Fragen für Ihr ERP-Projekt – Einführung oder Upgrade

Planen Sie aktuell die Einführung von Dynamics 365 Business Central oder ein Upgrade ihrer aktuellen Dynamics-Lösung? Natürlich möchten Sie bestmöglich darauf vorbereitet sein. Und genau dabei können wir helfen! Aus dem Grund klären wir in diesem Blogartikel über die wichtigsten Fragen auf, die Sie sich selbst und Ihrem betreuenden Partner-Unternehmen vorbereitend stellen sollten.

Fragen, die Sie sich selbst beantworten sollten (Ihre Vorbereitung)

Bereitstellungsoption

Sie können bei der Dynamics 365 Business Central Bereitstellung zwischen Online (Cloud) und On-Premises wählen. Alle Unterschiede zwischen den beiden Bereitstellungsoptionen finden Sie in unserem Blogartikel „Dynamics 365 Business Central: Cloud oder On-Premises“.

In Bezug auf künftige Updates bzw. Upgrades unterscheiden sich die Bereitstellungsoptionen insofern, dass sich die Cloud-Version automatisch aktualisiert, ohne dass Sie etwas tun müssen, während Updates bzw. Upgrades für die On-Premises-Version manuell durchgeführt werden müssen. Dabei entsteht ein administrativer sowie zeitlicher Aufwand, für den Sie dann Zeit und Geld einplanen müssen. Sollten Sie sich für On-Premises entscheiden, so empfehlen wir ein jährliches Upgrade, damit Ihr System so sicher, aktuell und performant wie möglich bleibt. Es besteht aber natürlich keine jährliche Upgrade-Pflicht. Aber: Je länger Sie mit der Aktualisierung warten, desto aufwendiger wird der Prozess.

Mitnahme von Altdaten

Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Entweder Sie nehmen ohne große Überlegungen alle Altdaten mit in das neue System
2. oder Sie setzen sich gewissenhaft mit Ihren Altdaten auseinander und sortieren aus.

Wir empfehlen Ihnen: Überlegen Sie sich, welche Altdaten Sie wirklich weiterhin im Tagesgeschäft benötigen. Ein Upgrade ist genau der richtige Zeitpunkt, um sich von Altlasten zu trennen. Aus unserer Erfahrung heraus lohnt es sich, im Rahmen eines Projekts den Aufwand auf sich zu nehmen, die Daten zu bereinigen, um mit einem möglichst “sauberen” System zu starten. Außerdem reduzieren Sie so den Aufwand für die Datenübernahme.

Aber der Vollständigkeit halber weisen wir auch darauf hin, dass es möglich ist, alle Daten aus dem Altsystem zu migrieren, wenn Sie zunächst keine Ressourcen für die Bereinigung bereitstellen können. In diesem Fall wird der Aufwand der Datenübernahme jedoch höher, sodass die Kosten entsprechend steigen. Wägen Sie dies also gründlich ab.

Individualanpassungen

Wenn Sie eine Einführung von Dynamics 365 Business Central planen, machen Sie sich Gedanken über individuelle Prozesse, welche es in Ihrem Unternehmen gibt. Was wird von dem Standard der Software nicht erfüllt und bedarf einer Individualanpassung? Wenn Sie diese Frage noch nicht beantworten können, keine Sorge. Wir präsentieren Ihnen gerne die Möglichkeiten von Dynamics 365 Business Central, lernen Ihre Unternehmensprozesse kennen und beraten Sie, ob Anpassungen des Systems notwendig sind.

Wenn Sie bereits ein bestehendes ERP-System haben, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie lassen Ihre Anpassungen im System unbeachtet oder Sie setzen sich gewissenhaft damit auseinander und sortieren ggf. aus.

Aus unserer Erfahrung heraus können wir berichten: Ihre Prozesse haben sich in den letzten Jahren sicher verändert. Bildet ihr System das noch zuverlässig ab?

