NAV Anlagen-
buchhaltung: So behalten Sie den Überblick über Ihr Anlagevermögen

Die Verwaltung von Anlagegütern kann ganz schön kompliziert sein – vor allem, wenn Sie mit Excel-Tabellen jonglieren oder keinen klaren Überblick über Abschreibungen und Restwerte haben. Doch zum Glück gibt es in Microsoft Dynamics NAV sowie in der neueren Version Dynamics 365 Business Central eine Lösung mit der integrierten Anlagenbuchhaltung. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum sich der Einsatz lohnt, wie Sie das Modul einrichten und welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten.

Warum NAV/Business Central für die Anlagenbuchhaltung nutzen?

Gerade in Startups oder kleinen Unternehmen kommt es vor, dass Anlagen wie Gebäude/Einrichtungen, Computer und Software, Möbel und Maschinen sowie Fuhrpark noch manuell verwaltet werden – ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Sie können sich einfach Abhilfe verschaffen: Die NAV Anlagenbuchhaltung bzw. Business Central Anlagenbuchhaltung automatisiert viele dieser Schritte und bietet:

• Eine zentrale Übersicht über alle Anlagen
• Automatische Berechnung von Abschreibungen und Gewährleistung der korrekten Abschreibung
• Integrierte Buchungsprozesse, die sich direkt in die Finanzbuchhaltung einfügen (z. B. Nachverfolgung von Wartungskosten sowie Verwaltung von Versicherungen, Buchung von Anlagentransaktionen)
• Detaillierte Berichte zur Analyse und Optimierung

Einrichtung der Anlagenbuchhaltung in NAV/Business Central

Bevor Sie loslegen, müssen Sie das Anlagensystem in Dynamics NAV bzw. Business Central einrichten. Die wichtigsten Schritte sind:

1. Anlageklassen definieren: Legen Sie fest, welche Arten von Anlagen Ihr Unternehmen besitzt (z. B. Maschinen, Fahrzeuge, IT-Equipment).
2. Abschreibungsmethoden festlegen: Wählen Sie zwischen linearen, degressiven oder individuellen AfA-Methoden.
3. Versicherungen und Wartungen erfassen: Verwalten Sie Versicherungen und Wartungen für Ihre Anlagen inkl. jeweiligen Versicherungskarten pro Versicherung, Wartungsbuchungskonten & Co. (optional).
4. Finanzkonten verknüpfen: Sie können wählen, ob Sie Anlagenbuchungen nur als Nebenbuch verwalten oder zusätzlich automatisch in die Finanzbuchhaltung buchen möchten.
5. Anlagenstammdaten pflegen: Hinterlegen Sie je Anlage eine eindeutige Nummer, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und die entsprechende Abschreibungsmethode.

Buchung von Anlagen und Abschreibungen

Einmal eingerichtet, können Sie Ihre Business Central/NAV Anlagenbuchhaltung direkt in den täglichen Geschäftsprozessen nutzen. Das sind unserer Erfahrung nach die wichtigsten Buchungen, die regelmäßig anfallen:

• Anlagezugang buchen: Beim Kauf einer neuen Maschine oder eines Fahrzeugs erfassen Sie die Anschaffungskosten.
• Abschreibungen durchführen: NAV berechnet die Abschreibungen basierend auf der hinterlegten Methode automatisch.
• Verkauf oder Entsorgung von Anlagen: Wird eine Anlage verkauft oder abgeschrieben, sorgt Business Central bzw. Dynamics NAV für die korrekte Buchung und Darstellung der Restwerte.
• Einkauf wie auch Verkauf von Anlagen lassen sich integriert über die Bestell- bzw. Auftragsabwicklung durchführen oder manuell über ein Buchblatt.
• Umbuchungen von Anlagen: Sie können mithilfe eines Umbuchungsblattes Teile einer Anlage auf eine neue Anlage umbuchen.

Durch die automatische Berechnung sparen Sie Zeit und minimieren Fehler.

Den Überblick behalten: Analysen über Ihre Anlagen

Insbesondere Dynamics 365 Business Central ist für seine ausgeprägten Reportingfunktionen bekannt. Im Bereich der Anlagenbuchhaltung sind insbesondere die Zusammenfassung von Anlageninformationen sowie Trends für die Anlagenbuchhaltung und das Controlling interessant.

