How-to: SEPA-Lastschriftmandat in Dynamics 365 Business Central

Sie möchten Zahlungen per SEPA-Lastschrift abwickeln, stoßen in Business Central aber immer wieder auf Unsicherheiten? Vielleicht fragen Sie sich, wo genau das Lastschriftmandat eigentlich hinterlegt wird, welche Einstellungen zwingend erforderlich sind oder warum ein Einzug trotz scheinbar korrekter Konfiguration nicht funktioniert. Oft sind es genau diese Detailfragen, die den Prozess unnötig kompliziert wirken lassen.

Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt die Zahlungsabwicklung per SEPA-Lastschrift zwar standardmäßig – doch erst mit der richtigen Einrichtung wird daraus ein verlässlicher und sauber nachvollziehbarer Prozess. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen praxisnah, wie Sie ein SEPA-Lastschriftmandat in Business Central einrichten, die passende Zahlungsart konfigurieren und Lastschrifteinzüge korrekt durchführen.

Wichtige Hinweise:

• Die Währung der Verkaufsrechnung muss Euro sein, damit SEPA-Lastschrift funktioniert.
• Die globale Version von Business Central unterstützt das SEPA-Lastschriftmandat – je nach Land/Region werden ggf. andere Zahlungsformate unterstützt.
• Der Mandats-Lifecycle, wie er von der European Payments Council (EPC) vorgegeben ist, gilt ebenfalls (z. B. Mandatserteilung, Archivierung).

Voraussetzung zur Nutzung der SEPA-Lastschriftmandatsfunktion in Business Central

Bevor Sie loslegen können, müssen folgende Bereiche erledigt sein, auf die wir nachfolgend eingehen:

1. Ihre Unternehmung ist im SEPA-Zahlungsraum tätig, Kunden mit Bankkonten in SEPA-Ländern.
2. Sie haben in Business Central ein Bankkonto eingerichtet, von dem Sie die Lastschriften einziehen.
3. Die Zahlungsdaten (IBAN/BIC) Ihrer Kunden sind vorhanden und korrekt gepflegt.
4. Sie verfügen über eine Mandatsvereinbarung mit jedem Kunden, der per Lastschrift belastet wird (einmal oder wiederkehrend).
5. Sie haben eventuell mit Ihrer Bank abgestimmt, wie die XML-Lastschriftdatei übergeben wird (z. B. über SFTP oder Banking-Portal).
6. In Business Central sind die notwendigen Nummernserien eingerichtet (z. B. für Mandats-ID).

Schritt für Schritt zum SEPA-Lastschriftmandat in Dynamics 365 Business Central

Nun erläutern wir die Setup-Schritte, die in Dynamics 365 Business Central notwendig sind, um ein SEPA-Lastschriftmandat einzurichten:

Bankkonto für SEPA-Lastschrift einrichten

• Navigieren Sie über Zahlungsmanagement > Bankkonten oder über die Suche nach dem Begriff zu den Bankkonten.

• Öffnen Sie das gewünschte Bankkonto (Bankkontokarte), das für Lastschrifteinzüge verwendet werden soll.
• Unter dem Reiter Allgemein finden Sie, wenn Sie oben rechts auf mehr anzeigen klicken, das Feld Erwartetes Format SEPA-Lastschrift. Wählen Sie hier „SEPA Lastschrift pain.008.001.08“.

• Stellen Sie sicher, dass das Konto korrekt mit der Bankkontobuchungsgruppe etc. verknüpft ist.
• Pflegen Sie die Felder Lastschrift Nachr.-IDs für die Dateinummerierung und Gläubiger-Identifikationsnummer.

Zahlungsform für SEPA-Lastschrift definieren

• Gehen Sie zu Zahlungsformen.
• Legen Sie eine neue Zahlungsform an:
  • Vergeben Sie beispielsweise den Code „SEPA“ und die Beschreibung „SEPA-Lastschrift“.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Lastschrift.
  • Optional: Geben Sie einen Zahlungsbedingungscode an (z. B. „Nicht zahlen“) zur Anzeige auf der Rechnung, dass die Zahlung per Lastschrift eingezogen wird. Voraussetzung dafür ist, dass dieser eingerichtet ist.
• Schließen Sie die Einrichtung ab.

Debitor (=Kunde) auf Lastschrift umstellen

• Navigieren Sie über Verkauf > Debitoren oder eine gleichnamige Suche zu den Kunden.
• Öffnen Sie auf der Kundenkarte im Bereich Zahlungen den Zahlungsformcode und wählen Sie die soeben erstellte Zahlungsart „SEPA-Lastschrift“. Das Feld Partnerart muss auch gepflegt werden.
• Wechseln Sie ggf. zum Reiter Debitor > Bankkonten des Debitors und erfassen Sie das Bankkonto inklusive IBAN/BIC.

SEPA Lastschrift-Mandat einrichten

Im nächsten Schritt prüfen Sie, ob das Mandat bereits unterschrieben bzw. eingerichtet ist. Das Mandat ist die Vereinbarung mit dem Kunden, die Sie berechtigt, per Lastschrift einzuziehen.

• Öffnen Sie die Debitorenkarte → Aktion > Bankkonten.
• Wählen Sie das Bankkonto des Kunden aus und klicken Sie auf „Lastschrift-Mandate“.

