Personenbezogene Daten richtig verarbeiten

Seit die EU-DSGVO im Mai 2018 in Kraft getreten ist, hat sich im Umgang mit personenbezogenen Daten Einiges geändert. Personen haben nun das Recht, den Export, die Löschung oder die Änderung ihrer Personendaten zu beantragen. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie in Microsoft Dynamics 365 Business Central die Daten von Anfang an richtig klassifizieren, um im Handumdrehen auf diese Anforderungen reagieren zu können.

Exkurs: Klassifizierungen von personenbezogenen Daten

Es existieren folgende Klassizifierungen:

• Normal: allgemeine Daten, die keine andere Klassifizierung haben
• Vertraulich: kommerzielle Daten, die Sie für Buchhaltungs- oder andere Geschäftszwecke nutzen und nicht mit anderen Einheiten teilen möchten, z. B. Verkaufsposten
• Persönlich: Informationen, die verwendet werden können, um eine betroffene Person, entweder direkt oder in Kombinationen mit anderen Daten zu identifizieren
• Sensitiv: Informationen über die Herkunft, die politische Meinung, den Glauben, die Mitgliedschaft bei einer Gewerkschaft, die psychische und/oder mentale Gesundheit, die Sexualität oder Details über Straftaten

Daten in Dynamics 365 Business Central klassifizieren

Es gibt verschiedene Wege, Ihre Daten in Microsoft Dynamics 365 Business Central zu klassifizieren.

Eine Möglichkeit ist der Hinweis vom System durch die Meldung Sie haben nicht klassifizierte Felder, die Sie bearbeiten müssen. Dann klicken Sie im Menü auf Extras > Felddatenklassifizierung anzeigen.

Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie in Microsoft Dynamics 365 Business Central aktiv nach dem “Datenklassifizierungsarbeitsblatt” suchen.

Sie erhalten die folgende Ansicht des Datenklassifizierungsarbeitsblattes:

Hier können Sie nun alle Felder klassifizieren und auf diesem Weg sichergehen, dass der Umgang mit den personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen korrekt abläuft.

Wenn Sie die Vertraulichkeit Ihrer Daten eingestuft und geprüft haben, können Sie als Admin jetzt leicht auf Anforderungen (z. B. Export, Löschung oder Korrektur von Daten) einer betroffenen Person reagieren.

Antrag einer betroffenen Person bearbeiten

Es gibt drei Arten von Anforderungen, die eine betroffene Person stellen kann: Die Anforderung auf den Export von Daten, die Anforderung auf das Löschen von Daten und die Anforderung auf Korrektur der Daten.

Antrag auf Daten-Export

Die Datenschutzgrundverordnung soll Kundinnen und Kunden sowie Arbeitnehmenden den Wechsel zu anderen Anbietern/Arbeitgebern erleichtern und beinhaltet somit ein Recht auf Datenportabilität. Für Sie als Unternehmer bedeutet das, dass Sie alle gespeicherten Daten der betroffenen Person exportieren und in einem strukturierten Format bereitstellen müssen.

Um in Microsoft Dynamics 365 Business Central auf eine solche Anforderung zu reagieren, gehen Sie wie folgt vor. Sie wählen das Rollencenter Verwaltung von Benutzern, Benutzergruppen und Berechtigungen.

In diesem Rollencenter finden Sie, wenn Sie im Menü die Registerkarte Datenschutz wählen, Ihre Datenklassifizierungen und haben die Möglichkeit, Ihre Datensubjekte aufzurufen. Wir wählen beispielhaft das Datensubjekt Verkäufer/Einkäufer und klicken auf Aktionen > Datenschutz-Hilfsprogramm.

Jetzt wählen wir noch die Daten aus, die wir exportieren möchten.

Verwenden Sie die Funktion Schutz der Privatsphäre. Dadurch können Sie personenbezogene Daten in einer Excel-Datei oder RapidStart-Konfiguartionsdatei exportieren. Mithilfe von Excel können Sie die Personendaten bearbeiten und in einem häufig verwendeten, maschinell lesbaren Format wie .csv oder .XML speichern. Für RapidStart Konfigurationspakete können Sie auch Stammdatentabellen und die zugehörigen Tabellen, die Personendaten enthalten, konfigurieren.

Hinweis: Wenn Sie Daten exportieren möchten, geben Sie eine Mahnstufe der minimalen Empfindlichkeit an. Das Ergebnis des Exports enthält dann die minimalen und alle Empfindlichkeitsebenen darüber. Wenn Sie beispielsweise als “Persönlich” klassifizierte Daten exportieren, enthält der Export auch Daten, die als “Vertraulich” bezeichnet sind.

Antrag auf Daten-Löschung

Eine betroffene Person kann anfordern, dass Sie alle Personendaten löschen. Dafür haben Sie verschiedene Möglichkeiten in Microsoft Dynamics 365 Business Central. In einigen Fällen können Sie die Daten direkt bearbeiten, das heißt zum Beispiel einen Kontakt löschen und dann die gesamten Interaktionen mit dem Kontakt zu löschen.

Antrag auf Daten-Korrektur

Die betroffene Person kann verlangen, dass Sie falsche Personendaten korrigieren. Es gibt mehrere Möglichkeiten dazu: In einigen Fällen können Sie Listen nach Excel exportieren (siehe Antrag auf Export von Daten), um mehrere Datensätze schnell auf einmal zu bearbeiten. Anschließend müssen Sie die aktualisierten Daten dann nur noch importieren. Sie können auch manuell Eingabefelder, die Personendaten enthalten, wie Bearbeitungsinformationen über einen Debitor auf der Debitorenkarte bearbeiten.