• Wenn ja, dann können wir die Anpassungen gerne in die neue Version überführen, indem wir sie an die technologische Basis anpassen. In den Fällen, in denen sich die Programmiersprache geändert hat, müssen alle Anpassungen “übersetzt” werden. Dies ist bei allen Upgrades der Fall, bei denen das ursprüngliche System älter als Dynamics 365 Business Central 14 ist.
• Wenn nein, sollten Sie die Neuimplementierung eines “leeren” Systems in Erwägung ziehen. Damit starten wir auf der grünen Wiese, prüfen Ihre Prozesse und bilden sie realitätsgetreu im neuen System ab.
• Wenn Sie dies nicht beantworten können, weil Sie nicht die Ressourcen haben, sich mit ihren Prozessen zu beschäftigen, ist es auch möglich, diese ins neue System zu migrieren. In den Fällen, in denen sich die Programmiersprache geändert hat, müssen alle Anpassungen “übersetzt” werden. Dies ist bei allen Upgrades der Fall, bei denen das ursprüngliche System älter als Dynamics 365 Business Central 14 ist. Wenn auch Ihr Vorteil dabei ist, dass Sie sich zunächst die Arbeit sparen, Ihre Prozesse prüfen zu müssen.

Zeitrahmen

Damit Sie für sich und Ihr betreuender Anbieter (z. B. wir) Ihr Projekt planen können, brauchen wir eine Information über den zeitlichen Rahmen des Projekts. Wir warnen davor, künstliche Fristen zu setzen und damit den Projekterfolg zu gefährden.

Bereitstellung von Ressourcen

Sollten Sie keine bzw. wenige personellen Ressourcen für das Projekt zur Verfügung stellen können, können Sie erwägen, die Abteilungen nacheinander abzuarbeiten. Beispielsweise zieht die Finanzbuchhaltung zuerst in Dynamics 365 Business Central um, während die anderen Abteilungen noch auf die “alte” Art und Weise arbeiten. So arbeiten wir uns dann vor, bis all Ihre User im neuen System sind.

Allgemein sollten Sie aber wissen, dass ein ERP-Projekt immer 50:50 Zuarbeit vom Kunden und vom Anbieter erfordert.

Bei Upgrade: Existenter Wartungsvertrag

Dies betrifft Sie nur, wenn Sie aktuell eine On-Premises-Installation nutzen. Denn wenn Sie keinen aktiven Microsoft-Wartungsvertrag haben, kann Ihre Lizenz nicht so einfach übertragen werden. Das liegt daran, dass Sie sozusagen das Recht auf ein Upgrade verloren haben. In diesem Fall müssen Sie entweder neue On-Premises Lizenzen für Dynamics 365 Business Central erwerben oder in die Cloud wechseln. Gerne beraten wir Sie zu Ihren Möglichkeiten.

Arten von Lizenzen

Insgesamt wird bei Dynamics 365 Business Central zwischen vier Lizenzformen unterschieden:

• Essentials (Full User)
• Premium (Full User)
• Team Members (Limited User)
• Device (Limited User)

Die Dynamics 365 Business Central Essentials Lizenz ist für Unternehmen geeignet, die keine eigene Produktion haben (Ausnahme: Montage) und deren Fokus nicht auf dem Angebot von Servicedienstleistungen liegt. Die Dynamics 365 Business Central Premium Lizenz ist wiederum für Unternehmen geeignet, die selbst produzieren oder aber hauptsächlich Servicedienstleistungen anbieten. Hier sind – zusätzlich zu den Essentials-Funktionen – auch die beiden Bereiche Produktion und Service enthalten. 

Werden neben den Full Usern zusätzliche User benötigt, die keinem Funktionsbereich direkt zuzuordnen sind und auf grundlegende Prozesse zugreifen können sollen, so ist der Erwerb von Team Members Lizenzen möglich. Bei den Device Lizenzen handelt es sich um Gerätelizenzen. Dadurch lassen sich gemeinsam genutzte Geräte wie Lager-Terminals oder Kassen an Business Central anbinden, auf die Personen hintereinander zugreifen können (z. B. beim Einstempeln oder Schichtdienst).

