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Der Microsoft Copilot für Microsoft 365 ist ein KI-gestütztes Tool von Microsoft, welches Anwender/-innen im Berufsalltag Unterstützung bieten soll. Keine Angst – das Tool heißt Copilot und nicht Auto-Pilot. Der KI-Assistent soll keine Jobs ersetzen, sondern Menschen im beruflichen Alltag bei sich wiederholenden Aufgaben helfen. Doch nicht nur Einzelpersonen können damit besser arbeiten – auch Besprechungen werden effizienter.

 

 

Was kann der Copilot alles?

Gemäß Microsoft geben 70 % der Copilot Nutzer/-innen an, dass sie mit dem Microsoft Copilot produktiver arbeiten können.

Der Microsoft Copilot hilft bei folgenden Aufgaben:

  • Generieren von Wissen (z. B. Versionen von Navision)
  • Suchen nach Informationen (z. B. nach Chatverläufen zu einem bestimmten Thema)
  • Erstellen von Inhalten (z. B. Marketingtexte, Programmiercodes, Zusammenfassungen von Besprechungen)
  • Generieren von Bildern
  • Ausführen von Aktionen

Wie ist das technisch möglich? Durch die Verbindung einer Chat-Oberfläche mit großen Sprachmodellen. Genauer gesagt: Durch eine Kombination aus Large Language Models (kurz LLM), Deep Learning-Techniken und umfangreichen Datasets. Auf der Basis kann das Tool Inhalte verstehen, zusammenzufassen, vorhersagen und generieren. Die LLMs (große KI-Sprachmodelle) enthalten vortrainierte Modelle, die für diese Aufgaben konzipiert sind.

 

Verfügbarkeit des Copilot

Microsoft Copilot für Microsoft Dynamics 365 Business Central

Im Rahmen der Dynamics 365 Business Central Release Wave 2 aus 2023 wurden im Wesentlichen zwei Microsoft Copilot-Funktionen ausgerollt:

  • Bereich Finanzen: Vereinfachung des Abgleichs der nicht automatisch abgeglichenen Transaktionen und Ergänzung von Erklärungen
  • Bereich Marketing: Generierung von Marketing-Textvorschlägen (Produktbeschreibungen für Artikel), beispielsweise für die Veröffentlichung in Shops wie Shopify

In der zweiten Dynamics 365 Business Central Release Wave aus 2023 wurde bereits in den Bereich AI und Collaboration investiert.

Grafik, die Neuerungen im Rahmen der Release Wave 2 2023 zeigtDynamics 365 Business Central  – 2023 release wave 2 investment areas

Folgendermaßen sieht der Marketing Copilot aus:

Nutzung des Microsoft CoPilots in Business CentralMarketing Copilot – Ansicht auf Business Central

Folgende Funktionen sind im Rahmen des nächsten Releases geplant, darunter auch die Funktion Chat with Copilot für Dynamics 365 Business Central, die Microsoft bereits in einem Video vorgestellt hat:

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Weitere Informationen

Microsoft Copilot für Power Platform

Neben Dynamics 365 ist der Copilot auch in die Power Platform integriert und unterstützt beispielsweise bei der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben oder der Entwicklung von Apps. So kann der Copilot helfen:

  • Power Apps: Mit Copilot können Sie eine App erstellen, einschließlich der dahinter stehenden Daten, indem Sie einfach beschreiben, was Sie benötigen.
  • Power Automate: Mit Copilot können Sie einen Flow erstellen, indem Sie beschreiben, was Sie benötigen (inkl. erforderlicher Parameter), Änderungen an Ihrem Flow vornehmen (z. B. Aktualisierung, Ersatz) oder Fragen zu Ihrem Flow beantworten lassen.

 

Microsoft Copilot für Microsoft 365

Der Copilot arbeitet seit einiger Zeit mit den Microsoft 365-Apps (z. B. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) zusammen. Dadurch können Anwender/-innen die Apps noch viel effektiver nutzen. Dafür greift der Copilot auf sämtliche vom Unternehmen in Microsoft 365 verwaltete und in der Cloud gespeicherte Daten in Echtzeit zu. Seit November 2023 ist der Copilot auch für Unternehmenskunden allgemein verfügbar.

