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Dokumentenmanagement mit SharePoint
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit effektivem Dokumentenmanagement Ihre Prozesse optimieren, die neue Business Central Funktion nutzen und SharePoint nahtlos integrieren.
Lesedauer: 3 MinutenWas die neue
Rechnungen im Mailpostfach, Verträge auf dem Netzlaufwerk, Lieferscheine im persönlichen Ordner einzelner Mitarbeitender: In vielen mittelständischen Unternehmen ist die Dokumentenablage über die Jahre gewachsen, aber selten gewollt so, wie sie heute ist. Mit der aktuellen Release Wave von Microsoft Dynamics 365 Business Central bekommt das Thema Dokumentenmanagement nun zusätzlichen Rückenwind, denn Business Central lässt sich seit
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum sich ein durchdachtes Dokumentenmanagement lohnt, was die neue Business Central Funktion konkret bringt und wie Sie SharePoint sinnvoll in Ihr
Warum klassische Ablage an ihre Grenzen stößt
Netzlaufwerke und E-Mail-Postfächer waren nie als Dokumentenmanagementsystem gedacht. Trotzdem landen dort in vielen Unternehmen täglich Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und sonstige Belege. Das Problem dabei: Mit der Zeit wird die Struktur unübersichtlich, Verantwortlichkeiten verschwimmen und Dokumente lassen sich nur schwer wiederfinden, vor allem dann, wenn eine zuständige Person im Urlaub oder krank ist.
Hinzu kommt: Wächst Ihr Unternehmen, wächst auch die Menge an Dokumenten, die im Rahmen von Geschäftsprozessen entstehen. Werden diese Dokumente direkt in der Business Central Datenbank gespeichert, wirkt sich das früher oder später auf Performance und Speicherkosten aus, besonders in dokumentenintensiven Bereichen wie Rechnungswesen, Einkauf oder Projektmanagement.
SharePoint als echtes Dokumentenmanagementsystem
Microsoft SharePoint bietet weit mehr als reine Dateiablage. Richtig konfiguriert, lässt sich SharePoint als vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen, inklusive sauberer Strukturierung, automatischer Verschlagwortung, Zugriffsrechteverwaltung und Versionierung. Dokumente zu Rechnungen, Verträgen und Belegen lassen sich so zentral und nachvollziehbar archivieren, statt über verschiedene Ablageorte verstreut zu sein.
Der entscheidende Vorteil im Zusammenspiel mit Business Central: Sie bewegen sich vollständig im Microsoft-Ökosystem. Statt eine zusätzliche, isolierte DMS-Lösung einzuführen, nutzen Sie eine Plattform, die ohnehin schon Teil Ihrer Microsoft-365-Umgebung ist und sich nahtlos mit Outlook, Teams und Business Central verbindet.
Was die neue Release Wave konkret liefert
Mit dem Business Central 2026 Release Wave 1 hat Microsoft die Integration zwischen
Konkret bedeutet das für Sie:
Bessere Performance: Da große oder häufig genutzte Dateien ausgelagert werden, bleibt Ihre Business Central Umgebung schlank und reaktionsschnell.
Geringere Kosten: Weniger Datenbankwachstum bedeutet langfristig geringere Speicherkosten, ohne dass sich an der gewohnten Arbeitsweise Ihrer Mitarbeitenden etwas ändert.
Mehr
Einfache Einrichtung: Über die neue Setup-Seite „Externe Dateikonten einrichten“ sowie den dazugehörigen Assisted-Setup-Workflow lässt sich die Anbindung an externe Speicherorte zentral konfigurieren.
Die Dokumente selbst bleiben dabei jederzeit direkt in Business Central einsehbar. Für Ihre Mitarbeitenden ändert sich im Arbeitsalltag also wenig, im Hintergrund läuft die Ablage aber deutlich effizienter.
Vom Beleg zum durchgängigen Prozess
Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn Sie SharePoint nicht nur als Ablageort nutzen, sondern als festen Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse mitdenken. So lassen sich beispielsweise in Business Central erzeugte Belege wie Auftragsbestätigungen, Verkaufsrechnungen oder Bestellungen automatisch archivieren und direkt mit Metadaten versehen, etwa Kundennummer, Belegdatum oder Projektzuordnung. Eingehende Dokumente wie Lieferantenrechnungen lassen sich ebenso strukturiert ablegen und sind anschließend für alle berechtigten Personen sofort auffindbar, unabhängig davon, ob diese im Einkauf, Vertrieb oder in der Buchhaltung arbeiten.
So entsteht aus einer einzelnen technischen Funktion ein durchdachter Gesamtprozess statt einer weiteren
Worauf Sie bei der Einführung achten sollten
Damit SharePoint als Dokumentenmanagementsystem wirklich funktioniert, braucht es mehr als nur die technische Anbindung an Business Central. Wichtig sind unter anderem eine durchdachte Ordner- und Metadatenstruktur, klar definierte Zugriffsrechte sowie Regeln für Fristen, Löschprotokollierung und Aufbewahrung, etwa im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben. Auch Datenschutzfragen spielen eine Rolle, ähnlich wie wir es bereits in unserem Beitrag „Microsoft Copilot & Datenschutz“ für den Einsatz von
Genauso wichtig: Auch eine neue Dokumentenablage ist immer auch eine Veränderung für Ihr Team. Wer bisher Dokumente auf seine eigene Art abgelegt hat, muss sich an neue Strukturen gewöhnen. Wie wir Sie bei einer solchen Veränderung erfolgreich begleiten, erfahren Sie auf unserer Seite „Changemanagement im ERP-Projekt„.
Wie wir Sie dabei unterstützen
Wir bevorzugen einen standardnahen Softwareansatz und prüfen zuerst, ob sich eine Anforderung bereits mit den Standardfunktionen von Business Central und SharePoint lösen lässt, bevor wir individuell anpassen. So bleiben Sie unabhängig und updatefähig.
Im Rahmen unserer Projektmethodik analysieren wir gemeinsam mit Ihnen, wie Ihre Dokumente heute durch Ihr Unternehmen fließen, und entwickeln darauf aufbauend eine SharePoint-Integration, die wirklich zu Ihren Prozessen passt, statt eine Lösung von der Stange zu liefern. Mehr zu unseren weiteren Vorteilen finden Sie auf unserer Seite „Warum anaptis?„.
Fazit
Mit der aktuellen
Sie möchten Ihr Dokumentenmanagement mit SharePoint und Business Central neu aufstellen? Sprechen Sie uns gerne an, wir analysieren gemeinsam mit Ihnen, wie eine Lösung aussehen kann, die zu Ihrem Unternehmen passt.