Erfolgsgeschichte: Besserer Service durch ERP-Lösung

Der lokale Uhrmacher Meistersinger profitiert dank des Upgrades auf Dynamics 365 Business Central von einer modernen ERP-Lösung, die insbesondere Management, Vertrieb und Produktentwicklung auf ein neues Level bringt.

In Zukunft effizienter arbeiten:

Ziel: Unternehmensweite Optimierung der Prozesse mit Standardsoftware

„Es war unser Ziel, auf ein standardnahes System upzugraden und dabei auch unsere künftige Updatefähigkeit zu wahren. In dem Zuge wollten wir unsere Serviceprozesse automatisieren, unser Reporting ausbauen und unsere Artikel im System zuordenbar einrichten.”

Alles auf einen Blick:

Verbesserungen durch den Einsatz von Dynamics 365 Business Central

  1. Upgrade auf ein standardnahes System mit Gewährleistung der künftigen Upgradefähigkeit
  2. Gewinnung eines langfristigen Ansprechpartners bei anaptis, der uns gut kennt und proaktiv berät
  3. Verbesserung der Unternehmenssteuerung durch detailliertes Reporting
  4. Verbesserung der Serviceorientierung und Kundenzufriedenheit durch automatisierte Serviceprozesse und bessere Datenqualität
  5. Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch eine moderne, skalierbare ERP-Lösung
DSGVO-konformität
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Modernisierung notwendig:

Ausgangssituation: Veraltete Dynamics NAV-Version und komplizierte Anpassungen

„Bevor wir uns auf die Suche nach einer neuen ERP-Lösung und einem neuen Partnerunternehmen gemacht haben, haben wir mit Dynamics NAV 2009 gearbeitet. Unser damaliger Partner hat sehr aufwendige Anpassungen und Individualprogrammierungen vorgenommen, sodass wir Schwierigkeiten hatten, auf eine neuere Version zu upgraden.

Ein Upgrade war dringend notwendig, da unser System mittlerweile veraltet war und unser Tagesgeschäft nicht mehr realitätsgetreu abbilden konnte.

Dazu zählt beispielsweise der Bereich der Auswertungen. Für uns ist es von Interesse zu wissen, wie oft welche Variantenkombinationen (Gehäuse und Armband) verkauft werden. Ebenso sind die Auftragseingänge nach Ländern wichtig. Zudem liefen unsere Serviceprozesse noch zum größten Teil manuell. Kostenvoranschläge haben wir beispielsweise noch in Word händisch erstellt und gemailt. Außerdem haben wir durch unsere Branche die Situation, dass Kundinnen und Kunden Uhren bei einem Juwelier kaufen und bei einem anderen Juwelier in Reparatur geben können. Bislang wurden die verkauften Uhren nicht als zuordenbare Artikel mit Seriennummer geführt, sodass falls eine Uhr in Reparatur ging, die Historie (z. B. Komponenten, Auslieferungsdatum) nicht zugeordnet werden konnte und neue Serviceartikel im System angelegt werden mussten.

So machten wir uns auf die Suche nach einem Partnerunternehmen, dass sich am Systemstandard von Dynamics NAV orientiert und ein Upgrade auf ein entsprechend standardnahes System durchführen würde.

Dabei war es uns wichtig, dass unsere individuellen Anforderungen nur durch minimale Anpassungen realisiert werden.”

Herausforderungen auf einen Blick:

  1. Veraltete und stark individualisierte Branchenlösung (Schwierigkeit beim Upgrade)
  2. Wenig Auswertungsmöglichkeiten (z. B. verkaufte Variantenkombinationen – auch aufgeschlüsselt nach Ländern)
  3. Manuelle Serviceprozesse (z. B. Versand von Kostenvoranschlägen)
  4. Fehlende Möglichkeit der Zuordnung von verkauften Uhren (weil keine Führung im System anhand von einzigartigen Seriennummern)
Neue Software und neues Partnerunternehmen:

Partnersuche: Persönlich und fachlich überzeugt

„Wir haben uns auf die Suche nach einem passenden lokalen Partnerunternehmen gemacht und sind dabei auf anaptis gestoßen. Ein erstes Gespräch hat uns direkt ein sehr gutes Bauchgefühl vermittelt. Wir hatten (und haben bis heute) den Eindruck, sehr fair und offen beraten zu werden. Zudem gefiel uns die Größe und Struktur in festen Teams von anaptis.

Auch unsere künftige ERP-Lösung Dynamics 365 Business Central begeisterte uns sofort. An dieser Stelle besonders die moderne und selbsterklärende Menüführung (inkl. Hilfstexten), die Flexibilität des Systems sowie die Stapelfunktionen.”

