Personalmanagement mit Business Central: Wo Sie wirklich Zeit sparen

Viele KMU digitalisieren Buchhaltung, Lager und Vertrieb und lassen die Personalabteilung dabei mit Excel-Listen und Papierakten zurück. Dabei bringt Business Central bereits im Standard Funktionen mit, die genau hier ansetzen. Entscheidend ist, realistisch einzuschätzen, was das System leistet und wo eine Erweiterung sinnvoll wird.

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist in erster Linie als ERP-System für Finanzen, Lager, Einkauf und Vertrieb bekannt. Weniger präsent, aber für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) durchaus relevant: Das System bietet auch grundlegende Funktionen im Bereich Personalmanagement. Ob diese Funktionen für Ihr Unternehmen bereits ausreichen oder wo eine Erweiterung sinnvoll ist, hängt von der individuellen Ausgangslage ab.

Warum Personalmanagement zum Effizienzthema wird

Der Fachkräftemangel verändert die Prioritäten im Mittelstand. Recruiting allein reicht nicht mehr, denn auch die Bindung bestehender Mitarbeitender rückt in den Fokus. Gleichzeitig steigt der administrative Aufwand: Personalabteilungen sind heute nicht mehr nur für Bewerbungsgespräche zuständig, sondern zunehmend Bindeglied zwischen Geschäftsleitung, Fachbereichen und Belegschaft.

Typische Anzeichen dafür, dass die Personalarbeit an ihre Grenzen stößt:

• Personalakten liegen papierbasiert oder in unübersichtlichen Excel-Tabellen vor
• Die Übergabe bei Mitarbeiterwechsel oder -ausfall in der Personalabteilung ist zeitaufwendig und fehleranfällig
• Kompetenzen und Qualifikationen der Belegschaft sind nicht zentral sichtbar
• Manuelle, sich wiederholende Abläufe binden Kapazitäten, die anderswo fehlen
• Unklar bleibt, ob Anforderungen wie die DSGVO durchgängig eingehalten werden

Genau an diesen Punkten setzt ein ERP-System mit HR-Funktionen an: Es schafft eine zentrale, digitale Basis für Personalinformationen, ohne dass dafür zwingend eine separate HR-Software angeschafft werden muss.

Was Business Central im Standard bereits abdeckt

Die HR-Funktionen von Business Central sind bewusst auf administrative Kernaufgaben ausgerichtet. Dazu zählen:

• Zentrale Mitarbeiterdaten: Über die „Mitarbeiterkarte“ lassen sich Stammdaten, Kontaktinformationen und Notfallkontakte an einer Stelle pflegen
• Qualifikationen und Personalausstattung: Ausbildungen, Schulungen sowie zugeordnete Ausstattung wie Schlüssel, Firmenwagen oder Kreditkarten werden dokumentiert
• Abwesenheitsmanagement: Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten werden erfasst und lassen sich nach Gründen oder Zeiträumen auswerten
• Ressourcenplanung: Mitarbeitende können systemweit als Ressource für Projekte oder Aufgaben eingeplant werden
• Berichte und Analysen: Vorgefertigte Auswertungen zu Abwesenheiten, Geburtstagen oder Qualifikationen unterstützen die Personalplanung

Der Vorteil gegenüber isolierten Excel-Listen liegt auf der Hand: Alle Informationen liegen an einem Ort, standortübergreifend abrufbar und direkt verknüpft mit den übrigen Unternehmensprozessen in Business Central.

Mehr Möglichkeiten im Personalmanagement mit TempVision

Business Central deckt die administrativen Basics im Personalmanagement ab, für einige angrenzende Themen lohnt sich der Blick auf spezialisierte Erweiterungen. Dazu zählen unter anderem die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Recruiting-Prozesse oder ein Employee-Self-Service-Portal.

