Datenmigration zu Dynamics 365 Business Central leicht gemacht

Unternehmen, die eine aktuellere Softwareversion einführen bzw. upgraden, profitieren von den neuesten Funktionen, einer verbesserten Benutzeroberfläche und sichern sich langfristig einen Wettbewerbsvorsprung. Dazu gilt es, die Unternehmensdaten in eine neue Softwareversion zu migrieren.

Wir unterscheiden verschiedene Wege der Datenmigration: Keine Datenmigration, die vollständige Übernahme aller Stamm-, Bewegungs- sowie Historiendaten oder die selektive Datenmigration. In diesem Blogartikel stellen wir Ihnen nun diese Möglichkeiten detailliert vor. Außerdem gehen wir auf ein praktisches Migrationstool von Microsoft ein, was für Sie interessant sein könnte, wenn Sie von Navision/Dynamics NAV auf Business Central migrieren möchten.

Was ist eine ERP-Migration?

Bei einer ERP-Migration werden Ihre Unternehmensdaten von einem bestehenden System (z. B. Navision/Dynamics NAV) in eine neue ERP-Software übertragen. Dies kann entweder der Wechsel von einer veralteten Lösung zu einer modernen Cloud-ERP-Plattform sein oder ein Upgrade auf eine neuere Version innerhalb desselben Anbieters.

Dieser Prozess kann sehr aufwändig und komplex sein, da häufig nicht nur Daten aus einem System, sondern von einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme, Formate und Speichertypen übertragen werden müssen. Denn es ist leider nicht unüblich, dass Unternehmen unterschiedliche Softwarelösungen für die Finanzverwaltung und das Lagermanagement einsetzen.

Warum ist die ERP-Datenmigration so wichtig?

Die Datenmigration ist ein entscheidender Schritt bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. Schließlich sind Ihre Unternehmensdaten die Grundlage für künftige reibungslose Abläufe und fundierte Entscheidungen. Nur durch eine erfolgreiche Migration gewährleisten Sie, dass keine wichtigen Informationen fehlen, Daten korrekt strukturiert sind und weiterhin verlässlich genutzt werden können.

Erfolgskriterien für eine ERP-Migration

Damit die ERP-Migration erfolgreich verläuft, sollten Sie auf einige zentrale Faktoren achten:

• Datenqualität: Bereinigen und standardisieren Sie Ihre Daten vor der Migration, um Probleme im neuen System zu vermeiden.
• Detaillierte Planung: Eine strukturierte Vorgehensweise mit klar definierten Schritten minimiert Risiken und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
• Geeignete Migrationsstrategie: Je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Daten kann eine schrittweise oder vollständige Migration sinnvoll sein (z. B. Start mit dem Finanzmodul).
• Tests und Validierung: Überprüfen Sie nach der Migration die Datenintegrität und stellen Sie sicher, dass alle Prozesse wie gewünscht funktionieren.
• Schulung der Mitarbeitenden: Ihre Mitarbeitenden sollten frühzeitig in den Prozess eingebunden werden, um das neue System effizient nutzen zu können.

Wie läuft die ERP-Datenmigration ab?

Die ERP-Datenmigration besteht aus mehreren Schritten:

1. Analyse und Planung: Es wird entschieden, welche Daten migriert werden und welche Strategie am besten passt.
2. Datenbereinigung: Fehlerhafte und doppelte Daten werden entfernt, um eine hohe Qualität sicherzustellen.
3. Datenextraktion und -Transformation: Die relevanten Daten werden extrahiert, angepasst und für das neue System vorbereitet.
4. Datenimport und Tests: Die Daten werden in das neue System importiert und auf Korrektheit geprüft.
5. Schulung und Go-Live: Nach der Schulung der Mitarbeitenden wird das neue System live geschaltet.

Dieser strukturierte Prozess sorgt für eine effiziente und fehlerfreie Migration.

Gründe für das Upgrade auf Dynamics 365 Business Central

Wenn Sie aktuell noch Navision oder Dynamics NAV nutzen, möchten wir Ihnen einen Überblick geben, welche Gründe für eine Migration auf Dynamics 365 Business Central sprechen:

1. Moderne Benutzeroberfläche: Business Central bietet eine benutzerfreundlichere und intuitivere Oberfläche, die die Arbeit für Anwender/-innen vereinfacht und die Produktivität steigert.
2. Cloud-Integration: Business Central ist vollständig cloudbasiert oder als hybride Lösung verfügbar, was eine flexible Skalierbarkeit, einfache Updates und jederzeitigen Zugriff auf das System ermöglicht.
3. Erweiterte Funktionen und Automatisierung: Business Central bietet erweiterte Funktionen wie Automatisierung von Geschäftsprozessen, verbesserte Analyse- und Reporting-Tools sowie AI-gestützte Insights, die zur Entscheidungsfindung beitragen.
4. Bessere Integration mit Microsoft-Produkten: Business Central lässt sich nahtlos mit anderen Microsoft-Diensten wie Microsoft 365, Power BI und Teams integrieren, was die Zusammenarbeit und die Effizienz erhöht.
5. Verbesserte Sicherheit und Compliance: Microsoft bietet mit Business Central umfangreiche Sicherheitsfunktionen und stellt sicher, dass das System regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht wird, um den höchsten Sicherheitsstandards zu entsprechen.
6. Zukunftsfähigkeit: Mit Business Central erhalten Unternehmen regelmäßig neue Funktionen und Updates, ohne dass sie ihre IT-Infrastruktur selbst pflegen müssen. Dies stellt sicher, dass das System immer auf dem neuesten Stand bleibt.
7. Erweiterungsmöglichkeiten: Business Central bietet eine Vielzahl an Erweiterungen und Anpassungsmöglichkeiten, die es Unternehmen ermöglichen, das System ganz nach ihren Bedürfnissen zu gestalten.