• Erfassen Sie auf der sich öffnenden Mandats-Seite folgende Felder:
  • Debitor Bankkontocode: Bankverbindung des Kunden (wird automatisch gefüllt)
  • Gültigkeit ab: Startdatum des Mandats
  • Gültig bis: Enddatum des Mandats (optional)
  • Datum der Unterschrift: Datum, an dem der Kunde das Mandat unterschrieben hat
  • Zahlungstyp: einmalig oder wiederkehrend
  • Erwartete Anzahl Sollbeträge: Wenn wiederkehrend
  • Sollzähler: Zeigt an, wie viele Lastschriften bereits ausgeführt wurden. Wird automatisch gepflegt
  • Gesperrt: Setzen Sie gesperrt, wenn mit diesem Mandat keine Einzüge mehr durchgeführt werden sollen
• Speichern Sie das Mandat.
• Hinweis: Sobald Sie auf einer Rechnung einen Mandats-Verweis haben, wird dieser in der Verkaufsrechnung automatisch übernommen („Lastschrift-Mandat-ID“)

Exkurs: Für den Fall, dass Sie eine Fehlermeldung bei der Eingabe der ID bekommen, weil Sie die Nummernserie für die Lastschrift-Mandats-ID noch nicht angelegt haben, zeigen wir Ihnen, wie Sie dies nachholen.
Zuerst müssen Sie die Nummernserie anlegen:

• Suchen Sie dazu nach der Seite „Nummernserie“.
• Klicken Sie auf Neu und legen Sie eine entsprechende Nummernserie für Lastschriftmandate an.

Anschließend müssen Sie diese in der Verkaufs- und Einkaufseinrichtung verknüpfen.

• Dazu suchen Sie nach der Seite „Einrichtung Debitoren und Verkauf“.
• Anschließend scrollen Sie zu dem Reiter Nummernserie.
• Hier wählen Sie unter Lastschrift-Mandat-Nr. nun über das Dropdown Ihre soeben erstellte Nummernserie.

Lastschrifteinzug erstellen und Bankdatei exportieren

• Suchen Sie in Business Central nun nach „Lastschriften“
• Klicken Sie auf Neu > Lastschrift erstellen
• Geben Sie ein:
  • Ab Fälligkeitsdatum/Bis Fälligkeitsdatum: Bestimmen Sie den Zeitraum der Verkaufsrechnungen, für die Einzug erfolgen soll
  • Partnerart: Legen Sie fest, ob es um Einzüge von Unternehmen oder Person geht
  • Nur Debitoren mit gültigem Lastschrift-Mandat: „Ja“, wenn nur Debitoren mit Mandat berücksichtigt werden sollen
  • Bankkontonummer: Ihr Unternehmenskonto, auf das die Beträge eingehen sollen

Exkurs: Für den Fall, dass Sie eine Fehlermeldung bei der Eingabe des Kontos bekommen, weil Sie die Nummernserie für die Lastschrift-Mandats-ID noch nicht hinterlegt haben, müssen Sie an dieser Stelle noch einmal in die Bankkontokarte und die Nummernserie dort hinterlegen.

• Nachdem die Erstellung erfolgt ist, wählen Sie in der Liste die Einträge und klicken auf „Lastschriftdatei erstellen“.
• Speichern Sie die erzeugte XML-Datei an einem Ort, von dem Sie sie an Ihre Bank senden oder hochladen (z. B. EBICS, Portal). Nun wird der Status des Eintrags auf „Datei erstellt“ gesetzt. Der Mandats-Sollzähler wird hochgesetzt.

Verarbeitung, Ablehnung und Buchung von Zahlungseingängen

• Falls die Bank einzelne Lastschriften nicht verarbeiten kann (z. B. Kunde insolvent oder Mandat ungültig), müssen Sie den Eintrag manuell ablehnen („Posten ablehnen“) auf der Seite „Lastschriftposten“.
• Wenn die Abwicklung erfolgreich ist, buchen Sie die Zahlungseingänge:
  • Entweder direkt aus der Seite Lastschriften > Zahlungseingang buchen
  • oder über das normale Zahlungsbuchungs-Blatt (z. B. Zahlungseingangs-Journal) im Rahmen der Bankabstimmung

Praxistipps & Hinweise für die deutsche Umsetzung

• Dokumentieren Sie das Mandat sowie die Einzüge wie auch Änderungen (z. B. Mandat gesperrt), sodass alle Vorgänge nachvollziehbar sind.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Bank das SEPA-Lastschriftformat (z. B. XML nach ISO 20022) unterstützt. Business Central arbeitet mit diesem Standard.
• Pflegen Sie die Bankdaten (IBAN/BIC) und Mandats-Referenz sauber. Fehlerhafte Angaben führen zu Rücklastschriften.
• Etablieren Sie Prozesse in Business Central darüber, wie Mandatsdauern überwacht (z. B. Ablaufdatum) und Kund/-innen informiert werden.
• Automatisieren Sie den Einzugsprozess, wenn viele Kund/-innen betroffen sind. Die Batch-Erstellung von Einzügen spart Zeit.
• Testen Sie den gesamten Prozess in einer Testumgebung mit Ihrer Bank, bevor Sie live gehen.

Fazit

Mit der Implementierung des SEPA-Lastschriftverfahrens in Dynamics 365 Business Central schaffen Sie einen effizienten und automatisierten Zahlungsprozess. Das Einrichten des Mandats, die Zahlungsart und der korrekte Einzug sind wichtige Bausteine. Durch die hier beschriebenen Schritte können Sie den Prozess sicher und nachvollziehbar abbilden.

Bei Fragen sprechen Sie uns gerne über unser Kontaktformular an. Unsere Finanzexpert/-innen helfen Ihnen gerne weiter.