Dokument per E-Mail in Dynamics NAV 2017 mit Textvorlage senden

Bereits in Microsoft Dynamics NAV 2016 ist es möglich, Dokumente per E-Mail zu versenden. Mit Microsoft Dynamics NAV 2017 können Sie E-Mail-Texte ganz einfach individualisiert und als Vorlage speichern. Wir klären Sie zum Thema NAV E-Mail bzw. Navision E-Mail auf.

Vorteil: Es sind keine programmierseitigen Eingriffe notwendig. Die Vorlagen können einfach vom User erstellt werden. Microsoft verwendet das Word-Layout-Feature, um den E-Mail-Text zu generieren, der automatisiert für die E-Mail verwendet wird. Es kann aus einer Vielzahl an Layouts für häufig genutzte Reports in Microsoft Dynamics NAV gewählt werden.

Anleitung für die Wahl des Word-Layouts für E-Mail-Vorlagen

1. Öffnen Sie die Berichtsauswahl Verkauf über die Suche. Hier finden Sie das neu hinzugefügte Feld Layout Beschreibung E-Mail-Text.
2. Wählen Sie das Word Layout aus, das Sie für die gebuchten Verkaufsrechnungen verwenden möchten:

3. Um eine Verkaufsrechnung per E-Mail zu versenden, öffnen Sie die Page Gebuchte Verkaufsrechnungen und wählen Sie die Verkaufsrechnung aus, die Sie per E-Mail verschicken möchten.

4. Anschließend wählen Sie die Funktion Per E-Mail senden vom Tab Aktionen. Im folgenden Beispiel wurde die Vorlage Red – Email Body verwendet:

Wenn Sie ein Dokument versenden möchten, ohne dass sich dieser in Outlook öffnet, dann nehmen Sie die Option In Outlook bearbeiten heraus. So können Sie die E-Mail-Adresse und weitere Details im selben Fenster spezifizieren. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, den Bericht als E-Mail-Anhang zu versenden. Wählen Sie dazu die Option Für E-Mail-Anhang verwenden in der Berichtsauswahl – Verkauf aus:

Sofern die Option In Outlook bearbeiten gewählt wurde, können Sie die E-Mail vor dem Senden in Outlook prüfen und gegebenenfalls weiter bearbeiten:

Vorteile der E-Mail-Textvorlagen für Dynamics NAV

1. Mit der Möglichkeit vordefinierte E-Mail-Vorlagen sowohl für den internen Gebrauch als auch für die externe Kommunikation zu nutzen, sparen Mitarbeitende wertvolle Zeit und aufwändige Anpassungen.
2. Das Beste ist, dass kein Limit bezüglich der Anzahl von Word Layouts für einen Report existiert.
3. Zudem benötigen Sie keine Entwicklerlizenz oder ein externes Dienstleistungsunternehmen, um eine Word-Vorlage zu erstellen. Voraussetzung ist einzig ein grundsätzliches Verständnis für das E-Mail-Feature von Microsoft Word.