Wartung für Microsoft Dynamics 365 Business Central

Die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Navision) ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren und effizienter gestalten möchten. Doch der Go-Live ist nur der Anfang: Ein ERP-System entwickelt sich ständig weiter, neue Anforderungen entstehen, Sicherheits- und Compliance-Themen müssen beachtet werden, und technologische Entwicklungen schreiten voran. Deshalb ist die laufende Wartung geschäftskritisch, unabhängig davon, ob das System On-Premises oder in der Cloud betrieben wird.

In diesem Artikel beantworten wir in dem Zusammenhang folgende Fragen:

1. Warum ist regelmäßige Wartung so wichtig?
2. Was ist der Unterschied zwischen Wartung, Support und Weiterentwicklung?
3. Welche Rolle spielt der Microsoft Enhancement Plan und wie hoch sind die aktuellen Kosten für On-Premises-Kunden?
4. Welche Vorteile bietet die Cloud im Vergleich zu On-Premises und warum lohnt sich jetzt ein Upgrade?

ERP-Einführung endet nicht mit dem Go-Live

Die Einführung einer ERP-Software wie Microsoft Dynamics 365 Business Central ist für viele Unternehmen ein Meilenstein. Prozesse werden digitalisiert, Abläufe effizienter gestaltet und die Transparenz im Unternehmen steigt.

Doch was viele unterschätzen: Mit dem offiziellen Projektabschluss ist nur der Grundstein gelegt. Denn mit dem Go-Live beginnt erst der eigentliche Lebenszyklus des ERP-Systems und zwar der operative Betrieb.

Denn ein ERP-System ist keine statische Software, die einmal implementiert und dann über Jahre unverändert genutzt wird. Es sollte sich, genau wie Ihr Unternehmen, kontinuierlich weiterentwickeln. Neue Anforderungen entstehen, gesetzliche Rahmenbedingungen ändern sich und technologische Entwicklungen schreiten voran. Genau an diesem Punkt wird die laufende Wartung zum entscheidenden Erfolgsfaktor.

Wartung, Support und Weiterentwicklung – Wo liegen die Unterschiede?

Im Unternehmensalltag wird der Begriff Wartung manchmal mit dem Support verwechselt. Tatsächlich geht es aber um etwas anderes als die Behebung von Problemen im System.

Wartung bedeutet, ein System aktiv, stabil, sicher und zukunftsfähig zu halten. Dazu gehören regelmäßige Updates, Sicherheits- und technische Anpassungen. Parallel dazu steht der Support, der bei konkreten Fragestellungen oder Störungen hilft. Und darüber hinaus gibt es die Weiterentwicklung, also die gezielte Anpassung des Systems an neue Geschäftsprozesse.

Noch einmal zusammengefasst:

• Wartung: Technische Pflege, Updates und Fehlerbehebungen
• Support: Hilfe bei konkreten Problemen im Tagesgeschäft
• Weiterentwicklung: Anpassung an neue Anforderungen

Warum Wartung überhaupt so entscheidend ist

Unabhängig davon, ob ein System in der Cloud oder On-Premises betrieben wird, stellt sich die zentrale Frage: Warum ist regelmäßige Wartung überhaupt so wichtig? Wir fassen Ihnen die fünf wichtigsten Gründe zusammen:

1. Schutz vor Cyberangriffen und Sicherheitslücken: ERP-Systeme enthalten geschäftskritische und sensible Daten. Ohne regelmäßige Updates entstehen Sicherheitslücken, die gezielt ausgenutzt werden können. Aktuelle Patches sind daher essenziell für den Schutz vor Angriffen.
2. Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: Gesetzliche Vorgaben – etwa im Steuerrecht oder Datenschutz – ändern sich laufend. Nur ein regelmäßig aktualisiertes System stellt sicher, dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform bleibt.
3. Produktivitätssteigerung durch technologische Weiterentwicklung: Updates bringen neue Funktionen, Automatisierungen und Integrationen, die echten Mehrwert schaffen. Optimierte Prozesse, weniger Fehler und neue Funktionen sorgen dafür, dass Mitarbeitende effizienter arbeiten können und weniger Zeit mit Workarounds verlieren. Das erhöht die Akzeptanz im Unternehmen und erleichtert den Arbeitsalltag.
4. Kompatibilität mit anderen IT-Systemen: Schnittstellen und angebundene Systeme entwickeln sich weiter. Regelmäßige Updates stellen sicher, dass Ihr ERP-System reibungslos mit anderen Anwendungen zusammenarbeitet.
5. Sicherstellung des laufenden Betriebs: Gepflegte Systeme sind stabiler und widerstandsfähiger gegenüber Störungen, Lastspitzen oder technischen Problemen. Es handelt sich dabei also um einen wichtigen Faktor für die Betriebssicherheit.

Der Wartungsvertrag von Microsoft: Für On-Premises relevant

Im Microsoft-Umfeld ist die Business Central Wartung auf Herstellerseite über den sogenannten Enhancement Plan (Deutsch: Wartungsvertrag) geregelt. Er bildet die Grundlage für die technische Wartung und ist eng mit den Lizenzrechten verknüpft.

Entscheidend dabei: Der Enhancement Plan gilt nicht für alle Betriebsmodelle gleichermaßen. Er ist der offizielle Business Central Wartungsvertrag für On-Premises-Versionen und umfasst:

• Zugriff auf Updates und neue Versionen
• Hotfixes und Sicherheitsupdates
• rechtliche Nutzungsrechte für Weiterentwicklungen

Das heißt, ohne diesen Vertrag bleibt das System technisch stehen. Denn dann entfällt der Zugriff auf neue Versionen und sicherheitsrelevante Updates. Das System bleibt auf einem bestimmten Stand „eingefroren“, während sich die technologische Umgebung weiterentwickelt. Damit wird klar: Der Enhancement Plan ist Voraussetzung für einen nachhaltigen Dynamics 365 Business Central On-Premises Betrieb.

Aber auch im Cloud-Bereich ist die Wartung unverzichtbar. Der Unterschied liegt in der Umsetzung:

• On-Premises: Wartung ist optional über den Wartungsvertrag buchbar, aber praktisch zwingend notwendig
• Cloud: Wartung ist automatisch in der monatlichen Abonnement-Gebühr enthalten

Cloud vs. On-Premises: Der entscheidende Unterschied