn an transparent geregelt ist, wer welche Verantwortung trägt und wie Entscheidungen getroffen werden, schaffen Sie Struktur, vermeiden Konflikte und behalten jederzeit die Kontrolle über Ihr Projekt.
Ich probiere erst im kleinen Kreis zu klären, wer was entscheiden kann, bevor wir größere Eskalationen starten.
Daniel R., Projektleiter, anaptis GmbH
Kein klarer Projektleiter = kein Projektstart. Ohne Zuständigkeiten entstehen sofort Missverständnisse und Verzögerungen.
Lena, Projektleiterin, anaptis GmbH
Je nach Unternehmens- und Projektgröße empfehlen Ihnen wir folgende Ansätze:
- Definieren Sie die Projektleitung (+ ggf. Lenkungsausschuss sowie Eskalationspfade).
- Legen Sie eine Governance-Struktur zu Projektbeginn fest.
- Dokumentieren und kommunizieren Sie Entscheidungswege.
- Planen Sie regelmäßige Governance-Meetings ein.
- Definieren Sie Eskalationsmechanismen (Wer greift wann ein).
Individuelle Risiken im ERP-Projekt
Machen Sie sich auch Gedanken darüber, welche weiteren Stolperfallen in Ihrem individuellen Fall noch auftauchen können. Diese können beispielsweise branchenspezifisch, technologisch, regional oder persönlich sein. Von vornherein gänzlich vermeiden, lassen sich Risiken bei der ERP-Einführung nicht. Aber das ist ganz normal und kein Grund dafür, die Finger von dem Projekt zu lassen. Schließlich bietet eine ERP-Einführung individuell je Unternehmen vor allem eine Reihe von Vorteilen und Chancen.
Risiken im ERP-Projekt: Mit der richtigen Vorbereitung gut beherrschbar
Nach der Betrachtung der verschiedenen Stolperfallen wird deutlich: Die meisten Risiken einer ERP-Einführung entstehen nicht zufällig, sondern lassen sich durch gute Vorbereitung aktiv reduzieren. Eine realistische Einschätzung der Projektkomplexität, die Auswahl geeigneter Key User, ein durchdachtes Change Management und klare Verantwortlichkeiten bilden eine stabile Grundlage für ein erfolgreiches ERP-Projekt.
Ebenso wichtig ist die Zusammenarbeit mit dem richtigen ERP-Partner. Gemäß unserer langjährigen Erfahrung ist eine ERP-Einführung kein klassisches Kunden-Dienstleister-Projekt, sondern eine enge Zusammenarbeit über viele Monate hinweg. Umso wichtiger ist es, dass neben der fachlichen Expertise auch die persönliche Zusammenarbeit funktioniert. Wenn beide Seiten offen kommunizieren, Erfahrungen teilen und gemeinsam Lösungen entwickeln, lassen sich auch unerwartete Herausforderungen im Projekt gut bewältigen.
Fazit
ERP-Einführungen sind anspruchsvolle Projekte – technisch, organisatorisch und menschlich. Wie die zuvor beschriebenen sieben Stolperfallen zeigen, entstehen Risiken häufig nicht durch einzelne Fehler, sondern durch fehlende Klarheit bei Verantwortlichkeiten, unzureichende Einbindung von Key Usern, schwaches Change Management oder eine unpassende Projektmethodik. Gleichzeitig gilt: Diese Risiken lassen sich aktiv steuern, wenn sie frühzeitig erkannt und gezielt adressiert werden.
Machen Sie sich daher von dem Gedanken frei, dass während der ERP-Einführung alles haargenau nach Plan laufen wird und keine Fehler passieren. In solchen Projekten sind meist viele Personen beteiligt, und oft treten unvorhergesehene Veränderungen auf – etwa neue Anforderungen oder personelle Wechsel. Die gute Nachricht ist jedoch: Wenn Sie sich gründlich vorbereiten und mit einem verlässlichen ERP-Partner zusammenarbeiten, können Sie Risiken gemeinsam im Blick behalten, frühzeitig gegensteuern und so die Grundlage für einen erfolgreichen Go-Live schaffen.
Bei Fragen zur ERP-Einführung oder zu den Risiken wenden Sie sich gerne an uns und schreiben Sie uns einfach eine kurze Nachricht.
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