Besonders häufig gefragt sind dabei Zeiterfassung und Zutrittskontrolle – zwei Bereiche mit hoher Regelungsdichte, in denen sich eine gute Systemunterstützung direkt auszahlt.

Mit dem Add-On TempVision unseres Partnerunternehmens Tempras lassen sich diese Prozesse nahtlos in Business Central integrieren:

• Arbeitszeiten werden automatisiert erfasst statt manuell nachgetragen
• Zutritt zu Räumen, Anlagen oder Informationen wird sicherheitsrelevant gesteuert
• Daten fließen direkt in Business Central zurück und stehen sofort für Auswertungen zur Verfügung

So bleibt die Personalarbeit in einem System gebündelt, statt über mehrere Insellösungen verteilt zu sein – TempVision fügt sich ein, statt einen Bruch zu erzeugen.

Einordnung aus Projektsicht

Die Erfahrung aus Projekten zeigt: Der größte Hebel liegt selten in möglichst vielen HR-Zusatzfunktionen, sondern darin, den tatsächlichen Bedarf realistisch einzuschätzen. Nicht jedes Unternehmen braucht ein vollständiges Employee-Self-Service-Portal, aber fast jedes Unternehmen profitiert davon, Mitarbeiterdaten an einem Ort, statt in mehreren Excel-Listen zu pflegen.

Dabei steht im Fokus:

• Wo entsteht aktuell der größte manuelle Aufwand in der Personalarbeit?
• Reicht der Business-Central-Standard aus, oder gibt es gesetzliche bzw. organisatorische Gründe für eine Erweiterung?
• Welche Priorität hat HR im Vergleich zu anderen ERP-Themen im Unternehmen?

Empfehlung aus ERP-Anbieter Perspektive: Unser anaptis Leitsatz

Personalmanagement ist ein Bereich, in dem schnell große Versprechen gemacht werden und oft von einer „All-in-One-Lösung“ oder einer „kompletten HR-Transformation“ gesprochen wird. Aus unserer Projekterfahrung wissen wir: Der größte Mehrwert entsteht selten durch möglichst viele Zusatzfunktionen, sondern durch eine ehrliche Einschätzung des tatsächlichen Bedarfs.

Denn Ehrlichkeit und Fairness sind zwei wichtige Werte für uns. Das heißt: Wir werden immer offen und ehrlich mit Ihnen kommunizieren und auch ungemütliche Wahrheiten aussprechen.

Folgende Themen sind uns wichtig:

• Wir empfehlen kein Add-On, nur weil es möglich wäre, sondern nur dort, wo Zeiterfassung, Zutrittskontrolle oder andere Anforderungen den Standard tatsächlich übersteigen.
• Wir sprechen offen an, wenn der Business-Central-Standard für Ihre Anforderungen bereits ausreicht, statt Ihnen unnötig eine Erweiterung zu empfehlen.
• Wir behalten dabei immer die Gesamtlösung im Blick, statt Insellösungen zu schaffen, die später wieder zusammengeführt werden müssen.

Fazit

Business Central bietet mittelständischen Unternehmen eine solide, integrierte Grundlage für das administrative Personalmanagement: zentrale Mitarbeiterdaten, Abwesenheitsmanagement, Ressourcenplanung und Reporting, ohne zusätzliches System. Wer darüber hinaus Zeiterfassung, Zutrittskontrolle oder umfassendere HR-Prozesse benötigt, findet mit Add-Ons wie TempVision eine Erweiterung, die im gewohnten System bleibt.

Entscheidend ist auch hier: nicht das größte Paket wählen, sondern das, was zur aktuellen Situation im Unternehmen passt.

Sie möchten wissen, was Business Central für Ihr Personalmanagement leisten kann? Ob die Standard-Funktionen für Sie bereits ausreichen oder eine Erweiterung wie TempVision sinnvoll ist, lässt sich am besten im persönlichen Gespräch klären. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und wir schauen gemeinsam, welcher Weg für Ihr Unternehmen der Richtige ist.