Document Capture vs. Payables Agent

Kennen Sie das? Der Posteingang ist voll mit Lieferantenrechnungen – mal als PDF, mal als E-Rechnung, manchmal sogar noch als Scan. Und bevor überhaupt an Freigabe oder Buchung zu denken ist, beginnt das eigentliche „Abarbeiten“: Datei öffnen, Daten abtippen, Lieferant zuordnen, Konten prüfen, Belege nachhalten. Kein Wunder also, dass die Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu den zeit- und nervenaufwendigsten Aufgaben in der Buchhaltung zählt. Viele Unternehmen stehen genau hier vor der gleichen Frage: Wie lässt sich dieser Prozess endlich effizienter gestalten?

In Microsoft Dynamics 365 Business Central war lange klar: Ohne zusätzliche Lösung ist eine wirklich effiziente Eingangsrechnungsverarbeitung kaum möglich. Mit Continia Document Capture hat sich über viele Jahre eine bewährte Lösung etabliert, die genau diesen Prozess umfassend automatisiert. Doch jetzt bringt Microsoft selbst Bewegung ins Spiel: Mit dem Payables Agent zieht erstmals eine native, KI-gestützte Eingangsrechnungsverarbeitung direkt in Business Central ein.

Was bedeutet das nun für Sie und Ihre Prozesse? Genau darum geht es in diesem Beitrag. Wir stellen Ihnen beide Varianten vor und helfen Ihnen dabei einzuordnen, welche Lösung zu Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung in Business Central passt.

Ein neuer Spieler auf dem Feld: Der Payables Agent

Wenn Sie sich wünschen, dass Business Central Ihre Eingangsrechnungen „einfach schon mal vorbereitet“, dann ist der Payables Agent genau in diesem Bereich spannend. Er ist Teil der Copilot- und KI-Strategie von Microsoft und zielt darauf ab, möglichst viel Rechnungsverarbeitung ohne zusätzliche Erweiterungen zu automatisieren.

Kurz gesagt übernimmt der Payables Agent:

• die Überwachung eines zentralen Rechnungspostfachs,
• das Auslesen von Rechnungsinhalten per KI,
• die automatische Erstellung von Einkaufsrechnungs-Entwürfen in Business Central,
• und er lernt dabei kontinuierlich aus Korrekturen der Anwendenden.

Was bedeutet das für Sie im Alltag? Weniger Abtippen, weniger Routinearbeit und mehr Fokus auf Kontrolle statt Dateneingabe. Gerade wenn Sie ohnehin stark auf Microsoft-Standardfunktionen setzen und Ihre Prozesse eher standardisiert sind, kann das ein sehr attraktiver Schritt sein.

Schauen Sie sich gerne unsere Demo zum Payables Agent auf YouTube an, um einen besseren Überblick zu bekommen!

Einschränkung: Der Payables Agent ist aktuell vor allem für PDF-basierte Standardprozesse geeignet. Bei strukturierten E-Rechnungen stößt dieser Ansatz – wie unten näher beschrieben – an Grenzen.

Bewährter Standard: Continia Document Capture

Vielleicht nutzen Sie Document Capture bereits oder Sie haben es auf dem Schirm, weil Sie mehr als nur „Rechnung einlesen“ brauchen. Denn Continia Document Capture ist kein Newcomer, sondern seit Jahren fester Bestandteil vieler Business-Central-Installationen und deckt die Eingangsrechnungsverarbeitung sehr umfassend ab.

Typische Stärken von Document Capture sind:

• ausgereifte OCR-Erkennung mit Templates und Regeln,
• umfangreiche Prüf- und Validierungsmechanismen,
• flexible Workflows für Freigaben,
• Unterstützung für E-Rechnungen und Netzwerke wie Peppol,
• hohe Anpassbarkeit an individuelle Prozesse und Sonderfälle.

Besonders relevant im aktuellen Kontext: Strukturierte E‑Rechnungen werden hier direkt verarbeitet – ohne Interpretation über OCR.

Kurz: Document Capture ist besonders dann stark, wenn Ihre Rechnungsprozesse anspruchsvoller sind – also wenn Sie viele Sonderfälle, Freigaberegeln, Formate oder internationale Anforderungen abbilden müssen.

Zwei Ansätze – zwei Zielrichtungen

In Gesprächen mit Unternehmen merken wir: Es geht oft gar nicht darum, „was besser ist“. Entscheidend ist vielmehr: Welches Problem möchten Sie lösen?

