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Beschleunigen und automatisieren Sie Ihre gesamte Dokumentenabwicklung in Dynamics 365 Business Central.
Setzen Sie noch auf die herkömmliche, händische Art der Belegerfassung? Dann gleichen Sie Bestellungen und Belege sicherlich noch manuell ab, benötigen viel Zeit für die Belegsuche im Archiv und ärgern sich über intransparente Freigabeprozesse. Sie verfügen über keine zentrale Steuerung oder Übersicht, was bereits erfasst oder gebucht wurde. Ist das nicht lästig und zeitaufwändig?
Viele unserer Kund/-innen profitieren bereits von einer automatisierten Dokumentenverarbeitung und einem Dokumentenmanagementsystem (abg. DMS). Optimieren Sie mit uns und dem Add-On von Continia jetzt auch Ihr Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) Dokumentenmanagement.
Das Add-On Document Capture unseres vertrauten Partnerunternehmens Continia ist für Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) zertifiziert und nahtlos in die ERP-Lösung integriert.
Welche Funktionalität bietet das Add-On? Passen Sie auf: Document Capture automatisiert den gesamten Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung in Dynamics 365 Business Central – von der Erfassung bis zur Buchung. Eingehende Rechnungen empfangen Sie per E-Mail, anschließend werden Sie automatisch per OCR-Technologie ausgelesen und mit den vorhandenen Stammdaten abgeglichen. Durch intelligente Vorlagen erkennt das System Lieferanten und relevante Rechnungsinformationen zuverlässig. Freigabeprozesse laufen digital über individuell konfigurierbare Workflows, bevor die Belege direkt in Dynamics 365 Business Central gebucht und revisionssicher archiviert werden. So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und gewinnen volle Transparenz über Ihre Rechnungsprozesse. Ganz schön praktisch, oder?
Fall 1: Gedruckte Belege
Wenn Sie auf die Belegerfassungs-Software setzen, muss sich nur noch eine Person mit dem Scannen von Dokumenten beschäftigen. Es reicht, wenn diese Person die Post öffnet und anschließend einen Massenscan aller neuen Belege veranlasst. Das Add-On Continia Documet Capture erkennt anhand eines Barcodes auf den Belegen oder – alternativ – einer leeren Seite zwischen den Belegen, wann ein Beleg endet.
Danach endet die manuelle Tätigkeit dann auch schon. Der Beleg muss nicht mehr manuell durch das Unternehmen gereicht werden.
Fall 2: PDF-Belege
Bei Belegen, die Sie per Mail als Anhang (PDF) erhalten, ist das Vorgehen noch einfacher. Sie leiten diese E-Mails an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiter, die Sie einmalig einrichten. Alternativ können Sie alle Anhänge in einem bestimmten Ordner speichern.
Die Belegerkennung funktioniert KI-gestützt mittels der optischen Zeichenerkennung (OCR).
Je Beleg wird durch die Analyse der entsprechende Kopf (Debitor/-in oder Kreditor/-in) erkannt. Außerdem wird ein neuer Beleg in Dynamics 365 Business Central erstellt. Ein neuer Beleg wäre beispielsweise eine Einkaufsrechnung oder ein Verkaufsauftrag.
Die Erkennung der Kreditor/-innen bzw. Debitor/-innen erfolgt über die definierten Standards des Add-Ons Continia Document Capture:
Die übrigen Zeilen – abgesehen vom Kopf – können dann entweder ebenfalls über die automatische Belegerfassung oder manuell vom jeweiligen Mitarbeitenden eingetragen werden.
Ihre Daten können Sie nachfolgend bequem in Dynamics 365 Business Central weiterarbeiten (z. B. Einkaufsprozess im Anwendungsbereich Kreditor/innen). Kein Systemwechsel – Alles in einem.
Für die weitere Bearbeitung durch mehrere Personen ist der Genehmigungsworkflow in Dynamics 365 Business Central prima geeignet. So kann beispielsweise das Qualitätsmanagement den Beleg absegnen und die Finanzbuchhaltung den Beleg verbuchen.