Anzahl der Benutzerlizenzen

Wenn Sie Dynamics 365 Business Central neu einführen, müssen Sie sich überlegen, wie viele Mitarbeitenden tatsächlich mit dem System arbeiten werden. Müssen alle Mitarbeitenden Full User Lizenzen erhalten oder reicht für bestimmte Aufgaben auch eine Additional User Lizenz? Auch bei diesen Fragen stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

Wenn Sie ein Dynamics NAV Upgrade durchführen, müssen Sie ein beachten: Die Benutzerlizenzen ändern sich. Wir sprechen dann nicht mehr von Concurrent Usern, sondern von Named Usern. Von Dynamics NAV (Concurrent User) kennen Sie die Möglichkeit, dass Lizenzen gleichzeitig von mehreren Personen genutzt werden können (z. B. zwei Teilzeitkräfte teilen eine Lizenz). In Dynamics 365 Business Central (Named User) ist das nicht mehr möglich. Hier hat jeder User seinen eigenen, personalisierten Zugang zum System. Sie merken: Der Wechsel von Dynamics NAV (Concurrent User) zu Dynamics 365 Business Central (Named User) bedeutet für Sie, dass Sie neu evaluieren müssen, wie viele Lizenzen Sie tatsächlich benötigen.

Fragen an Ihr künftiges Partnerunternehmen

Seriosität

Zunächst sollten Sie prüfen, wie seriös das Unternehmen ist, welches Sie ins Auge fassen. Schauen Sie sich an, wann dieses gegründet wurde. Außerdem ist die Reputation sehr aussagekräftig. Vielleicht gibt es Referenzen, die Sie einsehen können?

Transparenz

Im Normalfall erarbeiten Sie mit einem ERP-Unternehmen in einem Workshop Ihre Anforderungen und anschließend erhalten Sie eine schriftliche Dokumentation darüber. Darin sollte aufgelistet sein, welche Funktionen aus dem Standard genutzt werden und vor allem, welche Ihrer individuellen Anforderungen die Software nicht erfüllen kann.

Wenn auffallend günstige Komplettpakete angeboten werden, sollten Sie genau nachhaken, ob diese Ihre Anforderungen erfüllen können. Ansonsten besteht die Gefahr, dass das erst so verlockende Angebot im weiteren Verlauf unübersichtliche Kosten nach sich zieht oder Sie gar nicht alle Funktionen erhalten, die Sie benötigen.

Ansprechpersonen

Prüfen Sie außerdem, ob Sie eine Ansprechperson während der ERP-Einführung hätten oder ob Sie mit wechselnden Personen zu tun hätten. Eine fixe Ansprechperson wird sich in Ihr Geschäft einarbeiten und Ihre Prozesse wie die eigene Westentasche kennen, sodass sie Ihnen mit Expertise stets zur Seite steht.

Aufgabenteilung im Projekt

Zuletzt klären Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem ERP-Unternehmen. Wer übernimmt welche Aufgaben im Rahmen der Datenübernahme, Prozessanpassung und Schulung der Mitarbeitenden? Besprechen Sie gegenseitige Erwartungen und Wünsche sowie die Aufgaben – sowohl des ERP-Unternehmens als auch Ihre eigenen. Denn Ihre Beteiligung am Projekt ist erfolgsentscheidend. Prüfen Sie zudem, wie die Supportleistungen nach der ERP-Einführung aussehen.

Am Ende sollte ein Zeitplan inkl. Zuständigkeiten und Deadlines stehen.

Fazit

Sowohl bei einem Upgrade als auch bei der Einführung des ERP-Systems gibt es einige wichtige Dinge, die Sie bedenken sollten. Es gibt Fragen, die sich selbst stellen sollten und es gibt Fragen, die Sie Ihrem betreuenden Partnerunternehmen stellen sollten.

Das sind zunächst viele Entscheidungen, die Sie treffen müssen. Doch wir bringen die notwendige Erfahrung mit und helfen Ihnen gerne bei diesen Punkten. Mehr Informationen dazu erhalten Sie auf unserer Seite zum Upgrade oder auf der Seite zur ERP-Einführung. Und am Ende werden Sie sicher von den unschlagbaren Vorteilen der Lösung begeistert sein.