Der Payables Agent verfolgt dabei einen klaren Microsoft-Ansatz:

• möglichst wenig Setup,
• möglichst viel Automatisierung „out of the box“,
• Fokus auf typische Standardszenarien.

Wichtig ist dabei jedoch eine realistische Einordnung: Sobald es um die Verarbeitung von strukturierten E-Rechnungen geht – die in Deutschland im B2B-Umfeld verpflichtend werden – stößt der Payables Agent aktuell an klare Grenzen.

Warum?

• Copilot verarbeitet aktuell vor allem E-Mails mit PDF-Anhängen
• Dadurch wird technisch immer eine OCR-basierte Interpretation angestoßen
• Reine XML-Formate (z. B. X-Rechnungen) werden nicht direkt berücksichtigt

Das bedeutet konkret:

• Eine X-Rechnung ohne PDF würde vom Payables Agent aktuell nicht verarbeitet werden
• Formate wie ZUGFeRD (PDF + eingebettetes XML) könnten zwar erkannt werden – aber voraussichtlich nur auf Basis der PDF-Interpretation, nicht der strukturierten Daten

Und genau hier liegt der entscheidende Unterschied: Während E-Rechnungen bereits ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat liefern, muss der Copilot diese Informationen erst interpretieren.

Damit entstehen zwangsläufig Fragen wie:

• Wird das Dokument korrekt gelesen?
• Greift zusätzlich die Standard-E-Rechnungsverarbeitung in Business Central?
• Welche Quelle ist letztlich führend?

Aus heutiger Sicht gilt daher: Sobald der Fokus auf der Verarbeitung von E-Rechnungen liegt, ist der Payables Agent nur eingeschränkt geeignet. Ein fachlicher Review der Ergebnisse bleibt in jedem Fall notwendig.

Document Capture setzt dagegen auf:

• maximale Kontrolle,
• tiefe Integration in Einkaufs‑ und Freigabeprozesse,
• hohe Flexibilität für komplexe Anforderungen.

Beides ist sinnvoll – aber eben nicht für jedes Unternehmen gleich. Deshalb finden Sie hier eine kompakte Einordnung:

Nicht jede Rechnungsverarbeitung ist gleich. Und genau deshalb lohnt sich der Blick auf den Prozess – nicht nur auf die Technologie.

Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Damit Sie sich schnell wiederfinden, hier eine pragmatische Orientierung:

Der Payables Agent ist besonders interessant, wenn Sie:

• Business Central online nutzen,
• eine überschaubare Rechnungsvielfalt mit einfachen, PDF-basierten Rechnungsprozessen haben,
• möglichst nah am Microsoft-Standard bleiben möchten,
• und schnell erste Automatisierungserfolge erzielen wollen.

Document Capture spielt seine Stärken aus, wenn Sie:

• ein hohes Rechnungsvolumen haben,
• viele Sonderfälle, Abweichungen oder Prüfregeln abbilden müssen,
• E-Rechnungen (z. B. X-Rechnung, Peppol), internationale Lieferanten oder komplexe Freigaben relevant sind,
• und Prozesse sehr gezielt gesteuert und rechtssicher abgewickelt werden sollen.

Fazit: Die beste Lösung ist die, die zu Ihren Prozessen passt

Die Einführung des Payables Agent zeigt deutlich, wohin sich Business Central entwickelt: mehr Automatisierung, mehr KI, mehr Entlastung für Fachabteilungen.

Gleichzeitig gilt: Regulatorische Anforderungen – wie die E-Rechnungspflicht – setzen in vielen Fällen klare Grenzen für KI-basierte Ansätze.

Deshalb ist die entscheidende Frage nicht: „KI oder klassische Lösung?“, sondern: „Welche Anforderungen hat Ihr Rechnungseingang heute – und morgen?“

Genau hier sehen wir unsere Rolle bei anaptis: Gemeinsam mit Ihnen schauen wir auf Ihren Rechnungseingang und klären,

• ob der Payables Agent bereits ausreicht,
• ob Document Capture weiterhin die bessere Wahl ist,
• oder ob eine Kombination bzw. ein schrittweiser Übergang sinnvoll ist.

Denn am Ende zählt nicht die Technologie, sondern ein Rechnungsprozess, der einfach läuft. Bei Fragen zur Eingangsrechnungsverarbeitung in Business Central wenden Sie sich gerne an uns und schreiben Sie uns einfach eine kurze Nachricht. Wir beraten Sie gerne!

Textquelle: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/payables-agentsoft Learn