Effizienter arbeiten mit Business Central und Microsoft Copilot

Achtung: Hierbei handelt es sich aktuell noch um eine Vorschauversion. Diese Funktion ist aktuell noch nicht generell verfügbar. Außerdem ist diese Funktion aktuell nur auf Englisch vollständig unterstützt, was bedeutet, dass die deutsche Sprache möglicherweise nicht wie vorgesehen funktioniert.

Die Funktion “Daten in Listen analysieren“ ermöglicht es, Rohdaten in aussagekräftige Zusammenfassungen zu transformieren. Mit dem Analyse-Assistenten (Copilot) können Listenseiten in Business Central analysiert werden, indem Sie einfach beschreiben, welche Informationen Sie benötigen. Copilot erstellt daraufhin automatisch Summen, Pivot-Tabellen und Filter, um die gewünschten Daten zu finden, ohne dass komplexe technische Skills erforderlich sind. Diese Funktion ist für die meisten Business Central-Daten verfügbar und unterstützt die Berechnung, Zusammenfassung und Untersuchung von Daten. Dazu wird eine Analyseregisterkarte erstellt, in der die Daten transformiert werden können.

Copilot hilft dabei, Daten auf Seiten und in Abfragen zu organisieren, zu aggregieren und zusammenzufassen, sodass sie für die Analyse und Gewinnung aussagekräftiger Erkenntnisse besser geeignet sind. Die Analyseunterstützung hilft nur, Daten zu organisieren und anzuzeigen, liefert jedoch keine direkten Erkenntnisse oder Schlussfolgerungen zu den Daten – dafür ist immer noch der Mensch notwendig.

Diese Funktion basiert auf den Entwicklertools für Copilot in Business Central und verwendet den Azure OpenAI Service. Wichtig zu beachten ist, dass die Geschäftsdaten der Kundschaft von der KI nicht selbst erstellt, geändert oder aktualisiert werden. Copilot kann manuelle Arbeit unterstützen oder sogar abnehmen, was die Datenanalyse erheblich erleichtert.

Video: KI-gestützte Analysis mit Copilot in Business Central

Die Funktion “Bankkontoabstimmung mit Copilot” in Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglicht es, Banktransaktionen effizient mit Sachbucheinträgen abzugleichen. Indem Sie Kontoauszüge in Copilot importieren, analysiert dieser die Daten mithilfe eingebauter Regeln und leistungsstarker KI. Copilot vergleicht Transaktionsbeschreibungen, Beträge und Daten, um Übereinstimmungen in Ihren Sachbucheinträgen zu finden, selbst wenn mehrere Buchungen zu einem einzigen Eintrag konsolidiert sind.

Wenn nicht zugeordnete Transaktionen identifiziert werden, schlägt Copilot passende Sachkonten vor, indem er die Transaktionsbeschreibung mit Sachkontonamen vergleicht. Bei wiederkehrenden Zahlungen können Transaktionsdetails für zukünftige Abgleiche gespeichert werden. Diese Funktion verbessert die Zuordnung von Transaktionen erheblich und reduziert die Anzahl der nicht abgeglichenen Transaktionen durch optimierte Ausgleichsvorschläge.

Die Funktion ist auf Deutsch verfügbar und basiert auf den Entwicklertools für Copilot in Business Central, die den Azure OpenAI Service verwenden. Wichtig ist, dass die Geschäftsdaten der Kundschaft von der KI nicht selbst erstellt, geändert oder aktualisiert werden. Der KI-gesteuerte Transaktionsabgleich ergänzt die regelbasierte Abgleichung und sorgt für eine effizientere Bankkontoabstimmung.

Video: Bankkontoabstimmung mit Copilot in Business Central

Achtung: Diese Funktion wurde bisher nur in Englisch validiert und wird nur in Englisch unterstützt. Daher kann es sein, dass es in der deutschen Sprachversion zu weniger genauen Ergebnissen kommt.

Die Funktion “Verkaufszeilen mit Copilot erstellen” in Business Central ermöglicht es Ihnen, Verkaufszeilen effizient und präzise zu generieren. Sie können Verkaufszeilen aus einer Datei vorschlagen, indem Sie im Verkaufsdokument die Aktion “Verkaufszeilen vorschlagen” und “Verkaufszeilen aus Datei vorschlagen” verwenden. Hierbei können Sie eine CSV-Datei anhängen und die Spalten in der Ansicht “Spaltenzuordnung” qualifizieren. Alternativ können Sie Details aus einer Kunden-E-Mail kopieren und in das Copilot-Fenster einfügen. Copilot identifiziert die genannten Artikel und schlägt passende Produkte aus Ihrem Katalog vor. Zudem können Sie frühere Bestellungen referenzieren oder Produkte mit wenigen Worten beschreiben, und Copilot findet die entsprechenden Artikel. Die Vorschläge können direkt in die Bestellung eingefügt werden. Verbesserte Produktsuche und schnelles Finden von Produkten sind weitere Vorteile dieser Funktion.