Mit Teamwork ans Ziel:

Implementierung: Agile Sprints und maßgeschneiderte Prozessanpassung

„Die Umsetzung des Projekts erfolgte in einzelnen Sprints mit regelmäßigen Review-Terminen. Dabei mussten viele Alt-Daten übernommen werden, um vergangene Serviceaufträge vollständig nachverfolgen zu können. Dies wurde professionell umgesetzt. Unsere 12 Mitarbeitenden haben wir frühzeitig eingebunden. Aufgrund unserer Unternehmensgröße war es uns möglich, dass alle Mitarbeitenden beim ersten Analyseworkshop mit unserem Projektleiter dabei sein und ihre Bedürfnisse einbringen konnten.

Während der Umsetzung gefiel uns besonders die schnelle und flexible Hilfestellung durch unseren Projektleiter. Er verstand unsere Arbeitsprozesse jenseits der Software und hinterfragte diese, um Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten.

Dieser neutrale Weitblick gefiel uns sehr und davon haben wir sehr profitiert. Seine schnelle Auffassungsgabe erlaubte ihm, unsere Bedürfnisse schnell zu durchschauen und stets eine proaktive Hilfestellung bei der Softwareeinrichtung zu gewährleisten. So wurde Dynamics 365 Business Central unseren Bedürfnissen angepasst – wir haben aber auch im positiven an gewissen Stellen unsere Prozesse hinterfragt und angepasst.”

Business Central Logo

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung zur Verknüpfung Ihrer Unternehmensbereiche.

Microsoft Power BI ist das Business Intelligence-Tool von Microsoft, das Ihnen dabei hilft, Daten zu visualisieren und Reports zu generieren.


Unsere App anaptis Configuration ist das Tool für die einfache Konfiguration von Varianten.

So arbeitet Meistersinger heute:

Ergebnis: Automatisierte Serviceprozesse und klare Nachverfolgbarkeit

„Durch die App anaptis Configuration können wir nun Varianten einfach konfigurieren. Direkt aus der Verkaufszeile heraus können wir nun zu einem Artikel mehrere Varianten mit unterschiedlichen Stücklisten erstellen. Durch Hinzunahme des Produkts Microsoft Power BI wurde außerdem unser Auswertungsanspruch gelöst. Es wurden minimale Anpassungen vorgenommen, sodass wir nun endlich die Möglichkeit haben, zu sehen, welche Variantenkombinationen welchen Absatz/Umsatz in welchen Ländern erzielt haben.

Unsere individuellen Anforderungen wurden durch kleine Individualanpassungen realisiert. Unsere Serviceprozesse konnten wir mit Dynamics 365 Business Central endlich teilautomatisieren.

So werden heute Kostenvoranschläge direkt aus dem System automatisiert per Mail versendet. Außerdem werden unsere verkauften Uhren (sprich Kombinationen aus Gehäuse und Armband) endlich als einzigartige Serienartikel geführt, die mittels Seriennummer voneinander unterscheidbar und identifizierbar sind. Wenn Kundinnen und Kunden jetzt mit ihren Uhren zu anderen Juwelieren für die Reparatur gehen, ist trotzdem bekannt, um welche Uhr es sich handelt (inkl. Historie, Komponenten, Auslieferungsdatum). Zudem haben wir generell eine Historie bzw. ein Archiv für Reparaturen eingeführt.

Schon jetzt planen wir gemeinsam mit unserem Projektleiter weitere Anpassungen (z. B. Anbindung des ERP-Systems an einen Onlineshop oder Einführung einer digitalen Garantiekarte für unsere Uhren).”

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Das Upgrade auf Dynamics 365 Business Central und die Zusammenarbeit mit anaptis bringen unsere Unternehmenssteuerung, die Produktentwicklung sowie unseren Vertrieb auf ein neues Level. Unser After Sales Service und unsere Kundenorientiertheit hat und wird sich durch Dynamics 365 Business Central enorm verbessert/verbessern.

Nico Rensing, Leitung Auftragsabwicklung und Logistik, Einkauf

Dürfen wir vorstellen:

Unser Upgrade für Meistersinger GmbH & Co. KG

Das Münsteraner Unternehmen Meistersinger stellt seit dem Jahr 2001 mechanische Armbanduhren her und verkauft diese an Juweliere und direkt an die Endkundschaft. Das Besondere daran: Nur ein einzelner Zeiger gibt die Uhrzeit an. Der Gründer Manfred Brassler ging mit diesem Merkmal in die technische und kulturelle Tradition der frühen Uhrmacherei ein.

Seit 2021 zählt Meistersinger zu unserem Kundenstamm. Wir haben ein Upgrade von Dynamics NAV 2009 auf Dynamics 365 Business Central bei dem Unternehmen gemacht und dadurch dazu beigetragen, dass besonders die Unternehmenssteuerung, die Produktentwicklung und der Vertrieb sich deutlich verbessern konnten.

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Standort

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Teammitglieder

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