Microsoft Copilot in Business Central: KI, die begeistert

Die Funktion „Daten in Listen analysieren“ ermöglicht es, Rohdaten in aussagekräftige Zusammenfassungen zu transformieren. Mit dem Analyse-Assistenten (Copilot) können Listenseiten in Business Central analysiert werden, indem Sie einfach beschreiben, welche Informationen Sie benötigen. Copilot erstellt daraufhin automatisch Summen, Pivot-Tabellen und Filter, um die gewünschten Daten zu finden, ohne dass komplexe technische Skills erforderlich sind. Diese Funktion ist für die meisten Business Central-Daten verfügbar und unterstützt die Berechnung, Zusammenfassung und Untersuchung von Daten. Dazu wird eine Analyseregisterkarte erstellt, in der die Daten transformiert werden können.

Copilot hilft dabei, Daten auf Seiten und in Abfragen zu organisieren, zu aggregieren und zusammenzufassen, sodass sie für die Analyse und Gewinnung aussagekräftiger Erkenntnisse besser geeignet sind. Die Analyseunterstützung hilft nur, Daten zu organisieren und anzuzeigen, liefert jedoch keine direkten Erkenntnisse oder Schlussfolgerungen zu den Daten – dafür ist immer noch der Mensch notwendig.

Diese Funktion basiert auf den Entwicklertools für Copilot in Business Central und verwendet den Azure OpenAI Service. Wichtig zu beachten ist, dass die Geschäftsdaten der Kundschaft von der KI nicht selbst erstellt, geändert oder aktualisiert werden. Copilot kann manuelle Arbeit unterstützen oder sogar abnehmen, was die Datenanalyse erheblich erleichtert.

Achtung: Hierbei handelt es sich aktuell noch um eine Vorschauversion. Diese Funktion ist aktuell noch nicht generell verfügbar. Außerdem ist diese Funktion aktuell nur auf Englisch vollständig unterstützt, was bedeutet, dass die deutsche Sprache möglicherweise nicht wie vorgesehen funktioniert.

Video: KI-gestützte Analyse mit Copilot in Business Central

Die Funktion „Bankkontoabstimmung mit Copilot“ in Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglicht es, Banktransaktionen effizient mit Sachbucheinträgen abzugleichen. Indem Sie Kontoauszüge in Copilot importieren, analysiert dieser die Daten mithilfe eingebauter Regeln und leistungsstarker KI. Copilot vergleicht Transaktionsbeschreibungen, Beträge und Daten, um Übereinstimmungen in Ihren Sachbucheinträgen zu finden, selbst wenn mehrere Buchungen zu einem einzigen Eintrag konsolidiert sind.

Wenn nicht zugeordnete Transaktionen identifiziert werden, schlägt Copilot passende Sachkonten vor, indem er die Transaktionsbeschreibung mit Sachkontonamen vergleicht. Bei wiederkehrenden Zahlungen können Transaktionsdetails für zukünftige Abgleiche gespeichert werden. Diese Funktion verbessert die Zuordnung von Transaktionen erheblich und reduziert die Anzahl der nicht abgeglichenen Transaktionen durch optimierte Ausgleichsvorschläge.

Die Funktion ist auf Deutsch verfügbar und basiert auf den Entwicklertools für Copilot in Business Central, die den Azure OpenAI Service verwenden. Wichtig ist, dass die Geschäftsdaten der Kundschaft von der KI nicht selbst erstellt, geändert oder aktualisiert werden. Der KI-gesteuerte Transaktionsabgleich ergänzt die regelbasierte Abgleichung und sorgt für eine effizientere Bankkontoabstimmung.

Video: Bankkontoabstimmung mit Copilot in Business Central

Wir haben die Funktion in fünf verschiedenen Szenarien getestet. Die Ergebnisse sehen Sie im folgenden Video:

Video: Test der Bankkontoabstimmung mit Copilot in Business Central

Die Funktion „Verkaufszeilen mit Copilot erstellen“ in Business Central ermöglicht es Ihnen, Verkaufszeilen effizient und präzise zu generieren. Sie können Verkaufszeilen aus einer Datei vorschlagen, indem Sie im Verkaufsdokument die Aktion „Verkaufszeilen vorschlagen“ und „Verkaufszeilen aus Datei vorschlagen“ verwenden. Hierbei können Sie eine CSV-Datei anhängen und die Spalten in der Ansicht „Spaltenzuordnung“ qualifizieren.

