ERP-Projekte sicher steuern: Risiken erkennen und Puffer smart nutzen

ERP-Einführungen gehören zu den strategisch wichtigsten, zugleich aber auch zu den risikoreichsten IT-Projekten. Sie betreffen zentrale Geschäftsprozesse, binden viele interne Ressourcen und haben oft langfristige Auswirkungen auf Effizienz, Transparenz und Wachstum. Ohne effektives Risikomanagement können Kosten die Budgets übersteigen, Go-Live Termine platzen und der erwartete Nutzen ausbleiben.

In diesem Beitrag beleuchten wir typische Risiken in ERP-Projekten für Sie und erklären, was Sie effektiv tun können, um Ihr Projekt erfolgreich sowie budget- und termingerecht abzuschließen.

Warum Risikomanagement in ERP-Projekten so wichtig ist

ERP-Projekte sind komplex: Sie umfassen Geschäftsprozesse von Finanzen über Einkauf bis Produktion, umfassen häufig mehrstufige Datenmigrationen sowie die Integration mit Fremdsystemen. Hinzu kommen Test- und Schulungsphasen, die oft unterschätzt werden.

Diese Vielschichtigkeit führt zu Risiken:

• Zeitrisiken: Laut der Rand Group dauern 67 % der ERP-Projekte länger als zuvor geplant. In vielen Fällen werden Projekte laut MetaData Advisory um 30 % oder sogar mehr überzogen.
• Budgetrisiken: Ebenfalls gemäß der Rand Group überschreiten 64 % der ERP-Projekte ihr ursprüngliches Budget.
• Projektrisiken: Aus eigener Projektpraxis zeigen sich immer wieder die gleichen Ursachen, wie Sie in unserem Beitrag „Über 20 Jahre Projektpraxis: Die größten Stolperfallen im ERP-Projekt“ nachlesen können: unklare Anforderungen, fehlende Priorisierung, mangelnde Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen oder zu spätes Eingreifen bei Abweichungen.

Diese Risiken zeigen: ERP-Projekte brauchen klar gesteuerte Puffer.

Was bedeuten Puffer im ERP-Projekt?

Mit Puffern werden im Projektplan zeitliche oder finanzielle Zusätze für Unvorhergesehenes eingeplant. Zu den gängigen Beispielen gehören:

• zusätzliche Tage für Tests oder Datenmigration
• ein Budget-Reserveposten für Testschleifen, Datenmigration, Change Requests oder spätere Anpassungen
• Kapazitätsreserven für Schlüsselpersonen

Puffer sind also keine Kosten, die einfach dazukommen, sondern Teil des Risikomanagements. Ohne klare Steuerung kann ein Puffer allerdings schnell verbrennen und zum Kostentreiber werden.

Warum Puffer oft nicht wirken: Fehler aus der Praxis

In vielen Projekten werden Puffer zwar eingeplant, aber falsch genutzt:

• Puffer werden pauschal auf das Gesamtprojekt gerechnet, ohne Bezug zu konkreten Risiken
• Zeit- und Budgetpuffer werden nicht getrennt betrachtet
• Es gibt keine klaren Kriterien, wann Puffer eingesetzt werden dürfen
• Abweichungen werden zu spät erkannt

Das Ergebnis: Trotz eingeplanter Reserven gerät das Projekt unter Druck. Entscheidend ist daher nicht nur wie viel, sondern auch wie Puffer geplant und gesteuert werden.

Welche Puffer gelten als realistisch?

Budget Puffer

Aus der Praxis empfehlen sich ca. 10-20 % des gesamten ERP-Projektbudgets als Reserve für unvorhersehbare Aufwände wie etwa:

• zusätzliche Anpassungen
• erweiterte Schulungen
• Datenkorrekturen
• Verlängerte Testphasen

Beispiel: Bei einem Projektbudget von 500.000 € sollten etwa 50.000-100.000 € als Reserve eingeplant werden.