Business Central Team Members Lizenz

Lesedauer: 5 Minuten

Microsoft bietet für die ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central vier Lizenzen an: Essentials, Premium, Team Members und Device. In unserem Blogartikel „Business Central Essentials oder Premium“ haben wir uns schon intensiv mit dem Unterschied zwischen den Full User-Optionen Essentials und Premium auseinandergesetzt. Außerdem sind wir in dem Blogartikel „Business Central Device Lizenz 2026 – Funktionen und Beispiele“ der anderen Limited User Option auf den Grund gegangen. In diesem Blogartikel liegt der Fokus auf der Team Members Lizenz. Was enthält die Option und wann ist die Verwendung sinnvoll?

Exkurs: Vier Lizenztypen von Microsoft Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central wird in vier Lizenztypen angeboten:

Essentials (Full User)
Premium (Full User)
Team Members (Limited User)
Device (Limited User)

Full User: Essentials und Premium

Bei Essentials und Premium handelt es sich um sogenannte Full User Lizenzen. Full User sind Anwenderinnen und Anwender, die im Rahmen ihrer Tätigkeit umfassend mit den Geschäftsprozessen in Dynamics 365 Business Central arbeiten. Typische Beispiele sind Mitarbeitende aus Vertrieb, Kundendienst oder Finanzbuchhaltung. Diese benötigen vollen Zugriff auf die Funktionsbereiche und werden aus dem Grund als Named User lizenziert. Sprich: Jede Lizenz ist einer bestimmten konkreten Person zugeordnet.

Mit den Unterschieden der beiden Lizenzformen haben wir uns schon intensiv in unserem Blogartikel „Business Central Essentials oder Premium“ auseinandergesetzt.

Limited User: Team Members und Device

Die Team Members Lizenz ist für Nutzerinnen und Nutzer gedacht, die keine vollständigen Benutzerrechte erfordern. Das heißt: Hier stehen eingeschränkte Schreib- und vollständige Leserechte im Vordergrund. Damit ist die Team Members Lizenz ideal für Personen, die beispielsweise Daten einsehen oder einfache Aktualisierungen vornehmen.

Mit der Device Lizenz hingegen können Geräte an Business Central angebunden werden. Mehrere Mitarbeitende greifen dann gemeinsam auf ein Endgerät zu (z. B. in Lager- oder Produktionsumgebungen). Weitere Informationen zu diesem Lizenztyp finden Sie in unserem Blogartikel „Business Central Device Lizenz 2026 – Funktionen und Beispiele“.

Was ist eine Business Central Team Members Lizenz und welche Funktionen sind enthalten?

Die Team Members Lizenz in Business Central ist für Benutzerinnen und Benutzer gedacht, die keinen vollständigen Funktionszugriff, aber grundlegende Lese- und Schreibrechte benötigen. Der Zugriff bezieht sich dabei auf einen bestimmten Mandanten inklusive Erweiterungen von Erst- und Drittanbietern.

Folgende Funktionen sind enthalten:

Lesen von Daten in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Aktualisieren bestehender Stammdaten (z. B. Kunden, Lieferanten, Artikel) sowie Anpassen einzelner Buchhaltungseinträge, wie etwa Fälligkeitsdaten (im Rahmen der für Team Members vorgesehenen Bearbeitungsrechte)
Genehmigen oder Ablehnen von Aufgaben innerhalb zugewiesener Workflows (Änderungen nur an Datensätzen, auf die Team Members Zugriff haben)
Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Verkaufs- und Einkaufsangeboten in einem gewissen Umfang
Pflege persönlicher Informationen (Erstellen, Bearbeiten, Löschen)
Bearbeiten von Arbeitszeitnachweisen zur Vorlage und Genehmigung
Nutzung der enthaltenen Rechte für Dynamics 365 Power Apps und Power Automate
Anpassung des Anwendungsmoduls „Business Central Team Members“ mit bis zu 15 zusätzlichen Tabellen (benutzerdefiniert oder Standard‑Dataverse)

Für wen ist eine Team Members Lizenz geeignet?

Die Lizenz ist für Nutzende konzipiert, die keine vollwertigen ERP-Funktionen ausführen müssen, aber trotzdem mit dem System arbeiten (z. B. Mitarbeit in Projektteams, Support-Rollen, Assistenz-Funktionen).

Sie ist geeignet für Mitarbeitende, die:

Daten und Berichte zum Gewinn von Informationen oder zur Entscheidungsunterstützung abfragen möchten
Geschäftsprozesse verfolgen, aber keine Transaktionen ausführen möchten
Klar abgegrenzte, nicht-transaktionale Aufgaben übernehmen (z. B. Zeiterfassung, Angebotsbearbeitung, Genehmigungen)

Ist die Team Members Lizenz für Online (Cloud) und On-Premises verfügbar?

Die Team Members Lizenz ist für Neukund/-innen nur noch als Business Central Online (Cloud) Lizenz im Abonnementmodell verfügbar. Das heißt auch: Neue Kund/-innen können Microsoft Dynamics 365 Business Central seit dem 1. April 2025 nicht mehr als klassische Kauflizenz (Perpetual) erwerben. Bestehende Perpetual-Verträge bleiben davon natürlich unberührt. Alle Infos zur Änderung der Lizenzierung finden Sie in unserem Blogpost “Ende für Business Central Perpetual Lizenzen – Was tun?”. An der Stelle möchten wir auf die Übergangsinitiative Bridge to Cloud 3 hinweisen.