Wege der Datenmigration und wie wir Ihnen dabei helfen

Keine Datenmigration

Auch wenn diese Option in der Praxis nahezu nie vorkommt, möchten wir Sie Ihnen nicht vorenthalten: Es besteht die Option, „auf der grünen Wiese“ zu starten und keine Daten zu migrieren. Dies geschieht in der Regel nur dann, wenn bis dato noch kein ERP-Systme vorhanden war.

Vollständige Datenmigration

Wie es der Name schon sagt, handelt es sich bei der Übernahme aller Stamm-, Bewegungs- und Historiendaten um eine vollständige Datenmigration. Dies wird häufig bei Updates und kleinen Versionssprüngen bevorzugt gemacht.

Wie gehen wir dabei vor? Zunächst mergen wir die Anpassungen in die neue Version und gewährleisten, dass sie auch dort reibungslos funktionieren. Erst dann werden die Daten übernommen. Dabei handelt es sich meistens nicht um eine 1:1-Kopie, da es vorkommen kann, dass sich Felder ändern oder diese gänzlich wegfallen. Entsprechende Konvertierungen (z. B. Namensänderungen) werden während des Migrationsprozesses automatisch durchgeführt.

Selektive Datenmigration

Wenn sich die Anpassungen und Daten im Zuge des Upgrades ändern sollen oder Sie sich anders aufstellen möchten (z. B. näher an der Standardlösung), handelt es sich um einen Neuaufsatz.

Wie gehen wir vor? Wir starten mit einer leeren Datenbank. Die Füllung dieser leeren Datenbank nehmen wir gemeinsam vor.  Gemeinsam bedeutet, dass Sie in den Datenbereitstellungs- und -übertragungsprozess involviert sind. Sie entscheiden selbst, in welchem Maß. Diese Variante ist mit Abstand die zeitaufwändigste.

Exkurs: RapidStart

Geschichte und Definition

Bei RapidStart handelt es sich um ein Tool von Microsoft Dynamics NAV beziehungsweise Dynamics 365 Business Central, das seit der Version Dynamics NAV 2013 R2 existiert und über welches beliebige Daten und Tabellen aus einem Alt-System exportiert, in Microsoft Excel bearbeitet und anschließend in ein neues System importiert werden können.

Hintergrund

Die Daten werden in Microsoft Dynamics NAV beziehungsweise Dynamics 365 Business Central in vielen unterschiedlichen Tabellen vorgehalten. Hier ist es den versierten Mitarbeitenden, nach kurzer Einweisung und Einarbeitung durch uns, möglich, diese zu erkennen und in RapidStart-Pakete zu integrieren.

Funktionsumfang

Den gesamten Prozess (Datenexport und späteren -import) nehmen Sie mit den Konfigurationspaketen vor. Dabei handelt es sich um eine Zusammenstellung von Tabellen und Datensätzen. Über RapidStart können Sie neue, individuelle Konfigurationspakete erstellen oder aus den Vorlagen auswählen (z. B. Zahlungsbedingungen). Das Paket können Sie dann in Dynamics NAV noch bearbeiten. Dazu stellen Sie die Tabellen mithilfe der eindeutigen Tabellennummer zusammen. Außerdem entscheiden Sie, welche Tabellenfelder Sie übernehmen möchten. Anschließend können Sie das markierte Paket im Ansichtsmodus öffnen und haben die Möglichkeit, zu prüfen, welche Daten und Tabellen jetzt im Paket enthalten sind. Weiter geht es mit dem Paketexport nach Excel. In Excel können Sie Daten beliebig ändern und ergänzen und anschließend in das neue System importieren.

Das Vorgehen mit RapidStart beurteilt unsere Kundschaft als sehr intuitiv, bequem und wenig zeitintensiv.

Fazit

Ein Upgrade von Dynamics NAV auf Business Central ist eine strategische Entscheidung, die Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet. Für die Datenmigration zu Dynamics 365 Business Central gibt es unterschiedliche Ansätze: Keine Daten mitnehmen, einfach alle Daten übertragen oder gewissenhaft aussortieren. Was sich für Ihr Unternehmen eignet, sollten Sie im Einzelfall überprüfen lassen. Grundsätzlich empfehlen wir bei einem Versionssprung innerhalb derselben Software eine vollständige Datenmigration. In anderen Fällen raten wir zu einer selektiven Datenmigration, um gezielt die relevanten Daten zu übertragen. Je nachdem, welchen Weg Sie wählen: Wir unterstützen Sie bei beiden Optionen und greifen dabei auf Microsofts Tool RapidStart zurück. Wichtig für Sie: Durch keinen unserer Ansätze erleben Sie böse Überraschungen zum Go-Live.