ERP-Einführung: Risiken identifizieren und vorbeugen

Es ist wichtig, Chancen und Risiken von ERP-Systemen zu kennen. Und es erspart Ihnen eine Menge Kopfschmerzen, die Risiken einer ERP-Implementierung frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Aber Sie sparen sich nicht nur Kopfschmerzen, sondern auch viel Zeit und Kosten. Um Sie vor dem Scheitern einer ERP-Einführung zu schützen, zeigen wir in unserem Blogartikel auf, welche Risiken lauern und wie Sie diese identifizieren und vorbeugen können. Außerdem liefern wir eine Liste mit 5 typischen Risiken in Bezug auf ERP-Projekte, die Ihnen dabei helfen wird, Ihr ERP-Projekt erfolgreich umzusetzen.

Eine ERP-Einführung wird durch die unterschiedlichsten Gründe gestartet. Die am häufigsten damit verbundenen Ziele sind die Ablösung von verschiedenen Insellösungen und die Digitalisierung von manuellen Prozessen, was nahezu immer in deutlichen Effizienzgewinnen resultiert. Um diese Ziele zu erreichen, liegt den Unternehmen allerdings viel Arbeit und leider auch einige Stolpersteine im Weg.

Risiken im ERP-Projekt: Keine Angst vor Stolpersteinen

Was wir – ebenso wie unsere Kunden – anstreben, ist ein erfolgreiches ERP-Projekt und die Erreichung der damit verbundenen Ziele. Die Grundvoraussetzung dafür ist, dass der ERP-Anbieter und der Kunde Hand in Hand zusammenarbeiten.

Aus unserer Praxis können wir Ihnen sagen: Die meisten Projektverantwortlichen haben Ängste und Sorgen, wenn so ein großes IT-Projekt wie eine ERP-Einführung ansteht. So ein Projekt nimmt schließlich viel Zeit und Budget in Anspruch und beeinflusst die gesamte Arbeitsweise eines Unternehmens. Außerdem fehlt den Projektverantwortlichen in den meisten Fällen die Erfahrung bei der Durchführung von ERP-Projekten, was ganz normal ist, da solch komplexe IT-Projekte wie eine ERP-Einführung in den meisten Fällen nur alle fünf bis zehn Jahre durchgeführt werden.

Das gilt übrigens nicht nur für die Einführung einer ERP-Software, sondern auch für Upgrades. Beispielsweise von einer alten Dynamics NAV Version auf Dynamics 365 Business Central. Schließlich haben sich nicht nur die technischen Gegebenheiten grundlegend verändert, sondern häufig auch Unternehmensstrukturen.

Aber keine Sorge, wir teilen unsere Erfahrungen aus mehr als 20 Jahren im ERP-Business gerne mit Ihnen und zeigen jetzt einige Risiken der ERP-Einführung inklusive Strategien, wie Sie diese erfolgreich minimieren können.

Risiken bei einer ERP-Implementierung frühzeitig erkennen

Unsere Erfahrung zeigt, dass ERP-Projekte häufig sehr unterschiedlich verlaufen. Das ist beispielsweise auf die Anforderungen, die Unternehmensstrukturen oder Unternehmenskultur des Kunden zurückzuführen. Daraus resultieren entsprechend unterschiedliche Risiken im Rahmen einer ERP-Einführung oder eines Upgrades.

Nichtsdestotrotz gibt es bei der ERP-Einführung Risiken, welche allgemein bestehen:

Falsche Einschätzung der Komplexität

Wir würden Ihnen gerne etwas anderes erzählen, aber ein ERP-Projekt ist nicht “mal eben so nebenbei” gestemmt. Ganz im Gegenteil: Eine ERP-Einführung ist komplex und betrifft in den meisten Fällen das gesamte Unternehmen. Hier liegt manchmal die Quelle des Irrtums und ein Risiko für das Stocken bzw. Scheitern einer ERP-Einführung.

Zunächst einmal ist es uns wichtig, den erforderlichen Zeit- und Budgetrahmen so transparent wie möglich zu beschreiben, damit Sie wirklich einschätzen können, worauf Sie sich einlassen. Ein ERP-Projekt, welches mit falschen Erwartungen angegangen wird, ist schon beinahe zum Scheitern verurteilt.

Außerdem muss eins für Sie klar sein: Die zu erledigende Arbeit kann nicht zu 100 % an den ERP-Dienstleister ausgelagert werden. Es gibt Aufgaben, die wir Ihnen genauso wenig wie irgendein anderer ERP-Anbieter abnehmen können. Dazu zählt beispielsweise die Definition des Ziels und der Anforderungen oder das Testen des Systems im späteren Verlauf des Projekts.

Zusammenstellung des Projektteams

Dem Projektteam kommt eine besondere Bedeutung zu, da es das gesamte Unternehmen gegenüber dem ERP-Anbieter vertritt und das ERP-System aktiv mitgestaltet. Daher sollte es gewissenhaft zusammengestellt werden.