Video: Verkaufszeilen erstellen mit Copilot in Business Central

Im Rahmen der Dynamics 365 Business Central Release Wave 2 aus 2023 wurde unter anderem diese Funktion im Bereich Marketing ausgerollt: Nun können Marketing-Textvorschlägen (Produktbeschreibungen für Artikel), beispielsweise für die Veröffentlichung in Shops wie Shopify, generiert werden. Dazu wird im Bereich Marketingtext das Feld “Entwurf mit Copilot” angeklickt. Der erstellte Text kann dann behalten, erneut generiert oder gelöscht werden.

Folgendermaßen sieht der Marketing Copilot aus:

Achtung: Diese Funktion wurde bisher nur in Englisch validiert und wird nur in Englisch unterstützt. Daher kann es sein, dass es in der deutschen Sprachversion zu weniger genauen Ergebnissen kommt.

Die Funktion “E-Rechnungsabgleich mit Copilot” automatisiert den Empfang und die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen, indem sie die Zuordnung und den Abgleich unterstützt. Anstatt eingehende Rechnungen manuell mit Bestellungen abzugleichen, analysiert Copilot die E-Rechnung und vergleicht die Positionen mit den Bestellzeilen. Dabei werden Ähnlichkeiten in Beschreibungen, Maßeinheiten, verfügbare Mengen zur Fakturierung und Beträge berücksichtigt. Copilot signalisiert Abweichungen, die innerhalb der Toleranzgrenze liegen, und identifiziert Positionen, die unterschiedlich aufgeteilt oder gruppiert sind. Sie können die abgeglichene Rechnung überprüfen und bei Übereinstimmung auf die Bestellung anwenden. Besonders interessant ist diese Automatisierung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Möchten Sie mehr zum Thema E-Rechnung erfahren, schauen Sie sich gerne die zugehörige Seite an: E-Rechnung.

Video: E-Rechnungsabgleich mit Copilot in Business Central

Achtung: Hierbei handelt es sich aktuell noch um eine Vorschauversion. Diese Funktion ist aktuell noch nicht generell verfügbar.

Nehmen Sie an, Sie möchten einen Artikel verkaufen, der allerdings nicht mehr auf Lager ist. Der Verkauf eines Ersatzartikels aus Ihrem umfangreichen Sortiment bietet sich an. Diesen manuell herauszusuchen, ist zeitaufwändig und fehleranfällig, da einige Artikel sich deutlich von dem gewünschten Artikel unterscheiden können. Da kommt nun Copilot ins Spiel. Dazu können Sie in der Produktansicht auf das Feld „Ersatzartikel hinzufügen“ klicken. In der darauffolgenden Ansicht erscheint nun der Copilot Button, über welchen Sie den Prompt zur Ersatzartikelsuche geben können. Copilot sucht dann in der Datenbank nach ähnlichen Produkten. Im nächsten Schritt werden Produktvorschläge mit Konfidenzintervallen ausgegeben, welche angeben, wie gut das vorgeschlagene Produkt das gesuchte substituiert.

Video: Artikel-Ersatz mit Copilot

Copilot hilft auch bei der Produktanlage, indem er auf Informationen von vorhandenen Produkten bezüglich Varianten, Maßeinheiten, Substituten und Dimensionen zurückgreift und Vorschläge erstellt.

Es ist allerdings zu beachten, dass gute Produktbeschreibungen von Nöten sind, um sich sinnvolle Ergebnisse ausgeben zu lassen. Bisher wurde die Funktion nur in Englisch getestet. Deswegen kann es zu Fehlern in der Deutschen Sprachversion kommen. Des Weiteren könnte es zu Verzögerungen kommen, nachdem neue Artikel hinzugefügt wurden.

Die Funktion “Chat with Copilot” für Dynamics 365 Business Central wurde in der Release Wave 2 von 2024 ausgerollt. Dabei unterstützt der Chat mit Copilot bei Aufgaben, die andererseits mit zeitlichem Aufwand verbunden wären, wie z. B. das Heraussuchen eines Angebotes oder die Abfrage der Verfügbarkeit eines Artikels. Das folgende Video zeigt, wie einfach dies funktioniert:

Video: Chat using Copilot

Der Sales Order Agent optimiert die Bestellvorgänge und automatisiert Routineaufgaben in der Auftragsabwicklung. Er erfasst Verkaufsaufträge direkt aus Kunden-E-Mails und wandelt sie in Verkaufsaufträge um. Zudem beschleunigt er die Erstellung von Verkaufsangeboten, indem er die Verfügbarkeit von Artikeln überprüft und diese Informationen zur Angebotserstellung nutzt. Dies ermöglicht mehr Zeit für die Kundenbetreuung, verbessert die Genauigkeit der Aufträge und beschleunigt die Abwicklung. Der Agent integriert sich nahtlos mit EDI- und E-Commerce-Tools, um die Vertriebsprozesse weiter zu vereinfachen. Der Sales Order Agent wird voraussichtlich zu Beginn des Jahres 2025 allgemein verfügbar sein.

