In der heutigen Arbeitswelt sind Remote-Teams längst keine Seltenheit mehr – gerade in unserem IT-Bereich stellen sie häufig sogar die Mehrheit dar. Denn die Entwicklungen der letzten Jahre, insbesondere die Corona-Pandemie, haben viele Unternehmen dazu gezwungen, ihre Arbeitsweise grundlegend nachhaltig zu verändern. Remote-Arbeit, die vor wenigen Jahren noch als Ausnahme galt, ist nun für viele von uns zur Norm geworden. Diese Veränderung bringt jedoch nicht nur Vorteile, sondern auch neue Herausforderungen mit sich, insbesondere für Führungskräfte. In diesem Blogartikel interviewen wir unsere Teamleiterin Lena dazu, wie sie diesen Challenges begegnet.
Liebe Lena, welches Team leitest du?
Ich leite ein großartiges Team aus Developern und Projektleitenden. Und seit diesem Monat haben wir auch eine neue Auszubildende, die uns unterstützt.
Wie lange hast du das Team bereits vor Ort geleitet, bevor ihr zum Remote Team wurdet?
Tatsächlich hat es mein Team in dieser Konstellation noch nie „vor Ort“ gegeben.
Man muss wissen, dass wir bei anaptis vor einiger Zeit unsere Teamstrukturen neu aufgestellt und granularer eingeteilt haben. Vor der Gründung dieser neuen Team-Struktur war unser Würzburger Office ein Team und wir von anaptis haben bis vor der Corona-Pandemie 2020 zu 95 % ausschließlich vor Ort im Büro gearbeitet.
Seit Einführung der neuen Teamstrukturen im Jahr 2022 gibt es mein Team in dieser Remote-Form. Seitdem leite ich mein Team also vollständig remote.
Welche Unterschiede und Herausforderungen gibt es deiner Meinung nach zwischen der Führung von Remote-Teams und traditionellen Teams im Büro?
Die eigentliche Arbeit und Zusammenarbeit unterscheiden sich gar nicht wirklich.
Der große Unterschied liegt meiner Ansicht nach in den Kommunikationswegen. Bei Vor-Ort-Teams hat man viel mehr Möglichkeiten, seien es spontane Gespräche am Kaffeeautomaten oder gemeinsame Besprechungen vor Ort. In einem Remote-Team findet die Kommunikation hauptsächlich über Telefonate, Chats und Online-Besprechungen statt. Hinzukommt, dass mein Team deutschlandweit verteilt ist: von Braunschweig über Aschaffenburg und Würzburg bis nach Kleve. Das macht es schwierig, überhaupt physische Treffen zu organisieren, an denen alle Kolleginnen und Kollegen teilnehmen können. In anderen Remote-Teams, die geografisch weniger verteilt sind, mag das möglicherweise anders aussehen.
Ein weiterer Unterschied ist, dass ich meine Teammitglieder nicht direkt „im Blick“ habe. Das meine ich gar nicht mit Absicht auf Kontrolle, sondern viel mehr in Bezug auf die Koordination von Aufgaben hinsichtlich der Kapazitäten und Auslastungen. Ich muss mich mehr auf die Rückmeldungen der Kolleginnen und Kollegen darüber verlassen können, ob jemand genügend Aufgaben hat oder vielleicht unterfordert ist. Deswegen ist es meiner Ansicht nach gerade als Remote-Führungskraft sehr wichtig, ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen Teamleitung und Teammitgliedern zu schaffen, damit diese ehrlich kommunizieren. Zudem fördere ich eine offene Hilfskultur nach dem Motto „Es gibt keine dummen Fragen“. Mir ist sehr wichtig, dass jede/-r in meinem Team anderen gerne weiterhilft, und es kein Konkurrenzdenken gibt. Damit komme ich wieder beim Thema Kommunikation an: Eine klare, regelmäßige Kommunikation ist das A und O.
Welche Best Practices hast du für die Kommunikation in deinem Remote-Team?
Wir haben uns darauf verständigt, dass wir in unseren Meetings die Kameras immer einschalten. Das macht die Gespräche viel persönlicher, und man fühlt sich den anderen „näher“. Außerdem fragen wir – außer bei dringenden Themen – immer vor einem Anruf kurz per Chat, ob der Kollege oder die Kollegin gerade Zeit hat. So vermeiden wir unnötige Unterbrechungen, und der Kollege kann seine Aufgabe eventuell noch zu Ende bringen, bevor wir telefonieren. Im Büro würde man auch nicht einfach dazwischen quatschen, wenn man sieht, dass der Kollege gerade in seine Arbeit vertieft ist.
Welche Technologien und Tools helfen dir dabei, dein Remote-Team effektiv zu führen?
Microsoft Teams ist das Tool, in dem bei uns alles zusammenläuft: Wir nutzen es für unsere gesamte Kommunikation innerhalb des Teams. Wir halten unsere Online-Meetings, insbesondere unser morgendliches „Daily“, in dem wir die Aufgaben für den Tag planen, über Teams ab. Außerdem nutzen wir Teams für Chat-Nachrichten – sowohl für persönliche als auch für Gruppenchats – sowie für Telefonate. Besonders praktisch ist auch, dass wir sehen können, ob jemand gerade beschäftigt ist oder telefoniert.
Wie förderst du den Zusammenhalt und die Teamkultur, trotz der physischen Distanz?
Wie bereits zuvor erwähnt, finde ich es gerade in Remote-Teams wichtig, eine vertrauensvolle Team-Atmosphäre zu schaffen. Dazu finde ich es wichtig, dass wir im Team auch fernab der Arbeitsthemen quatschen, uns austauschen und näher kennenlernen. Schließlich fehlen uns die spontanen Gespräche „zwischen Tür und Angel“, zu denen es im Office von selbst kommt.
Aus dem Grund versuchen wir, uns ab und zu vor Ort zu treffen, etwa bei Firmenveranstaltungen wie dem Sommerfest oder bei eigenen Team-Events. Einmal haben wir auch ein Online-Team-Event veranstaltet, bei dem wir gemeinsam ein Online-Escape-Game gespielt haben.
Wie misst du die Produktivität und Leistung deines Remote-Teams?
Unsere Zeiterfassung gibt uns Teamleitenden einen relativ transparenten Überblick darüber, an welchen Aufgaben unsere Teammitglieder arbeiten bzw. gearbeitet haben und wie lange das gedauert hat. Außerdem halten wir jeden Morgen ein Meeting ab, in dem wir die anstehenden und erledigten Aufgaben besprechen. So bleiben wir alle auf dem Laufenden – spricht nicht nur ich, sondern auch die anderen Kolleginnen und Kollegen.
Wie stellst du sicher, dass deine Remote-Teammitglieder eine ausgewogene Work-Life-Balance haben?
Uns bei anaptis ist sehr wichtig, dass niemand mehr arbeitet, als vertraglich vereinbart. Wenn jemand mehr Stunden macht, sehen wir das in der Zeiterfassung und weisen die Person darauf hin. Überstunden sollen nur in Ausnahmefällen vorkommen, etwa bei einem Projekt-GoLive. Eine Kontrolle ist allerdings schwieriger, und hier müssen wir uns auf die korrekten Angaben der Kolleginnen und Kollegen verlassen. Hier hält sich also die Waage aus Selbstverantwortung und meiner Verantwortung als Teamleiterin.
Vielen Dank, Lena, für diese Einblicke! Es ist deutlich geworden, dass die Führung eines Remote-Teams durchaus herausfordernd ist, aber mit den richtigen Ansätzen und Tools sehr gut funktionieren kann.