Für die Wahl von Teammitgliedern sollte nicht (einzig) die aktuelle Auslastung zählen.

Achten Sie bei der Auswahl von Teammitgliedern auf folgende Kriterien:

• Vertrautheit mit operativen Prozessen der Abteilung
• fachliche Kompetenz
• Einfühlungsvermögen und Motivation

In unserem Blogartikel “Geeignete Key User für die ERP-Einführung finden” beschreiben wir dir Anforderungen an ein gutes Projektteam genauer.

Also: Machen Sie es sich nicht zu einfach. Wählen Sie nicht einfach die Personen aus, die momentan nicht so ausgelastet sind und Zeit für ein zusätzliches Projekt hätten. Achten Sie darauf, dass jedes Teammitglied seinen eigenen Bereich bzw. seine Abteilung gut vertreten kann, indem er oder sie die operativen Prozesse gut kennt und eine gewisse fachliche Kompetenz mitbringt. Wichtige Softskills sind außerdem Einfühlungsvermögen und Motivation. Schließlich liegt es auch an Ihrem Projektteam, die übrigen Mitarbeitenden während des Projekts mitzunehmen und zu begeistern, was uns zum nächsten Punkt bringt: Das Changemanagement.

Fehlendes Changemanagement

Das beste ERP-System bringt Ihnen am Ende nichts, wenn Ihre Mitarbeitenden es nicht benutzen möchten oder können.

Die Einführung eines neuen Systems geht mit großen Veränderungen einher. Veränderungen stoßen in der Regel erst einmal auf Widerstand, was ein großes Risiko für den Erfolg des ERP-Projekts darstellt. Es kann das Verständnis für die Notwendigkeit der Veränderung fehlen und Angst des Ersatzes von Mitarbeitenden durch IT-gestützte Systeme herrschen.

Das Zauberwort, um dem entgegenzuwirken, lautet: Kommunikation. Nehmen Sie die Mitarbeitenden von Beginn an mit, kommunizieren Sie das Ziel des Projekts und vor allem die Vorteile, die es langfristig haben wird. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv ein und lassen Sie diese bei der Gestaltung des Systems teilhaben, sodass sie sich eingebunden und verstanden fühlen.

Lesen Sie auch gerne nach, wie wir als IT-Dienstleister das Changemanagement in unsere Projekte integrieren, um Ihnen und Ihrem Team bei der Umstellung zu helfen.

Auswahl eines unpassenden Systems

Da Sie gerade diesen Artikel lesen, können wir davon ausgehen, dass Sie sich mit dem Thema ERP-Software schon etwas beschäftigt haben. Dann haben Sie mit Sicherheit schon bemerkt, dass das ERP-Umfeld etwas undurchsichtig und der Markt schwer zu überblicken sein können. Branchenlösungen vs. Standard-ERP, Cloud-Lösung vs. lokaler Installation (On-Premises) und und und – das Angebot ist mittlerweile so groß, dass es sicherlich nicht ganz einfach ist, das passende System ohne eine große Recherche zu finden.

Somit besteht das Risiko, die falsche Wahl zu treffen und sich für ein unpassendes System zu entscheiden. Ist das passiert, kann das verheerende Folgen haben, beispielsweise:

• Software deckt nicht alle Anforderungen ab
• Software hat zu viele Funktionalitäten, die gar nicht benötigt werden
• Software steht in Konflikt mit Ihren rechtlichen Anforderungen

Im schlimmsten Fall steht Ihr Unternehmen kaum besser da als vor dem Projekt (sondern eher schlechter), nur mit weniger Geld in der Tasche. Nehmen Sie sich also genug Zeit für die Vorbereitung, für die Analyse Ihrer Anforderungen und der Definition der Prozesse. Denn das sind die wichtigsten Schritte, um bei der ERP-Einführung das Risiko des unpassenden Systems zu minimieren.

Individuelle Risiken im ERP-Projekt

Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Stolperfallen in Ihrem individuellen Fall noch auftauchen können. Diese können beispielsweise branchenspezifisch, technologisch, regional oder persönlich sein. Von vornherein gänzlich vermeiden lassen sich Risiken bei der ERP-Einführung nicht. Aber das ist ganz normal und kein Grund dafür, die Finger von dem Projekt zu lassen. Schließlich bietet eine ERP-Einführung individuell je Unternehmen vor allem eine Reihe von Vorteilen und Chancen.

Fazit

Machen Sie sich von dem Gedanken frei, dass während der ERP-Einführung alles haargenau nach Plan laufen wird und keine Fehler passieren. Dafür sind in der Regel zu viele Personen am Projekt beteiligt oder es passieren unvorhergesehenen Veränderungen (z. B. neue Anforderungen, personelle Wechsel).

Aber die gute Nachricht lautet: Wenn Sie sich gründlich vorbereiten und einen verlässlichen ERP-Anbieter bzw. Dienstleister an Ihrer Seite haben, können Sie gemeinsam Risiken im Auge behalten und minimieren sowie eine erfolgreiche ERP-Einführung erreichen.