ERP-Software Auswahl erfolgreich gestalten: 5 Tipps

Sie möchten ein neues ERP-System einführen? Oder eine bestehende ERP-Lösung austauschen? So eine Entscheidung fällt nicht alltäglich an. Zudem hat sie große Ausmaße: Denn eine ERP-Software verbleibt erfahrungsgemäß ca. 10 bis 15 Jahre im Unternehmen. Wir verstehen also, dass Sie viele Fragen haben, was die Auswahl des ERP-Systems betrifft. Wir bieten Ihnen eine Übersicht über die wichtigsten Auswahlkriterien für ERP-Software, damit Sie Ihre ERP-Auswahl erfolgreich gestalten können. Eins sei vorab schon verraten: Es sind nicht bloß technische ERP-System Anforderungen, die beachtet werden sollten.

ERP-Software Auswahl: Anforderungen festlegen

Fest steht: Sie können nur die richtige Entscheidung treffen, wenn Sie mit allen Mitarbeitenden kommunizieren, die die Entscheidung betrifft. Sprechen Sie also mit allen Abteilungen und sammeln Sie Anforderungen und Kriterien, die das neue ERP-System erfüllen muss. Diese Anforderungsanalyse stellt für gewöhnlich den ersten Schritt des Auswahlprozesses dar. Bedenken Sie dabei auch schon künftige Entwicklungen: Wie sieht die Unternehmensstrategie aus und was sind mögliche Entwicklungen in den nächsten zehn Jahren? Beantworten Sie diese Frage für sich, denn die Nutzungsdauer einer neuen Unternehmenssoftware ist vergleichsweise lang. Mögliche Trends sind:

• Mobile Nutzbarkeit (standortunabhängiges Arbeiten)
• Skalierung eines Systems (bedarfsgerechtes hoch- und herunterskalieren)

Wir erarbeiten die detaillierten ERP-System Anforderungen gerne mit unseren Kunden gemeinsam im Rahmen eines Workshops.

Hilfreiche Blogartikel:

• In unserem Blogartikel “ERP-Workshop: Wofür ist er und wie läuft er ab?” erfahren Sie alles Wissenswerte zu unseren Workshops.

ERP-Software Auswahl: Art des Systems wählen (Branchen- vs. Individual- vs. Standardlösung)

Wie speziell sind Ihre Prozesse? Jetzt haben Sie sich vielleicht gerade bei dem Gedanken ertappt: „Wir haben zu großen Teilen individuelle Abläufe. Eine Standardlösung kommt nicht infrage. Am besten lassen wir alles individuell programmieren“. Stopp! Eins können Sie uns getrost glauben: Die Standardprozesse in den unterschiedlichsten Unternehmen sind meistens gleich (z. B. Rechnungen zahlen, Angebote erstellen). Tatsächlich sind viel weniger
Anpassungen notwendig, als unsere Kundinnen und Kunden zunächst annehmen.

Also: Hinterfragen Sie, wie individuell die ERP-Software wirklich sein muss. Machen Sie sich bewusst, welche speziellen Prozesse bei Ihnen vorhanden sind, wenn Sie ein neues ERP-System einführen. Fakt ist, dass mit zunehmender Individualisierung die Kosten und die Abhängigkeit von der gewählten Software und dem gewählten Software-Partnerunternehmen steigen.

Viele unserer Kundinnen und Kunden haben, bevor Sie zu uns kamen, in teure Branchenlösungen investiert und viel Geld für eine Lösung bezahlt, von der
sie nur einen Teil der Funktionen genutzt haben und dessen Module nur zu einem Teil ihre Anforderungen abgedeckt haben. Oder sie hatten zuvor eine extra für sie entwickelte Individuallösung, die in keiner Weise updatefähig war und nur mit kostspieligen Erweiterungen an neue Anforderungen angepasst werden konnte. Was wir tun? Unsere Basis ist wie immer die Standardlösung Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision). In unserer Standardlösung können wir erfahrungsgemäß schon die meisten Anforderungen unserer Kunden und Kundinnen abbilden (Sie erinnern sich an Vermieter und Bestatter?). Anschließend gehen wir Schritt für Schritt die Anforderungen an, die über die Standardlösung hinausgehen. Das machen wir sowohl über
fertige Apps/Add-Ons als auch durch passgenaue Individualanpassungen (Customizing).

Hilfreicher Blogartikel:

• In unserem Blogartikel “Standardlösungen vs. Individuallösungen” erfahren Sie mehr über den genauen Unterschied zwischen Branchen- und Standardlösung.

ERP-Software Auswahl: Art der Bereitstellung wählen (Cloud oder On-Premises)

Nach der Entscheidung Standard- vs. Individual- vs. Branchenlösung, stellt sich die Frage nach der Art der Bereitstellung. Eines vorweg: Wir sind nicht der Meinung, dass eine Option richtig und die andere falsch ist. Ganz im Gegenteil: Je nachdem, wie Ihre Situation ist, eignet sich eine Option besser als die andere.

Hilfreicher Blogartikel:

• In unserem Blogartikel “Dynamics 365 Business Central – Cloud oder On-Premises?” erfahren Sie mehr über den genauen Unterschied zwischen den beiden Optionen.

ERP-Software Auswahl: Kosten realistisch einschätzen

Kurzum: Eine neue ERP-Software und die entsprechende Implementierung sind sowohl kosten- als auch zeitintensiv. Aus dem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für das günstigste Angebot. Allerdings werden die Kosten, die beispielsweise durch Anpassungen und Support “on top” auf Sie zukommen, von einigen Anbietern nicht transparent kommuniziert und dadurch von Unternehmen falsch eingeschätzt. Fragen Sie unbedingt aktiv nach. Berücksichtigen Sie außerdem die Gesamtkosten in langfristiger Betrachtung. Vergessen Sie dabei nicht die Notwendigkeit von professionellen Schulungen der Mitarbeitenden.

Hilfreicher Blogartikel:

• Wenn Sie an weiteren Details zu den Kosten eines ERP-Projekts interessiert sind, lesen Sie unbedingt unseren Blogartikel „Aufgepasst im ERP-Projekt: Kostentreiber und versteckte Kosten“.

Exkurs: Partnerauswahl

Nun gibt es zwei Szenarien, wenn Sie ein neues ERP-System einführen möchten:

1. Entweder Sie haben sich mit der Software auch schon für einen Implementierungspartner für Ihre ERP-Software entschieden (Softwarehersteller = Implementierer)
2. oder die Software wird von mehreren Unternehmen vertrieben und implementiert (Softwarehersteller verkaufen über Partnerunternehmen, die die Software implementieren)

Beim ersten Szenario können Sie dieses Kapitel getrost überspringen, wenn die Chemie stimmt und die Anforderungen und Lösungsmöglichkeiten zueinander passen. Beim zweiten Szenario haben Sie jetzt die Software gewählt (z. B. Dynamics 365 Business Central) und haben jetzt die Wahl der verschiedenen Partnerunternehmen. Die Entscheidung ist gar nicht so einfach, da die Märkte teilweise aus vielen Wettbewerbern bestehen und unübersichtlich sind.

Es gilt, auf unterschiedliche Faktoren zu achten (z. B. fachliche Kompetenz, Sympathie und Verständnis der Unternehmensprozesse).

Hilfreicher Blogartikel:

• In dem Blogartikel “5 Fragen an Unternehmen für die ERP-Implementierung” lesen Sie, welche Fragen Sie unbedingt stellen sollten und welche Antworten Ihnen was sagen.