Alternativ können Sie Details aus einer Kunden-E-Mail kopieren und in das Copilot-Fenster einfügen. Copilot identifiziert die genannten Artikel und schlägt passende Produkte aus Ihrem Katalog vor. Zudem können Sie frühere Bestellungen referenzieren oder Produkte mit wenigen Worten beschreiben, und Copilot findet die entsprechenden Artikel. Die Vorschläge können direkt in die Bestellung eingefügt werden. Verbesserte Produktsuche und schnelles Finden von Produkten sind weitere Vorteile dieser Funktion.

Achtung: Diese Funktion wurde bisher nur in Englisch validiert und wird nur in Englisch unterstützt. Daher kann es sein, dass es in der deutschen Sprachversion zu weniger genauen Ergebnissen kommt.

Video: Verkaufszeilen erstellen mit Copilot in Business Central

Im Rahmen der Dynamics 365 Business Central Release Wave 2 aus 2023 wurde unter anderem diese Funktion im Bereich Marketing ausgerollt: Nun können Marketing-Textvorschlägen (Produktbeschreibungen für Artikel), beispielsweise für die Veröffentlichung in Shops wie Shopify, generiert werden. Dazu wird im Bereich Marketingtext das Feld „Entwurf mit Copilot“ angeklickt. Der erstellte Text kann dann behalten, erneut generiert oder gelöscht werden.

Folgendermaßen sieht der Marketing Copilot aus:

Die Funktion „E-Rechnungsabgleich mit Copilot“ automatisiert den Empfang und die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen, indem sie die Zuordnung und den Abgleich unterstützt. Anstatt eingehende Rechnungen manuell mit Bestellungen abzugleichen, analysiert Copilot die E-Rechnung und vergleicht die Positionen mit den Bestellzeilen. Dabei werden Ähnlichkeiten in Beschreibungen, Maßeinheiten, verfügbare Mengen zur Fakturierung und Beträge berücksichtigt.

Copilot signalisiert Abweichungen, die innerhalb der Toleranzgrenze liegen, und identifiziert Positionen, die unterschiedlich aufgeteilt oder gruppiert sind. Sie können die abgeglichene Rechnung überprüfen und bei Übereinstimmung auf die Bestellung anwenden. Besonders interessant ist diese Automatisierung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Möchten Sie mehr zum Thema E-Rechnung erfahren, schauen Sie sich gerne die zugehörige Seite an: E-Rechnung.

Mit der Release Wave 1 2025 werden nun eine 80%ige Zeichenfolgenübereinstimmung sowie Artikelreferenzen und Sachkontenzuordnungen in den Abgleich mit einbezogen. Außerdem können Zuordnungsregeln erstellt und für den zukünftigen Gebrauch gespeichert werden.

Achtung: Hierbei handelt es sich aktuell noch um eine Vorschauversion. Diese Funktion ist aktuell noch nicht generell verfügbar. Außerdem ist diese Funktion aktuell nur auf Englisch vollständig unterstützt, was bedeutet, dass die deutsche Sprache möglicherweise nicht wie vorgesehen funktioniert.

Video: E-Rechnungsabgleich mit Copilot in Business Central

Nehmen Sie an, Sie möchten einen Artikel verkaufen, der allerdings nicht mehr auf Lager ist. Der Verkauf eines Ersatzartikels aus Ihrem umfangreichen Sortiment bietet sich an. Diesen manuell herauszusuchen, ist zeitaufwändig und fehleranfällig, da einige Artikel sich deutlich von dem gewünschten Artikel unterscheiden können.

Da kommt nun Copilot ins Spiel. Dazu können Sie in der Produktansicht auf das Feld „Ersatzartikel hinzufügen“ klicken. In der darauffolgenden Ansicht erscheint nun der Copilot Button, über welchen Sie den Prompt zur Ersatzartikelsuche geben können. Copilot sucht dann in der Datenbank nach ähnlichen Produkten. Im nächsten Schritt werden Produktvorschläge mit Konfidenzintervallen ausgegeben, welche angeben, wie gut das vorgeschlagene Produkt das gesuchte substituiert.

Achtung: Hierbei handelt es sich aktuell noch um eine Vorschauversion. Diese Funktion ist aktuell noch nicht generell verfügbar.

Video: Artikel-Ersatz mit Copilot

Copilot hilft auch bei der Produktanlage, indem er auf Informationen von vorhandenen Produkten bezüglich Varianten, Maßeinheiten, Substituten und Dimensionen zurückgreift und Vorschläge erstellt.

Es ist allerdings zu beachten, dass gute Produktbeschreibungen von Nöten sind, um sich sinnvolle Ergebnisse ausgeben zu lassen. Bisher wurde die Funktion nur in Englisch getestet. Deswegen kann es zu Fehlern in der Deutschen Sprachversion kommen. Des Weiteren könnte es zu Verzögerungen kommen, nachdem neue Artikel hinzugefügt wurden.

Die Funktion „Chat with Copilot“ für Dynamics 365 Business Central wurde in der Release Wave 2 von 2024 ausgerollt. Dabei unterstützt der Chat mit Copilot bei Aufgaben, die andererseits mit zeitlichem Aufwand verbunden wären, wie z. B. das Heraussuchen eines Angebotes oder die Abfrage der Verfügbarkeit eines Artikels. Das folgende Video zeigt, wie einfach dies funktioniert:

Video: Chatten mit Copilot in Business Central

In der Release Wave 1 von 2025 kamen nun die folgenden Funktionen hinzu: Sie können nun Fragen zu Inhalten aus installierten Add-On-Apps stellen. Copilot nutzt die von Apps bereitgestellte Dokumentation zur Beantwortung der Fragen. Zudem gibt es das „Frag Copilot“-Symbol in QuickInfos für angepasste Felder, die aus installierten Apps stammen.

Mal angenommen, Sie befinden sich auf einer Karten- oder Dokumentseite und möchten sich schnell einen Überblick verschaffen. Das geht ganz einfach mit der neuen Funktion „Zusammenfassen“. Damit fassen Sie einen Datensatz in ein paar kurzen Aufzählungspunkten zusammen. Zur Erstellung der Zusammenfassung nutzt Copilot Daten der aktuellen Seite, von Infoboxen und von verwandten Seiten und Statistiken. Das Besondere hierbei ist, dass die Zusammenfassungen auf die jeweilige Rolle zugeschnitten sind (z. B. sieht der Geschäftsführer andere Informationen als ein Lagermitarbeiter).

Achtung: Hierbei handelt es sich aktuell noch um eine Vorschauversion. Diese Funktion ist aktuell noch nicht generell verfügbar.

Der Sales Order Agent optimiert die Bestellvorgänge und automatisiert Routineaufgaben in der Auftragsabwicklung. Er erfasst Verkaufsaufträge direkt aus Kunden-E-Mails und wandelt sie in Verkaufsaufträge um. Zudem beschleunigt er die Erstellung von Verkaufsangeboten, indem er die Verfügbarkeit von Artikeln überprüft und diese Informationen zur Angebotserstellung nutzt. Dies ermöglicht mehr Zeit für die Kundenbetreuung, verbessert die Genauigkeit der Aufträge und beschleunigt die Abwicklung.

Der Agent integriert sich nahtlos mit EDI- und E-Commerce-Tools, um die Vertriebsprozesse weiter zu vereinfachen. Der Sales Order Agent wird voraussichtlich im Juli 2025 allgemein verfügbar sein.

Video: Der Sales Order Agent für Dynamics 365 Business Central

Wenn Sie anhand einer Live-Demo erfahren möchten, wie der Sales Order Agent auf eine reale Kundenanfrage reagiert und infolge dessen automatisch ein Angebot und E-Mails erstellt, schauen Sie sich unser neues Video an:

Video: Live-Demo: So reagiert der Sales Order Agent auf eine reale Kundenanfrage