Tutorial: Power BI & Dynamics 365 Business Central

Mit Power BI können Sie ganz leicht Ihre Daten aus Dynamics 365 Business Central visualisieren. Mit unserer Tutorial Reihe bekommen Sie Antworten auf folgende Fragen: Wie rufe ich Tabellen aus Business Central in Power BI ab? Wie erstelle ich ein Datenmodell sowie ein Dashboard bzw. Bericht und wie lade ich diesen in Power BI Online hoch? Mit diesem Know-how behalten Sie stets die Kontrolle über Ihr Unternehmen und gewinnen wertvolle Zeit.

Tabellen aus Business Central in Power BI abrufen

Sie möchten gerne Ihre Daten aus dem Lagerbestand für einen Bericht anpassen, ohne die Datenquelle in Business Central zu verändern? Wir zeigen Ihnen zuerst, wie Sie vorhandene Tabellen aus Microsoft Dynamics 365 Business Central in Power BI abrufen und dann, wie Sie eine neue Tabelle aus Business Central zu Power BI hinzufügen, um diese später mit anderen Daten zu kombinieren und auswerten zu können.

Schritt 1: Wie rufe ich vorhandene Tabellen aus Microsoft Dynamics 365 Business Central in Power BI ab?

Zunächst müssen Sie die Tabelle “Sales Order” aus Business Central abrufen. Das machen Sie so:  Sie öffnen zunächst Power BI. Klicken Sie im oberen Menüfeld auf „Daten abrufen“, dann auf „Weitere“ und „Onlinedienste“. In dem rechten Fenster wählen Sie „Dynamics 365 Business Central“ aus und bestätigen anschließend den Button „Verbinden“.

In dem nun erscheinenden Fenster klicken Sie auf den Button „Anmelden“ und melden sich mit Ihrem Microsoft 365 Account an.

Anschließend wählen Sie im Navigator die entsprechende Umgebung aus – im Beispielfall Business Central > Cronus DE – und klappen das Unternehmen aus, sodass Sie zu den „Webdiensten (Legacy)“ navigieren.

Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die gewünschte Tabelle aus Business Central aus den Webdiensten anzuklicken und auf den Button „Laden“ zu drücken. In unserem Beispielfall heißt die Tabelle „SalesOrder“, da die Daten zum Verkaufsauftrag benötigt werden, um einen Bericht zu dem Lagerbestand erstellen zu können. Jetzt wird die Tabelle in Power BI geladen. Das war auch schon alles, was Sie tun müssen, um eine vorhandene Tabelle abzurufen.

Schritt 2: Wie füge ich eine neue Tabelle aus Business Central zu Power BI hinzu?

Um eine neue Tabelle aus Business Central zu den Webdiensten hinzuzufügen, sodass sie in Power BI abgerufen werden kann, sind folgende Schritte zu befolgen: Dafür öffnen Sie Business Central und geben in der Suchleiste oben rechts „Webdienste“ ein.

Wählen Sie Webdienste aus und klicken dann auf „Neu“. Um die Einträge in der neuen Zeile auszuwählen, geben Sie bei der Objektart „Seite“ und bei der Objekt-ID entweder „in der Liste auswählen“ oder in der Seitenüberprüfung „die Seitennummer eintragen“ aus. In diesem Fall wird hier 22 eingetragen. Sie lernen gleich, wie Sie die Seitennummer herausfinden. Tragen Sie bei dem Servicenamen einen beliebigen Wert ein. Es dürfen jedoch keine Umlaute oder Sonderzeichen verwendet werden. Hier wird es „debitoren“ genannt. Setzen Sie in der Spalte „Verwenden“ das Häkchen, um es als wahr zu kennzeichnen. Klicken Sie zunächst auf den Pfeil oben links, um das Fenster zu schließen und auf die Startseite von Business Central zurückzukehren.