Profitieren Sie von folgenden Berichten:

• Ad-hoc-Analysen zum Faktencheck von Anlagendaten: Business Central ermöglicht interaktive Berechnungen direkt im System, sodass Excel-Exporte nicht notwendig sind. So können Sie Änderungen im Anlagenwert oder die Entwicklung der Abschreibungen unmittelbar nachvollziehen.
• Überwachung von Wartungskosten: Sie können die Wartungskosten Ihrer Anlagen erfassen, analysieren und mit geplanten Budgets vergleichen. So behalten Sie die Kostenkontrolle und vermeiden unerwartete Ausgaben.
• Überwachung von Versicherungen: Außerdem können Sie Versicherungspolicen mit den entsprechenden Anlagegütern verknüpfen und deren Laufzeiten, Prämien und Abdeckung im Blick behalten.
• Anzeigen von Verkaufsposten: Sobald eine Anlage verkauft wird, können Sie die zugehörigen Verkaufsposten direkt einsehen und analysieren.
• Anzeigen geschätzter Verkaufswerte: Mit Business Central können Sie Schätzwerte für den möglichen Verkauf von Anlagegütern abrufen, um fundierte Entscheidungen über den optimalen Verkaufszeitpunkt zu treffen.
• Anlagenspiegel: Ein entsprechender Bericht ist enthalten.

Durch diese Funktionen behalten Sie stets den Überblick über Ihre Anlagewerte und können datenbasierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen.

Fehler vermeiden: Häufige Probleme & Lösungen

Wir möchten Sie vor folgenden Fehlern im Rahmen der Anlagenbuchhaltung bewahren:

• Fehlende Stammdaten: Ohne korrekte Nutzungsdauer oder Abschreibungsmethode kann NAV/Business Central keine Berechnungen durchführen. → Tipp: Prüfen Sie regelmäßig die Stammdaten!
• Falsche Kontenverknüpfung: Wenn Abschreibungen nicht korrekt in der Finanzbuchhaltung erscheinen, fehlt häufig eine Kontenzuordnung. → Tipp: Kontrollieren Sie die Buchungsgruppen und Finanzkonten.
• Fehlbuchungen beim Verkauf von Anlagen: Wenn der Restwert nicht korrekt erfasst wird, können Fehler in der Bilanz entstehen. → Tipp: Nutzen Sie die integrierten Verkaufsfunktionen für eine korrekte Erfassung.
• Nicht durchgeführte oder falsche Abschreibungen: Werden Abschreibungen nicht regelmäßig gebucht oder fehlerhaft berechnet, verzerrt dies die Finanzberichte. → Tipp: Automatische Abschreibungsbuchungen einrichten und regelmäßig prüfen!
• Nicht erfasste Wartungs- und Reparaturkosten: Diese Kosten sollten ebenfalls in der Anlagenbuchhaltung berücksichtigt werden. → Tipp: Legen Sie entsprechende Kostenkonten an und verknüpfen Sie diese mit den Anlagen.
• Übersehene Versicherungen und Vertragslaufzeiten: Fehlende oder nicht aktuell Versicherungsdaten können im Schadensfall teuer werden. → Tipp: Verknüpfen Sie Versicherungsverträge mit den entsprechenden Anlagegütern und überwachen Sie deren Laufzeiten.

NAV vs. Business Central: Die wichtigsten Unterschiede

Falls Sie bereits Microsoft Dynamics NAV nutzen oder eine Umstellung auf Business Central planen, stellt sich oft die Frage: Was hat sich in der Anlagenbuchhaltung verändert? Kurz und knapp: Die grundlegenden Funktionen bleiben erhalten – aber mit mehr Komfort und Automatisierung. Beispielsweise kamen durch Business Central erweiterte Abschreibungsmöglichkeiten sowie erweiterte Möglichkeiten zur Berichterstattung hinzu. Außerdem profitieren Nutzende jetzt von automatisierten Buchungen inkl. Workflows.

Fazit

Die Business Central bzw. NAV Anlagenbuchhaltung ist ein mächtiges Werkzeug, um Ihr Anlagevermögen professionell zu verwalten. Durch die Automatisierung sparen Sie Zeit, minimieren Fehler und behalten stets den Überblick über Abschreibungen und Restwerte. Falls Sie noch mit Excel arbeiten, lohnt sich ein genauer Blick auf dieses Modul! Und falls Sie Unterstützung bei der Einrichtung oder Optimierung benötigen, sprechen Sie mit den Dynamics NAV– oder Business Central-Expert/-innen von anaptis – es lohnt sich!