Excel für Berichtslayouts in Business Central nutzen

Die Dynamics 365 Business Central 2022 Release Wave 1 (Version 20) bringt, wie bereits angekündigt, ein spannendes neues Feature für das Report-Design mit. Ab April 2022 können Sie Excel für die Gestaltung von Berichtslayouts verwenden (genauso wie Word- und RDLC-Layouts). Die Excel-Fans erahnen es bereits: Mit Excel-Layouts können Sie also für Berichtslayouts die gesamte Palette der Excel-Funktionen wie Schieberegler, Diagramme, Grafiken und Pivot-Tabellen nutzen. Praktisch, oder? Offiziell erscheint diese Funktion erst im April 2022. Wie Sie die neue Funktion nutzen können und einen Excel Bericht erstellen bzw. Excel Report erstellen, zeigen wir Ihnen aber schon exklusiv heute.

Excel-Layouts funktionieren im Grunde genommen genauso wie Word- und RDLC-Layouts, d. h. sie können bearbeitet und wieder in Dynamics 365 Business Central gespeichert werden. Wie das mit Word und RDLC funktioniert, haben wir in unserem Artikel “Berichtslayouts in Business Central selbst anpassen” beschrieben.

Jetzt zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Excel-Layout von Grund auf erstellen können.

Berichtanforderungsseite öffnen

Wir öffnen beispielhaft den Bericht Debitor – Verkaufsübersicht. Sie können diese Funktion aber mit jedem Bericht verwenden, egal ob Standard- oder benutzerdefinierter Bericht.

Beachten Sie, dass nicht alle Standardberichte einen Datensatz haben, der für die Verwendung in einem Excel-Bericht optimiert ist. Einige von ihnen verwenden Aggregationen oder andere Berechnungen, die für das RDLC- oder Word-Layout optimiert sind. Das Gleiche gilt für Dokumente.

Bericht mit der Option “Excel-Dokument (nur Daten)” ausführen

Anschließend wählen Sie den Dateityp “Microsoft Excel-Dokument (nur Daten)”.

Der Bericht generiert nun eine Excel-Datei mit Beispieldaten und den Feldern, die in der Berichtsdefinition verfügbar sind.

In dieser Excel-Datei haben Sie zwei Tabellenblätter:

1. Daten (mit Beschriftungen und Datensatzwerten für Ihren Datensatz) und
2. Berichtsmetadaten (mit Filtern und Berichtseigenschaften)

Achtung: Für die Arbeit mit Excel-Layouts ist es wichtig zu wissen, dass das Tabellenblatt Daten die Grundlage Ihres Layouts ist. Nehmen Sie keine Änderungen an seiner Struktur vor,  benennen Sie die Felder nicht um und ändern Sie die Tabellen darin nicht.

Weiteres Tabellenblatt (Layout) ergänzen

Anschließend fügen Sie ein weiteres Tabellenblatt in der Excel-Datei hinzu, auf welchem Sie Ihr individuelles Berichtslayout erstellen. Wir nennen dies beispielhaft Benutzerdefiniert.

Auf diesem neuen Arbeitsblatt können Sie, ausgehend vom Arbeitsblatt Daten, alle verfügbaren Excel-Funktionen zur Erstellung eines Berichts nutzen. Sie können Diagramme, Formeln, Schriftarten, Formatierungen, das Hinzufügen von Bildern, die Verwendung von PowerQuery und viele weitere Excel-Funktionen verwenden.

Layout exportieren und testen

Um das Layout zu testen, importieren Sie es einfach als benutzerdefiniertes Layout in Dynamics 365 Business Central.

Dafür speichern Sie die Excel-Datei zunächst ab. Dann öffnen Sie die Seite Berichtslayouts, wählen Ihren Bericht aus (hier Bericht-ID = 119) und klicken auf Neues Layout.

Hier können Sie den Typ des hinzuzufügenden Layouts und seine Eigenschaften auswählen. Wählen Sie als Formatoptionen “Excel” und vergeben Sie einen Namen für Ihr neu erstelltes Excel-Layout:

Klicken Sie dann auf OK. Das System fordert Sie nun auf, Ihre Excel-Datei hochzuladen, in welcher Sie das Layout definiert haben. Das Layout wird dann als benutzerdefiniertes Layout für den ausgewählten Bericht importiert (Layouttyp ist Excel).

Sie können dieses neu erstellte Excel-Layout als Standard für Ihren Bericht festlegen, indem Sie auf die Schaltfläche Standard festlegen klicken:

Bericht mit dem neuen Layout ausführen

Nachdem das System bestätigt hat, dass das Layout verwendet werden kann, können Sie nun auf die Anforderungsseite gehen und den Bericht mit Ihrem neuen Layout ausführen. Dieser Bericht hat nun standardmäßig ein Excel-Layout, sodass eine Schaltfläche zum Herunterladen erscheint:

Wenn Sie auf Herunterladen klicken, wird der Bericht auf Ihren Computer heruntergeladen und das Layout wird automatisch ausgefüllt. Der Einfachheit halber haben wir als Beispiel einfach ein Diagramm mit den Umsätzen pro Kunde hinzugefügt. Dafür haben wir ein neues Diagramm mit den Datenspalten Customer_Name und AmtSalesLCY erstellt.

Ein letzter Hinweis: Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Beitrags unterstützen die Excel-Layouts keine Übersetzungen. Die Feldnamen im Excel-Datenarbeitsblatt sind die AL-Feldnamen (die in der Tabelle oder im Datensatz definiert sind). Sie können nicht geändert werden!

Und was sagen Sie zu der neuen Funktion für Excel Reports? Wir sind begeistert und freuen uns schon auf April!