Business Central Device Lizenz

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Microsoft bietet für die ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central vier Lizenztypen an. Die zwei Full User Lizenzen Essentials und Premium sowie die zwei Limited User Lizenzen Team Members und Device. In unserem Blogartikel „Business Central Essentials oder Premium“ haben wir uns schon intensiv mit dem Unterschied zwischen den Full User-Optionen auseinandergesetzt. Außerdem sind wir in dem Blogartikel „Business Central Team Members Lizenz 2026 – Funktionen und Beispiele“ der anderen Limited User-Option auf den Grund gegangen.

In diesem Blogartikel liegt der Fokus auf der Device Lizenz. Was steckt dahinter und wann ist die Verwendung sinnvoll?

Exkurs: Vier Lizenztypen von Microsoft Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central wird in vier Lizenztypen angeboten:

Essentials (Full User)
Premium (Full User)
Team Members (Limited User)
Device (Limited User)

Full User: Essentials und Premium

Bei Essentials und Premium handelt es sich um sogenannte Full User Lizenzen. Full User sind Anwenderinnen und Anwender, die im Rahmen ihrer Tätigkeit umfassend mit den Geschäftsprozessen in Dynamics 365 Business Central arbeiten. Typische Beispiele sind Mitarbeitende aus Vertrieb, Kundendienst oder Finanzbuchhaltung. Diese benötigen vollen Zugriff auf die Funktionsbereiche und werden aus dem Grund als Named User lizenziert. Sprich: Jede Lizenz ist einer bestimmten konkreten Person zugeordnet.

Mit den Unterschieden der beiden Lizenzformen haben wir uns schon intensiv in unserem Blogartikel „Business Central Essentials oder Premium“ auseinandergesetzt.

Limited User: Team Members und Device

Die Business Central Team Members Lizenz ist für Nutzerinnen und Nutzer gedacht, die keine vollständigen Benutzerrechte erfordern, sondern für die lediglich eingeschränkte Schreib- und vollständige Leserechte ausreichen. Damit ist die Team Members Lizenz ideal für Personen, die beispielsweise Daten einsehen oder einfache Aktualisierungen vornehmen. Weitere Informationen zu diesem Lizenztyp finden Sie in unserem Blogartikel „Business Central Team Members Lizenz 2026 – Funktionen und Beispiele“.

Mit der Business Central Device Lizenz hingegen können Geräte an Business Central angebunden werden. Mehrere Mitarbeitende greifen dann gemeinsam auf ein Endgerät zu (z. B. in Lager- oder Produktionsumgebungen).

Was ist eine Business Central Device Lizenz?

Die Device Lizenz in Microsoft Dynamics 365 Business Central ist dazu gedacht, ein bestimmtes Gerät (z. B. Kasse, Terminal in Werkstatt oder Lager) an Business Central anzubinden. Hier liegt der entscheidende Unterschied zur klassischen personengebundenen Lizenzierung: Nicht eine Person wird lizenziert, sondern ein konkretes Gerät.

Mehrere Mitarbeitende können auf dieses Gerät nacheinander zugreifen, ohne dass jede Person eine eigene Named User Lizenz benötigt.

Pro Device Lizenz wird ein Benutzerkonto (Benutzername + Passwort) eingerichtet.
Dieses Konto ist einem festen Gerät zugeordnet.
Eine Lizenz kann nicht für mehrere Geräte gleichzeitig verwendet werden.
Es gibt keine Begrenzung der Anzahl an Personen, die das Gerät im Wechsel nutzen.

Wichtig:
Da alle Mitarbeitenden sich über denselben Geräte-Account anmelden, ist keine individuelle Benutzer-Nachverfolgung möglich. Wer welche Buchung oder Erfassung durchgeführt hat, lässt sich über die Lizenz selbst nicht eindeutig zuordnen – hier müssten ggf. organisatorische oder technische Zusatzlösungen greifen.

Wie funktioniert die Device Lizenz?

Folgendes gilt es zu beachten:

Je Device Lizenz wird ein Benutzerkonto (Benutzername und Passwort) bereitgestellt.
Dieses Konto ist einem bestimmten Gerät zugeteilt.
Eine Lizenz kann nicht für mehrere Geräte gleichzeitig verwendet werden.
Es gibt keine Begrenzung der Anzahl der Personen, die über eine Gerätelizenz auf das Endgerät im Wechsel zugreifen können.

Wichtig: Da alle Mitarbeitenden sich über denselben Geräte-Account anmelden, ist keine individuelle Nutzer-Nachverfolgung möglich. Wer welche Buchung oder Erfassung durchgeführt hat, lässt sich über die Lizenz selbst nicht eindeutig zuordnen.

Funktionsumfang: Was darf ein Device User?

Die Business Central Device Lizenz bietet technisch nahezu den Funktionsumfang einer Full User Lizenz. Ihre Nutzung ist jedoch lizenzrechtlich auf klar definierte, gerätebezogene Einsatzszenarien mit gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen beschränkt.