Können Mitarbeitende mit Team Members Lizenzen auch die Power Platform Produkte verwenden?

Team Members Lizenzen beinhalten auch Power Apps und Power Automate Funktionen. Allerdings sind die Daten, die Sie in diesen Produkten abrufen können, immer durch Ihre Team Members Lizenz eingeschränkt.

Power Apps und Power Automate erweitern keine Lizenzrechte. Das bedeutet: Nutzer können nur die Daten lesen oder bearbeiten, für die ihre Team Members Lizenz auch direkt in Business Central berechtigt ist.

So können beispielsweise Verkaufsaufträge gelesen, jedoch weder neu erstellt noch geändert werden – auch dann nicht, wenn der Zugriff über eine Power App oder einen Flow erfolgt.

Wie viele Full User müssen bezogen werden, um Team Members zu lizenzieren?

Um Team Members einsetzen zu können, muss zunächst eine Full User Lizenz (Essentials oder Premium) auf dem Tenant vorhanden sein. Die erste Person, die sich in Dynamics 365 Business Central anmeldet, benötigt daher zwingend eine Essentials oder Premium Lizenz.

Wann lohnt sich die Team Members Lizenz?

Die Team Members Lizenz ist eine äußerst wirtschaftliche Möglichkeit, zusätzliche Anwender/-innen zu Ihrer Lösung hinzuzufügen. Gegenüber einer Essentials oder Premium Lizenz lassen sich pro Person zwischen 62,40 € und 88,40 € Lizenzgebühren monatlich einsparen (Stand: 27.02.2026*). Entsprechend hoch ist in vielen Organisationen der Anteil der Team Members Lizenzen.

Diese Verteilung spiegelt auch unsere Projekterfahrung wider: Erst kürzlich sind wir bei einem Unternehmen live gegangen, bei dem weniger als 10 User mit einer Full User Lizenz arbeiten, während über 100 Mitarbeitende mit einer Team Members Lizenz lizenziert sind. Ihr einziger Berührungspunkt mit Dynamics 365 Business Central ist die Leistungserfassung, wofür die Team Members Lizenz völlig ausreicht.

Markus Thyen, Geschäftsführer, anaptis GmbH

*Die aktuellen Preise finden Sie jederzeit auf unserer Preiseseite oder der von Microsoft.

Team Members nicht erforderlich: Datenanzeige per Teams

Wenn ausschließlich ein Lesezugriff benötigt wird, kann unter Umständen bereits eine Microsoft 365 Lizenz reichen. Denn über Microsoft Teams lassen sich Daten aus Business Central anzeigen, ohne dass eine separate Business Central Benutzerlizenz erforderlich ist. Schauen Sie sich gerne unseren Blogartikel „Kostenloser Zugriff über Microsoft Teams auf Business Central“ an.

Typische Fehler bei der Lizenzierung

Uns begegnen immer wieder zwei Kernprobleme im Projektalltag:

Rollen und Bedarf nicht genau analysieren: Unternehmen vergeben oft Full User Lizenzen, ohne vorher zu prüfen, welche Funktionen die einzelnen Mitarbeitenden tatsächlich benötigen. Das führt dazu, dass viele Mitarbeitende unnötig mit Full User Lizenzen ausgestattet werden oder umgekehrt Team Members Lizenzen erhalten, obwohl sie erweiterte Rechte brauchen. Die Folge? Einschränkungen im Arbeitsablauf.
Lizenzierung als einmalige Aufgabe sehen: Wir beobachten manchmal, dass Lizenzen gekauft, zugewiesen und dann nie wieder hinterfragt werden. Allerdings wechseln Mitarbeitende Rollen, verlassen das Unternehmen oder verändern ihre Aufgaben. Ohne regelmäßige Überprüfung entstehen hier unnötige Kosten.

Fazit

Die Team Members Lizenz ist eine ideale Lösung für Mitarbeitende, die regelmäßig mit Dynamics 365 Business Central arbeiten, jedoch keinen vollständigen Funktionsumfang benötigen. Sie richtet sich an Nutzende, die Daten einsehen, pflegen, genehmigen und auswerten, jedoch keine transaktionalen Prozesse wie das Anlegen oder Buchen von Aufträgen durchführen. Team Members steht damit für ein klares Prinzip:
So viel Funktion wie nötig und gleichzeitig so wenig Lizenzkosten wie möglich. Es lohnt sich, genauer hinzuschauen und zu prüfen, ob eine Full User Lizenz wirklich notwendig ist. Unternehmen, die diese Abgrenzung konsequent anwenden, schaffen eine effiziente und wirtschaftliche Lizenzstruktur.

Sprechen Sie uns gerne an oder schreiben uns eine Nachricht, wenn Sie sich nicht sicher sind, was für Sie infrage kommt. Gerade im Zusammenspiel mit Full User, Device und der Power Platform zeigt sich das Einsparpotenzial einer durchdachten Lizenzstrategie.

Textquelle: https://cdn-dynmedia-1.microsoft.com/is/content/microsoftcorp/microsoft/bade/documents/products-and-services/en-us/bizapps/Dynamics-365-Licensing-Guide-April-2026.pdf

Business Central Team Members Lizenz 2026 – Funktionen und Beispiele