Nach der Freigabe wird der Beleg automatisch gebucht. Die PDF-Datei wird dabei dauerhaft mit dem Buchungssatz verknüpft und revisionssicher archiviert.
Ihr digitales Archiv enthält sämtliche Dateien, die ganz einfach über Dynamics 365 Business Central aufgerufen werden können. Sogar den elektronischen Originalbeleg können Sie problemlos abrufen.
Die Belegsuche des Add-Ons Continia Document Capture ist sehr mächtig. Sie haben vielfältige Such-Möglichkeiten, da jedes Wort auf dem Beleg erkannt wird.
Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder direkt aus Dynamics 365 Business Central auf Dokumente zugreifen oder über einen Web-Browser.
Ihr Aufwand wird durch die automatisierte Erfassung von Daten mittels OCR minimiert. Ihre Mitarbeitenden werden die OCR Belegerfassung lieben!
Suchen Sie Dokumente mithilfe der Volltextsuche und vollziehen Sie jederzeit nach, wer einen Beleg an welchem Datum genehmigt hat.
Navigieren Sie zu der Preisübersicht aller Produkte. Dort finden Sie die Kosten pro User/-in und Monat sowie die Anzahl an Dokumente.
Wenden Sie sich mit Detailfragen zu supporteten Versionen gerne an uns.
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Mehr Informationen
Document Capture ist ideal für mittelständische und größere Unternehmen, die Dynamics 365 Business Central einsetzen und täglich viele Eingangsrechnungen oder andere Geschäftsdokumente verarbeiten. Besonders profitieren Branchen mit hohem Einkaufsvolumen wie Handel, Produktion oder Bau sowie Organisationen mit komplexen Freigabeprozessen. Die Lösung automatisiert wiederkehrende Aufgaben, sorgt für transparente Workflows und revisionssichere Archivierung – und ist damit perfekt für Ihr Unternehmen, wenn Sie auf Effizienz, Skalierbarkeit und digitale Buchhaltungsprozesse setzen.
Haben Sie noch Zweifel? Dann sprechen Sie uns gerne an und wir sehen gemeinsam, ob das Produkt zu Ihrem Unternehmen passt!
Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten und zu verarbeiten. Aber keine Sorge – wir haben alles Wichtige zum Thema E-Rechnung für Sie zusammengefasst!
Document Capture automatisiert die Erfassung, Verarbeitung, Prüfung, Freigabe und Buchung von Eingangsrechnungen (und anderen Dokumenten). Dazu gehören OCR-Erkennung, Datenextraktion, Abgleich mit Bestellungen und Genehmigungs-Workflows.
Standardmäßig können Eingangsrechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Lieferscheine und Verträge – auch mehrseitige PDFs – verarbeitet werden. Weitere Dokumenttypen können wir individuell für Sie konfigurieren.
Ja. Document Capture ist sowohl mit der Cloud- als auch der On-Premises-Version von Microsoft Dynamics 365 Business Central kompatibel.
Egal, ob Sie Dynamics 365 Business Central neu implementieren, ein Upgrade von einem alten System durchführen oder ihre bestehende Software nur erweitern möchten, wir beraten Sie gerne!
Ja. Die Lösung verwendet KI-basierte OCR-Technologie zur intelligenten Datenextraktion und unterstützt automatisiertes Erlernen von Dokumentvorlagen.
Ja. Mehrere Benutzer können gleichzeitig Rechnungen prüfen, genehmigen oder einsehen. Die Benutzeranzahl ist nicht durch Document Capture selbst begrenzt – nur durch Dynamics 365 Business Central.
Ja. Workflows, Vorlagen, Genehmigungsregeln und Datenfelder sind flexibel konfigurierbar und lassen sich an bestehende Prozesse anpassen.
Lernen Sie uns kennen! In einem kostenlosen Erstberatungsgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob wir als Partnerunternehmen sowie das ERP-System für den Mittelstand als Lösung zu Ihnen und Ihrem mittelständischen Unternehmen passen.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
