Änderungs­protokoll in Dynamics 365 Business Central

Änderungen im System passieren täglich – Preise werden angepasst, Stammdaten aktualisiert, Felder geändert. Doch wissen Sie im Nachhinein immer, wer was wann geändert hat? Gerade im Arbeitsalltag stellt sich oft die Frage: Warum hat sich ein Wert geändert? Wer hat die Anpassung vorgenommen? Und wann ist das passiert? Ohne klare Nachverfolgbarkeit wird die Suche schnell aufwendig und kostet wertvolle Zeit.

Genau hier hilft Ihnen das Änderungsprotokoll in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Es sorgt für Transparenz und ermöglicht es Ihnen, Änderungen im System jederzeit nachvollziehen zu können. Also zum Beispiel wer hat Artikel XY zuletzt geändert? Oder von wem wurden die Zahlungsbedingungen bei dem Debitor geändert? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie das Änderungsprotokoll nutzen und welche Vorteile es für Ihre täglichen Prozesse bietet.

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Was ist ein Änderungsprotokoll in Dynamics 365 Business Central?

Die Änderungsprotokollfunktion ermöglicht Ihnen die Verfolgung aller direkten Änderungen, die von einem User an den Daten in der Datenbank vorgenommen werden. Sie entscheiden dabei individuell, welche Tabellen bzw. Felder genau nachverfolgt werden sollen.

Die Informationen werden auf der Seite Aktivitätsprotokoll angezeigt. Natürlich immer entsprechend des Kontexts, aus dem sie geöffnet wurden. Zunächst muss die Funktion eingerichtet werden.

Wie richte ich das Änderungsprotokoll in Dynamics 365 Business Central ein?

Rufen Sie die Seite Änderungsprotokoll einrichten in Dynamics 365 Business Central auf. Dort gelangen Sie ganz einfach über die Suche hin.

Hier aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Änderungsprotokoll zunächst.

Auch dieser Schritt wird bereits protokolliert, sodass es immer transparent ist, wer die Funktion wann ein- bzw. ausgeschaltet hat.

Wenn Sie auf der Seite Änderungsprotokoll einrichten die Aktion Tabellen wählen, können Sie angeben, in welchen Tabellen Änderungen verfolgt werden sollen, und welche Art von Änderungen verfolgt werden sollen.

Um alle Felder nachzuverfolgen, wählen Sie in der Zeile der jeweiligen Tabelle Alle Felder aus.

Es ist auch möglich, bloß einzelne Felder über die Feldüberwachung in einer Tabelle nachzuverfolgen. Dies ist nützlich, wenn das Feld beispielsweise sensible Daten enthält. Wenn Sie dies tun, ist die Tabelle, die das Feld enthält, zur Vermeidung von Redundanz nicht für die Einrichtung des Änderungsprotokolls verfügbar. Sie wählen in der Zeile der jeweiligen Tabelle Einige Felder.

Über einen Klick auf die drei Punkte können Sie anschließend die Auswahl der Felder treffen.

Um die Einrichtung abzuschließen, ist es notwendig, Ihre Sitzung in Dynamics 365 Business Central neu zu starten.

Welche Änderungen sollte ich in Dynamics 365 Business Central verfolgen?

Bei der Einrichtung des Änderungsprotokolls empfehlen wir Ihnen, wirklich nur notwendige Felder und Tabellen nachzuverfolgen. Dadurch dauert die Einrichtung zwar etwas länger, aber das Protokoll wird anderenfalls schnell unübersichtlich und Sie verlieren den großen Vorteil der Zeitersparnis wieder. Zudem kann es sein, dass Ihre Datenbank durch die vielen gespeicherten Informationen zusätzliche Kosten verursacht.

Berücksichtigen Sie also Folgendes:

• Gehen Sie bei der Auswahl der Tabellen und Arbeitsgänge vorsichtig vor.
• Fügen Sie keine Posten und gebuchten Dokumente hinzu. Priorisieren Sie stattdessen Systemfelder wie „Erstellt von“ und „Erstellungsdatum“.
• Verwenden Sie nur in Ausnahmefällen den Tracking-Typ „Alle Felder“. Wählen Sie stattdessen „Einige Felder“ und verfolgen Sie nur die wichtigsten Felder.

Wie lösche ich Änderungsprotokollposten in Dynamics 365 Business Central?

Wenn Sie das Änderungsprotokoll eingerichtet und aktiviert haben und jemand Daten verändert hat, protokolliert die Anwendung die Änderung in einem Änderungsprotokollposten. Sie können Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, um nicht benötigte Daten in Protokollen nach einem von Ihnen angegebenen Zeitraum automatisch zu löschen.

Dies ist sinnvoll, da die Anzahl der Einträge in einem Protokoll im Laufe der Zeit stark zunehmen kann. Dafür geben wir Aufbewahrungsrichtlinien in die Suche ein und wählen Änderungsprotokollposten als Tabellen-ID aus. Durch den Einsatz von Aufbewahrungsrichtlinien können Sie gezielt eine allgemeine Aufbewahrungsdauer (z. B. 1 Monat) oder über die Datensatzaufbewahrungsrichtlinie mithilfe des Filters eine differenzierte Betrachtung festlegen. Der Tabellenfiltertext bestimmt, welche Datensätze innerhalb der Tabelle von der jeweiligen Aufbewahrungsregel betroffen sind. So vermeiden Sie unnötiges Datenbankwachstum, verbessern die Systemperformance, reduzieren den manuellen Aufwand und behalten trotzdem alle relevante Protokolldaten im Blick.

Fazit: Mehr Transparenz, weniger Aufwand

Mit dem Änderungsprotokoll in Dynamics 365 Business Central schaffen Sie klare Strukturen und mehr Transparenz im System. Sie behalten den Überblick über Änderungen, können Fehler schneller nachvollziehen und sorgen für mehr Sicherheit in Ihren Prozessen.

Sie möchten das Änderungsprotokoll optimal einsetzen oder Ihre Prozesse in Business Central weiter optimieren? Wir von anaptis unterstützen Sie gerne dabei – sprechen Sie uns einfach an.

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