Beispiele für die Nutzung:

  • Word: Erstellung von Texten in neuen/vorhandenen Dokumenten (mit/ohne Formatierung), Ausführung von Befehlen (z. B. Zusammenfassen)
  • PowerPoint: Erstellung von Präsentationen auf Basis von Unternehmensvorlagen als Befehl aus Word heraus, Ausführung von Befehlen (z. B. Zusammenfassen, Folien ergänzen, Bilder ergänzen)
  • Excel: Analyse von Trends, Visualisierung von Daten
  • Outlook: Anzeige von professionellen Tipps (z. B. Klarheit, Stimmung, Tonfall), Vorbereiten von Besprechungen, Ausführung von Befehlen (z. B. Zusammenfassen, E-Mail priorisieren im Posteingang)
  • Teams: Ausführung von Befehlen (z. B. Zusammenfassen von Chats zu einem bestimmten Thema, Suchen nach Nachrichten), Durchführung von Meetings mit Whiteboard für kreative und effektive Besprechungen

Außerdem wurde der Microsoft 365 Chat als allgemeiner Copilot für den Arbeitsalltag vorgestellt. Dieser kennt die Arbeit, die Prioritäten und das Unternehmen seiner Benutzer/-innen sehr gut und kann in sämtlichen Belangen unterstützen (z. B. Schreiben eines Strategiepapiers, Buchen einer Geschäftsreise, Aufbereiten von E-Mails).

 

Microsoft  365 Copilot

Microsoft Copilot für Windows 11

Seit dem September 2023 ist der Copilot in Windows in den ersten Ländern verfügbar und erweitert Windows 11 um zahlreiche neue Interaktionsmöglichkeiten. Er geht Anwender/-innen zur Hand, wenn es um die Bewältigung von alltäglichen, sich wiederholenden, aber auch komplizierteren Arbeitsvorgängen geht. Allgemein können Aufgaben einfacher und effizienter gelöst werden.
Die KI-Unterstützung bietet folgende Funktionen:

  • Zusammenfassung angezeigter Inhalte
  • Verfassung von Texten
  • Freistellung von Objekten auf Bildern
  • Anordnung von Anwendungsfenstern
  • Auswahl einer passenden Playlist

 

Microsoft Copilot für Bing und Edge

Anfang 2023 wurde das neue KI-unterstützte Bing präsentiert. Neben neuen Funktionen für die Suche und den Edge-Browser wurde der Bing Chat für komplexere Suchanfragen vorgestellt, der auf den Erkenntnissen und Entwicklungen von ChatGPT und GPT-4 basiert. Im Rahmen der Microsoft Ignite 2023 wurde der neue Name für den Bing Chat und Bing Chat Enterprise vorgestellt: Copilot.
Diesen können Menschen ganz einfach (im privaten Bereich) nutzen. Beispiele:

  • Wissensfragen (z. B. Wann war es möglich, in Deutschland Polarlichter zu sehen?)
  • Einkaufshilfe (z. B. Geschenk für Freund)
  • Witz (z. B. Witz zu einem bestimmten Thema schreiben)
  • Vergleichen (z. B. Bewerbung von zwei Produkten für Anwendungszweck XY)
  • Schreiben (z. B. Geburtstagskarte)

Dabei können Sie den Unterhaltungsstil wählen: Im höheren Maße kreativ, im höheren Maße ausgewogen oder im höheren Maße genau.

 

Copilot und Datenschutz

Es ist wichtig, sich mit dem Thema Datenschutz in Verbindung mit dem Dienst des US-amerikanischen Unternehmens Microsoft Beachtung auseinanderzusetzen. Wir erklären Ihnen, warum das so ist und was Sie beachten müssen.