Um die Seitenüberprüfung zu öffnen und die eben benötigte Seitennummer herauszufinden, können Sie den Shortcode Strg + Alt + F1 nutzen. Alternativ geben Sie bei Business Central „debitoren“ in die Suche ein, klicken darauf und gehen über das Fragezeichen oben rechts bei weitere Ressourcen auf „Hilfe und Support“. In dem neuen Fenster klicken Sie unter Problembehebung auf „Seiten und Daten prüfen“. Nun öffnet sich rechts die Seitenüberprüfung und dort sehen Sie, dass die Seitennummer 22 ist.

Gehen Sie zurück zu Power BI. Aktualisieren Sie Power BI und wählen dann den neuen Eintrag aus, indem Sie wieder „Daten abrufen“ und auf „Weitere“ klicken. Wählen Sie beim Navigator wieder Ihre Umgebung aus und klicken auf „Webdienste“. Hier wird die Tabelle „debitoren“ nun in Power BI hochgeladen. Und fertig!

zum Video „Tabellen abrufen“

Datenmodell aus Business Central erstellen

Sie haben die Aufgabe, einer Abteilung einen Bericht z. B. über den aktuellen Lagerbestand zu schicken und sind sich unsicher, wie Sie ein Datenmodell aus den Daten von Business Central in Power BI generieren? Dann sind Sie hier genau richtig. Wir zeigen Ihnen mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung den Weg! Um ein Datenmodell aus Business Central in Power BI erstellen zu können, öffnen Sie zunächst erstmal wieder Power BI. Klicken Sie im oberen Menüfeld auf „Daten abrufen“, dann auf „Weitere“ und „Onlinedienste“. In dem rechten Fenster wählen Sie „Dynamics 365 Business Central“ aus und bestätigen anschließend den Button „Verbinden“.

In dem nun erscheinenden Fenster klicken Sie auf den Button „Anmelden“ und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365 Account an. Anschließend wählen Sie im Navigator die entsprechende Umgebung aus – in dem Beispielfall Business Central > Cronus DE – und klappen das Unternehmen aus, sodass Sie zu den „Webdiensten (Legacy)“ navigieren. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die gewünschten Tabellen aus Business Central aus den Webdiensten anzuklicken und auf den Button „Laden“ zu drücken. In dem gegebenen Fall werden die Tabellen „SalesOrder“ und „SalesOrderLines“ ausgewählt, da hier die benötigten Daten für den Verkaufsauftrag (also der „Kopf“ des Auftrags) sowie die zugehörigen Artikelzeilen – also jede einzelne Position mit Artikelnummer, Buchungsdatum etc. zu finden sind. Jetzt werden die Tabellen in Power BI geladen.

Nun klicken Sie in der linken Leiste auf die „Modellansicht“ und anschließend im oberen Menü auf „Beziehungen verwalten“. In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf „Neu“ und wählen die SalesOrder Tabelle sowie in der unteren Auswahl die SalesOrderLines Tabelle aus. Dann prüfen Sie, ob der Primärschlüssel der Sales Order Tabelle ausgewählt ist. In diesem Fall ist es die „No“ (also die Verkaufsauftragsnummer) und in der SalesOrderLines Tabelle lautet die zugehörige Spalte „Document_No“. Dann wählen Sie die Kardinalität aus, d. h. Sie legen fest, in welchem Bezug die Tabellen und Daten zueinanderstehen. Die Kardinalität ist in diesem Beispiel „1:n“, weil es für mehrere Zeilen einen Verkaufsauftragskopf gibt. Im nächsten Schritt sorgt die Funktion der Kreuzfilterrichtung, wie die Filter auf einen Bericht angewendet werden soll. Die Kreuzfilterrichtung kann auf „Einfach“ gestellt werden, da der Tabellenfilterkontext nur für eine Seite der Beziehung verfügbar ist – nicht für beide. Klicken Sie schließlich auf „OK“ und „Schließen“.

In der Modellansicht sehen Sie nun die Beziehung mit der Kardinalität und der Kreuzfilterrichtung. Auf diese Weise können Sie das Datenmodell weiter aufbauen und Daten aus verschiedenen Tabellen miteinander kombinieren.

