DSGVO-konform in Business Central

Überwachungspfade ermöglichen die Nachverfolgbarkeit und Etablierung von Verantwortlichkeiten.

Das System enthält ein Änderungsprotokoll, mit dem Sie alle direkten Änderungen verfolgen können, die ein User an Daten in der Datenbank vornimmt. Darüber hinaus zeichnet das Änderungsprotokoll Änderungen an verschiedenen Systemtabellen auf, wodurch Sie Änderungen an Sicherheitssubsystemen wie Usern und Berechtigungen verfolgen können.

Wenn Ihr System in der Microsoft Cloud gehostet wird, sind alle Daten dank einer automatischen Verschlüsselung der Microsoft-Rechenzentren stets vor unberechtigten Zugriffen geschützt.

Sie tragen die Verantwortung und sind verpflichtet, jede Datensubjektanfrage sofort zu überprüfen und darauf zu reagieren.

Das System unterstützt Sie bei folgenden Prozessen:

• Suchen von Daten
• Export von Daten
• Löschen von Daten

Es gibt verschiedene Wege, unvollständige oder falsche Daten zu korrigieren.

Massenbearbeitung mit RapidStart
Zur schnellen Bearbeitung mehrerer Datensätze können Sie mit RapidStart Daten nach Excel exportieren, um mehrere Datensätze zu korrigieren und dann die geänderten Daten aus Excel zu importieren.

Einzelbearbeitung
Sie können Kundendaten, die in einem beliebigen Feld gespeichert sind, natürlich auch ändern, indem Sie das Datenelement, das die betroffenen personenbezogenen Daten enthält, manuell bearbeiten.

Sie können die Kundendaten mit RapidStart in eine Excel-Datei exportieren. In Excel können Sie dann die Kundendaten bearbeiten und in einem gängigen, maschinenlesbaren Format wie CSV oder XML speichern.

Wenn Sie zu Beginn sorgfältig arbeiten, ersparen Sie sich später lästige Arbeit. Aus dem Grund sollten Sie die Datensensitivität klassifizieren. Das heißt, Sie klassifizieren einmal Felder und geben an, um welche Art von Daten es sich dabei handelt.

Kategorien:

• Sensitiv
• Persönlich
• Vertraulich
• Normal

Weitere Informationen zu den Kategorien finden Sie bei Microsoft.

Es gibt verschiedene Wege, Kundendaten zu löschen.

Löschung einzelner Daten
Sie können natürlich in jedem Feld gespeicherte Kundendaten löschen, indem Sie das Datenelement, das die Zielkundendaten enthält, manuell entfernen. Dazu zählen beispielsweise auch Dokumente, die Kundendaten enthalten (z. B. Notizen und gebuchte Verkaufs- und Eingangsrechnungen).

Löschung eines gesamten Kunden
Sie können Kundendaten direkt löschen, indem Sie einen Kontakt löschen und anschließend den Batchauftrag „Protokolleinträge zu abgebrochenen Interaktionen löschen“ ausführen, um Interaktionen für diesen Kontakt zu löschen.

Dabei sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Sie dürfen rein personenbezogene Daten löschen, aber nicht solche, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind (z. B. Verkaufshistorie).

Sie können mit herkömmlichen Methoden Kundendaten sortieren, suchen und filtern. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogartikel „Sortieren, suchen und filtern in Dynamics 365 Business Central“.

Im Rahmen der Verwaltung Ihrer User können Sie verschiedene Rechte für unterschiedliche Rollen in Ihrem Unternehmen einrichten, um den Zugriff auf personenbezogene Daten einzuschränken.