Das sind die Fakten:

  • Datenzugriff: Der Copilot hat einen umfassenden Zugriff auf die Daten Ihres Unternehmens.
  • Datennutzung für eigene Zwecke: Die Unternehmensdaten werden laut Aussage von Microsoft nicht für eigene Zwecke verarbeitet und es findet auch kein Training der KI mittels der Nutzerdaten statt. Wir finden dieses Versprechen allerdings nicht in den vertraglichen Grundlagen wieder. Eher im Gegenteil: Microsoft räumt sich das Recht ein, zumindest Diagnose- und Metadaten zu eigenen Zwecken zu verarbeiten. Nach unserer Einschätzung kann die Verarbeitung von Daten durch Microsoft also nicht gänzlich ausgeschlossen werden.
  • Geografische Region in Europa: Die vom Copilot verwendete geografische Region des Azure Open AI-Dienstes lautet für Europa (Westen und Norden): Schweden oder Schweiz.

Einige Stellschrauben haben Sie selbst in der Hand, wenn es um das Thema Datenschutz mit dem Microsoft Copilot geht:

  • Datenzugriff begrenzt auf Berechtigungen/Nutzer/-in: Es ist wichtig, dass Sie ein Rechtekonzept entwickeln, damit Nutzer/-innen nicht plötzlich Daten sehen können, zu denen sie nicht berechtigt sind.
  • Private E-Mailnutzung: Sofern die Mitarbeitenden das E-Mail-Programm auch privat nutzen dürfen, stellt sich das Problem dar, dass die KI auch auf private Daten zugreifen kann. Allerdings hat der Arbeitgeber grundsätzlich kein Recht, auf private Inhalte des Arbeitnehmers zuzugreifen. Dies kann mit Strafen verbunden sein.
  • Richtige Einstellung (keine Leistungs-/Verhaltensüberwachung): Außerdem ist bei der Einrichtung darauf zu achten, dass der Zugriff durch den Copilot nicht zur Profilerstellung und damit zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung der Arbeitnehmer/-innen eingesetzt werden kann.

 

Lizenzen und Preise

Folgende Lizenzen und Preise sind für die unterschiedlichen Bereiche notwendig:

  • Copilot in Dynamics 365 Business Central: keine gesonderten Lizenzen notwendig
  • Copilot für Microsoft 365 (KMU): 28,10 € pro User pro User pro Monat mit Microsoft 365 Business Premium und Microsoft Business Standard (Copilot für Microsoft 365)
  • Copilot für Office 365 (Enterprise): 28,10 € pro User pro User pro Monat mit Microsoft Office 365 E3- und E5-Lizenz

Folgende Tabelle zeigt den Funktionsumfang von Copilot für Microsoft 365:

Umfang Copilot für Microsoft 365
Preis 28,10 €
Grundlegende Funktionen
Web-Grounding
Gewerblichen Datenschutz
Vorrangiger Zugang
Copilot in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote
Copilot in Teams
Microsoft Graph
Enterprise Datenschutz
Personalisierung Copilot Studio

 

Voraussetzungen

Der Microsoft Copilot ist lediglich innerhalb der Cloud verfügbar. Zudem sind nahezu vollständig digitalisierte Prozesse notwendig, damit der digitale KI-Assistent Ihnen bei täglichen Aufgaben zur Hand gehen kann. Wenn Ihre Prozesse aktuell noch nicht digitalisiert sind, sollten Sie dies unbedingt ändern.

 

Fazit

Der KI-Assistent Microsoft Copilot ist nach unserer Einschätzung ein wertvoller Helfer für Unternehmen und hat großes Potenzial. Und das in den unterschiedlichsten Aufgabenbereichen: Von Business Central bis zu den Microsoft 365 Anwendungen. Durch die Automatisierung und Beschleunigung von Prozessen, haben Mitarbeitende wieder mehr Zeit für komplexe und/oder kreative Aufgaben.
Allerdings sollten die Datenschutzaspekte und -einstellungen nicht außer Acht gelassen werden und vor Einsatz zunächst geprüft werden.

Wenn Sie Interesse am Microsoft Copilot haben und Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns gerne an und wir gehen das Thema gemeinsam an.

 

Textquellen: https://copilot.microsoft.com/, https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/microsoft-365-copilot-overview, https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot-for-work, https://news.microsoft.com/de-de/features/microsoft-copilot/https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/ai-overview, https://learn.microsoft.com/de-de/power-apps/maker/canvas-apps/ai-overview, https://learn.microsoft.com/de-de/power-automate/get-started-with-copilot, https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/copilot-for-microsoft-365?market=de#Pricing

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