Typische Einsatzszenarien sind:

Kassenvorgänge im Einzelhandel
Lagerbuchungen (Wareneingang/-ausgang, Umlagerungen)
Zeiterfassung oder Leistungserfassung in der Werkstatt
Einfache Datenerfassung in Produktion oder Service

Device User können dabei auch mit Erweiterungen (Extensions) arbeiten, sofern diese im erlaubten Funktionsumfang liegen und korrekt lizenziert sind.

Was sind klassische Beispiele für den Einsatz der Business Central Device Lizenz?

Die Device Lizenz in Microsoft Dynamics 365 Business Central wurde speziell für gemeinsam genutzte Arbeitsgeräte entwickelt. Das heißt: überall dort, wo mehrere Mitarbeitende im Wechsel an einem festen Terminal arbeiten. Besonders sinnvoll ist der Einsatz in Filialen, Lager- oder Produktionsbereichen.

Im Folgenden listen wir bewährte Einsatzbeispiele auf:

Point of Sale (stationärer Handel): Im physischen Geschäft ist die Device Lizenz ein klassisches Modell für Kassensysteme oder POS-Terminals. Über ein fest zugeordnetes Gerät können unter anderem Verkäufe, Rückgaben und Umtauschprozesse, Zahlungen sowie Tagesabschlüsse und Kassenabgleiche abgewickelt werden. Da häufig mehrere Mitarbeitende im Schichtbetrieb dieselbe Kasse nutzen, ist die Device Lizenz hier eine sehr sinnvolle Lösung, ohne dass jede Person eine eigene Named-User-Lizenz benötigt.
Filialleitung/Standortorganisation: Über die Device Lizenz können Sie beispielsweise ein Gerät anbinden, das für die Organisation eines Standorts verwendet wird (z. B. Inventar auffüllen, Kassen abgleichen, Quittungen verarbeiten, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen für den Betrieb des Standorts einkaufen, Mitarbeitende verwalten, Berichte verwalten). Schließlich wird in modernen Filialkonzepten häufig ein festes Backoffice-Terminal eingerichtet, das mehrere Führungskräfte oder Schichtverantwortliche nutzen.
Produktionshalle: Im Produktionsumfeld wird die Device Lizenz häufig für Terminals eingesetzt, die für administrative Tätigkeiten in der Produktionshalle verwendet werden (z. B. Ein- und Ausstempeln, Produktionsaufträge starten und beenden, Prozessaktivitäten wie Fortschritte, Materialverbrauch, Dokumente, Urlaubssalden).
Lagerhalle: Ein weiteres klassisches Szenario ist das Lagerterminal, ob stationär oder mobil (z. B. Tablet). Über ein per Device Lizenz eingebundenes Endgerät können Mitarbeitende Aufgaben bewältigen wie Stammdatenpflege, Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Verpackung, Versand, Inventurkontrollen, Verbuchung von Materialverbrauch gegen Produktionsaufträge). Gerade bei mehrschichtigem Lagerbetrieb, in dem viele Personen dieselben Geräte nutzen, ist das Lizenzmodell besonders wirtschaftlich.

Wie viele Full User müssen bezogen werden, um Device Lizenzen zu nutzen?

Um eine Device Lizenz einsetzen zu können, muss zunächst eine Full User Lizenz (Essentials oder Premium) auf dem Tenant vorhanden sein. Die erste Person, die sich in Dynamics 365 Business Central einloggt, benötigt daher zwingend eine Essentials oder Premium Lizenz.

Wann lohnt sich die Business Central Device Lizenz?

Die Device Lizenz ist immer dann besonders interessant, wenn mehrere Mitarbeitende ein und dasselbe Endgerät im Wechsel nutzen (z. B. eine Kasse, ein Lagerterminal, MDE oder Zeiterfassungsterminal).

Statt Ihre Mitarbeitenden einzeln zu lizenzieren, wird bei diesem Lizenztyp das genutzte Gerät (z. B. ein Kassengerät, ein Zeiterfassungsgerät) selbst lizenziert. Das kann ja nach Szenario spürbar günstiger sein als mehrere personengebundene Lizenzen (Essentials, Premium oder Team Members).

Fazit

Die Device Lizenz kann die wirtschaftlichste Option sein, wenn mehrere Mitarbeitende ein festes Gerät im Wechsel nutzen – etwa in Lager, Produktion oder am Point of Sale.

Entscheidend ist jedoch immer eine saubere Bewertung Ihres konkreten Einsatzszenarios:

Wird ein vollwertiger Full User benötigt?
Reichen die eingeschränkten Rechte eines Team Members aus?
Oder ist eine gerätebezogene Lizenz (Device) die sinnvollste und wirtschaftlichste Lösung?

Wichtig: Berücksichtigen Sie dabei auch organisatorische Anforderungen wie die Nachvollziehbarkeit von Benutzeraktionen. Ein transparenter Lizenzvergleich auf Basis der tatsächlichen Nutzung stellt sicher, dass Sie weder über- noch unterlizenzieren – und langfristig Kosten optimieren.

Sie sind unsicher, welches Lizenzmodell zu Ihrem Unternehmen passt? Sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Sie mit unserer langjährigen Erfahrung als Microsoft-zertifizierter ERP-Partner.

Business Central Device Lizenz 2026 – Funktionen und Beispiele