Benötigen Sie beispielsweise weitere Informationen aus den Artikeldaten für die Auftragszeilen, können Sie die Artikel-Tabelle abrufen und mit der SalesOrderLines Tabelle verknüpfen. Dafür gehen Sie wieder auf „Daten abrufen“, dann auf „Weitere“, „Onlinedienste“ und klicken auf „Dynamics 365 Business Central“ sowie den Button „Verbinden“. Wählen Sie im Navigator die entsprechende Umgebung aus – im Beispielfall Business Central > Standard-APIs v2.0 – und klappen diese aus, sodass Sie die Tabelle „items“ auswählen und diese in Power BI laden. Dann klicken Sie nochmal auf „Beziehungen verwalten“, „Neu“ und verknüpfen die Tabelle items mit der Tabelle SalesOrderLines. In dem Fall verknüpfen Sie die „No“ aus den SalesOrderLines mit der „number“ aus items.

Hier ist es wichtig, dass Sie die Kreuzfilterrichtung auf „Beide“ stellen, damit auch die SalesOrder Tabelle auf die Daten aus der items Tabelle zugreifen kann. Es besteht demnach eine bidirektionale Kreuzfilterung. Klicken Sie schließlich auf „OK“ und „Schließen“.

Mit diesem Datenmodell können Sie nun einen ersten Bericht bzw. Dashboard erstellen.

zum Video „Datenmodell erstellen“

Bericht aus Business Central erstellen

Sie sind sich unsicher, wie Sie mit ihrem Datenmodell einen ersten Bericht aus Business Central in Power BI erstellen? Dann sind Sie hier genau richtig. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in der Berichtsansicht Visuals auswählen, Daten hinzufügen und Filter anwenden, um die gewünschte Information darzustellen. Mit uns haben Sie einen sicheren Wegweiser durch den Power BI-Dschungel!

Um einen Bericht über die Verkaufsaufträge aus Business Central in Power BI erstellen zu können, haben Sie bereits Power BI geöffnet, die gewünschten Tabellen abgerufen und ein Datenmodell erstellt. Im nächsten Schritt klicken Sie in der linken Leiste auf die „Berichtsansicht“. Nun kann man mit einem Doppelklick den Seitennamen ändern. In diesem Fall wird die Seite folgendermaßen benannt: Verkaufsaufträge. Auf der rechten Seite können Sie die zur Verfügung stehenden Visuals und die Tabellen inklusive der Spalten auswählen.

In diesem Fall wird nun das Visual namens Matrix ausgewählt. Man erhält dann eine Übersicht, in der man die Spalten per Drag and Drop reinziehen kann. Für dieses Beispiel wird aus dem Daten Tab rechts die Sales Order Tabelle ausgewählt und die „No“ (also die Verkaufsauftragsnummer) angehakt. Damit zieht man dann die „No“ in die Zeile rein. Sie sehen nun, dass in der Matrix die Verkaufsauftragsnummern aufgeführt werden. Als Nächstes wird die „No“ aus den SalesOrderLines Tabelle in die Zeilen gezogen, indem diese bei Daten in der dazugehörigen Tabelle ebenfalls angehakt wird. Damit erhalten Sie die Artikelzeilen in der Matrix. Mit Doppelklick auf „No“ können Sie den Spaltennamen ändern.

Auf diese Weise ist es möglich, Daten aus den Zeilen auszuwerten. Benötigen Sie beispielsweise die Menge der Artikel, können Sie die Spalte „Quantity“ aus der SalesOrderLines Tabelle auswählen und in den Werte Tab ziehen. In diesem Fall wird der Spaltennamen in Menge umbenannt und die Änderungen können direkt in der Matrix gesehen werden.

Sie benötigen noch den aktuellen Lagerbestand? Kein Problem! Sie gehen wieder zu Ihren Daten, auf die items Tabelle und schieben die „Inventory“ Spalte in die Zelle, namens Werte.