Video: Der Sales Order Agent für Dynamics 365 Business Central

Neben Dynamics 365 ist der Copilot auch in die Power Platform integriert und unterstützt beispielsweise bei der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben oder der Entwicklung von Apps. So kann der Copilot helfen:

• Power Apps: Mit Copilot können Sie eine App erstellen, einschließlich der dahinter stehenden Daten, indem Sie einfach beschreiben, was Sie benötigen.
• Power Automate: Mit Copilot können Sie einen Flow erstellen, indem Sie beschreiben, was Sie benötigen (inkl. erforderlicher Parameter), Änderungen an Ihrem Flow vornehmen (z. B. Aktualisierung, Ersatz) oder Fragen zu Ihrem Flow beantworten lassen.
• Power BI: Mit Copilot in Power BI können Sie Berichte erstellen, DAX-Abfragen schreiben und Zusammenfassungen generieren. Beschreiben Sie einfach in natürlicher Sprache, was Sie benötigen und Copilot erledigt den Rest.
• Power Pages: Mit Copilot in Power Pages können Sie einfacher Webseiten, Text und Code generieren, sowie Formulare erstellen.

Der Copilot arbeitet seit einiger Zeit mit den Microsoft 365-Apps (z. B. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) zusammen. Dadurch können Anwender/-innen die Apps noch viel effektiver nutzen. Dafür greift der Copilot auf sämtliche vom Unternehmen in Microsoft 365 verwaltete und in der Cloud gespeicherte Daten in Echtzeit zu. Seit November 2023 ist der Copilot auch für Unternehmenskunden allgemein verfügbar.

Beispiele für die Nutzung:

• Word: Erstellung von Texten in neuen/vorhandenen Dokumenten (mit/ohne Formatierung), Ausführung von Befehlen (z. B. Zusammenfassen)
• PowerPoint: Erstellung von Präsentationen auf Basis von Unternehmensvorlagen als Befehl aus Word heraus, Ausführung von Befehlen (z. B. Zusammenfassen, Folien ergänzen, Bilder ergänzen)
• Excel: Analyse von Trends, Visualisierung von Daten
• Outlook: Anzeige von professionellen Tipps (z. B. Klarheit, Stimmung, Tonfall), Vorbereiten von Besprechungen, Ausführung von Befehlen (z. B. Zusammenfassen, E-Mail priorisieren im Posteingang)
• Teams: Ausführung von Befehlen (z. B. Zusammenfassen von Chats zu einem bestimmten Thema, Suchen nach Nachrichten), Durchführung von Meetings mit Whiteboard für kreative und effektive Besprechungen

Außerdem wurde der Microsoft 365 Chat als allgemeiner Copilot für den Arbeitsalltag vorgestellt. Dieser kennt die Arbeit, die Prioritäten und das Unternehmen seiner Benutzer/-innen sehr gut und kann in sämtlichen Belangen unterstützen (z. B. Schreiben eines Strategiepapiers, Buchen einer Geschäftsreise, Aufbereiten von E-Mails).

Microsoft 365 Copilot

Seit dem September 2023 ist der Copilot in Windows in den ersten Ländern verfügbar und erweitert Windows 11 um zahlreiche neue Interaktionsmöglichkeiten. Er geht Anwender/-innen zur Hand, wenn es um die Bewältigung von alltäglichen, sich wiederholenden, aber auch komplizierteren Arbeitsvorgängen geht. Allgemein können Aufgaben einfacher und effizienter gelöst werden.

Die KI-Unterstützung bietet folgende Funktionen:

• Zusammenfassung angezeigter Inhalte
• Verfassung von Texten
• Freistellung von Objekten auf Bildern
• Anordnung von Anwendungsfenstern
• Auswahl einer passenden Playlist

Anfang 2023 wurde das neue KI-unterstützte Bing präsentiert. Neben neuen Funktionen für die Suche und den Edge-Browser wurde der Bing Chat für komplexere Suchanfragen vorgestellt, der auf den Erkenntnissen und Entwicklungen von ChatGPT und GPT-4 basiert. Im Rahmen der Microsoft Ignite 2023 wurde der neue Name für den Bing Chat und Bing Chat Enterprise vorgestellt: Copilot.

Diesen können Menschen ganz einfach (im privaten Bereich) nutzen. Beispiele:

• Wissensfragen (z. B. Wann war es möglich, in Deutschland Polarlichter zu sehen?)
• Einkaufshilfe (z. B. Geschenk für Freund)
• Witz (z. B. Witz zu einem bestimmten Thema schreiben)
• Vergleichen (z. B. Bewerbung von zwei Produkten für Anwendungszweck XY)
• Schreiben (z. B. Geburtstagskarte)

Dabei können Sie den Unterhaltungsstil wählen: Im höheren Maße kreativ, im höheren Maße ausgewogen oder im höheren Maße genau.