In diesem Beispiel wird nun “Bestand” reingeschrieben. Anschließend schauen wir uns an, wie die Matrix entsprechend gefiltert werden kann. Dazu gehen Sie in den Visuals auf das Datenschnitt Symbol – auch Slicer genannt – und wählen diesen aus. In diesem Beispiel kann man beispielsweise den Typen der Artikel („type“) reinziehen, um dann die Verkaufsaufträge auf den Artikeltyp zu filtern. Und fertig!

Diesen Bericht können Sie nun in Power BI Online hochladen, um zum Beispiel einer anderen Abteilung in Ihrem Unternehmen zu zeigen, wie hoch die Menge der Artikel sind und ob der Artikelbestand im Lager noch ausreichend ist.

zum Video „Bericht erstellen“

Bericht in Power BI Online hochladen

Um einen Bericht bei Power BI Online hochzuladen, damit Sie diesen teilen können, müssen Sie zunächst in den Power BI Online Service wechseln. Hier angekommen, wählen Sie in der linken Spalte “Arbeitsbereiche” aus und fügen einen neuen Arbeitsbereich hinzu. Vergeben Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung. In diesem Beispiel wird hier “Verkauf” eingetragen und der Arbeitsbereich folgendermaßen beschrieben: “Arbeitsbereich für die Verkaufs-Abteilung“. Nun wird auf “Übernehmen” geklickt.

In “Zugriff verwalten” können Sie nun die entsprechenden Mitarbeitenden hinzufügen.

Im Anschluss wechseln Sie wieder ins Power BI Desktop und speichern den Bericht ab. Vergeben Sie auch hier wieder einen Namen. In dem Beispiel wird der Bericht folgendermaßen benannt: “Verkaufsauftrag”. Ein kleiner Hinweis: Der Name der Datei bestimmt auch später den Namen des Berichts. Nun wird auf “speichern” geklickt und dann in der oberen Menüleiste auf “veröffentlichen”. Hier müssen Sie noch den entsprechenden Arbeitsbereich auswählen, im Beispielfall “Verkauf”. Klicken Sie auf “Auswählen”. Nun wird der Bericht inklusive des Datasets in den Online Service hochgeladen und kann im Online Service genutzt werden.  

Sie möchten, dass Ihre Daten täglich aktualisiert werden? Kein Problem! Um einen Aktualisierungsplan zu erstellen, klicken Sie im Semantikmodell auf “Aktualisierung planen”.

In dem Tab “Datenquellen-Anmeldeinformationen” muss zunächst die Dynamics 365 Business Central Verbindung authentifiziert werden. Dazu gehen Sie auf “Anmeldeinformationen bearbeiten” und melden sich an. Im Beispiel wird hier als Authentifizierungsmethode die zur Auswahl stehende Möglichkeit ausgewählt und als Datenschutzebene für diese Datenquelle wird “Organizational” eingetragen. 

Klicken Sie schließlich auf “anmelden” und wählen Sie Ihr Konto aus. Nun wurde die Datenquelle aktualisiert. Als nächstes wählen Sie im Tab “Aktualisieren” Ihre Zeitzone aus und klicken den Schieberegler auf “Ein”. Bei der Aktualisierungshäufigkeit wählen Sie “täglich” aus und fügen bei “Zeit” eine beliebige Uhrzeit ein, wann der Bericht aktualisiert werden soll. Im gegebenen Beispiel um 5 Uhr morgens.

Klicken Sie schließlich auf “Übernehmen”, um die gewählten Einstellungen zu bestätigen. Und fertig!

zum Video „Bericht in Power BI Online hochladen“

Fazit

Diese Tutorial-Reihe richtet sich an alle, die Power BI im Zusammenspiel mit Business Central nutzen – ob für Lageranalysen, Vertriebsberichte oder andere ERP-Auswertungen. Wie Sie sehen, können Sie mit Power BI Ihre Daten aus einer Vielzahl von Quellen visualisieren – auch mobil und erhalten ganz einfach interaktive Dashboards.

Wenden Sie sich außerdem bei Fragen zum Thema Power BI in Dynamics 365 Business Central sehr gerne an uns. Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht!