Tutorial: Mahnungen erstellen in Dynamics 365 Business Central
Das Erstellen von Mahnungen in Dynamics 365 Business Central geht kinderleicht. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert!
Lesedauer: 5Minuten
Mit der Dynamics 365 Business Central Release 2024 Wave 1 ist es unter anderem deutlich leichter geworden, Mahnungen an Kund/-innen zu versenden. In diesem Blogartikel erklären wir Ihnen genau das. Sie finden die Antworten auf folgende Fragen: Welche Neuerungen kamen mit der Version 24? Wie können Nutzer/-innen Mahnungen in Dynamics 365 Business Central manuell versenden? Wie können Mahnungen automatisiert versendet werden und ist es sogar möglich, unterschiedliche E-Mail-Texte pro Mahnstufe einzustellen?
Welche Neuerungen kamen mit Dynamics 365 Business Central 2024 Release Wave 1?
Im Zuge der ersten Release Wave letzten Jahres wurde der Bereich Mahnungen im Rollencenter für Debitorenbuchhalter/-innen neu aufgenommen (Quelle: Microsoft). Im Kern kamen dadurch drei Neuerungen hinzu:
1. Buchhaltende können seitdem auf einen Blick fünf Kacheln einsehen:
Entwürfe für Mahnungen
Registrierte, nicht bezahlte Mahnungen
Noch nicht versandte Mahnungen
Konfigurierte Automatisierungen
Fehler bei Automatisierungen
2. Außerdem gibt es seit dem Update die Möglichkeit, nicht nur manuell, sondern auch automatisch Mahnungen zu erstellen.
3. Obendrein ist es seither möglich, individualisierte Maildesigns (Design, Text, Anhänge) für die verschiedenen Mahnstufen zu erstellen.
Benutzerdefinierte Mahnungen einrichten
Für das neue Feature müssen Sie zunächst zu der Seite Funktionsverwaltung navigieren und hier das Feature aktivieren. Achtung: Dies geht nur in Rollencentern mit bestimmten Rechten (bspw. in der Rolle des Business Managers).
Anschließend können Sie zu der Seite Mahnungsmethode navigieren und jetzt für die unterschiedlichen Mahnstufen benutzerdefinierte E-Mails einrichten. Dazu klicken Sie auf der Seite beispielsweise auf Inland für inländische Kund/-innen und können dann über die drei Punkte unter Mahnstufe zur Debitorenkommunikation gelangen und dort den Text nach Ihren Wünschen gestalten.
Manuelles Versenden von Mahnungen in Business Central
Es war in Dynamics 365 Business Central schon immer möglich, Mahnungen manuell zu versenden. Zur Erinnerung – so gehen Sie dazu vor:
Zuerst navigieren Sie zu der Seite Mahnungen und klicken entweder auf Neu+ oder auf Start > Mahnungen erstellen.
Hier legen Sie dann den/die Kund/-in fest sowie das Buchungs- und Belegdatum. Wenn Sie sich dann über Mahnungszeilen vorschlagen Zeilen vorschlagen lassen, können Sie noch auswählen, dass beispielsweise nur Einträge mit überfälligem Betrag ausgegeben werden. Je Debitor wird dabei eine Mahnung als Vorschlag erstellt.
Wichtig: Dadurch wird noch keine Mahnung versendet. Dies passiert erst im nächsten Schritt.
Anschließend klicken Sie auf Mahnungen registrieren, um die Mahnungen einzeln oder im Stapel per Mail zu versenden.
Automatisiertes Versenden von Mahnungen in Business Central
Um automatisiert Mahnungen versenden zu können, wechseln Sie in das Rollencenter „Debitorenadministrator“. Nun sind drei Schritte in der folgenden Reihenfolge notwendig:
Automatisierung für das Erstellen von Mahnungen einrichten: Erstellung einer neuen Mahnung basierend auf überfälligen Rechnungen
Automatisierung für das Ausgeben von Mahnungen einrichten: Offizielle Freigabe der erstellten Mahnung
Automatisierung für das Versenden von Mahnungen einrichten: Versand der Mahnung an den Kunden per E-Mail oder Druck
Im Dashboard dieses Rollencenters sehen Sie die Mahnungen bzw. Reminder und gelangen über die Kachel Konfigurierte Automatisierungen oder per Suche nach „Mahnungsautomatisierung“ zu der Seite, über die Sie die Automatisierungen einrichten können.
Schritt 1: Automatisierung für das Erstellen von Mahnungen einrichten
Über einen Klick auf die Schaltfläche Neu erstellen Sie im ersten Schritt die erste notwendige Automatisierung. Unter Allgemein vergeben Sie einen einzigartigen Code sowie eine Beschreibung und grenzen Sie die Kund/-innen wahlweise ein – beispielsweise nach Inland/Ausland. Wichtig: Dazu muss dieses Feld entsprechend in den Kundenkarten gepflegt sein.
Unter dem Tab Planung können Sie festlegen, ob die Mahnungen manuell oder regelmäßig (z. B. wöchentlich, monatlich, benutzerdefiniert) erstellen lassen möchten.
Anschließend wählen Sie unter Aktionen Neu und dann Create Reminder. Danach können Sie noch unterschiedliche Filter auswählen. Beispielsweise „Nur Posten mit überfälligem Betrag“, so wie bei den manuellen Mahnungen.
Im letzten Schritt können Sie die Mahnungen über einen Klick auf Start erstellen lassen. Nun wird der Batchauftrag im Hintergrund ausgeführt.
Schritt 2: Automatisierung für die Ausgabe von Mahnungen einrichten
Anschließend lassen Sie die erstellten Mahnungen im zweiten Schritt automatisiert registrieren. Dazu erstellen Sie eine neue Automation mit entsprechenden Namen und füllen erneut sämtliche Felder aus.
Schritt 3: Automatisierung für den Versand von Mahnungen einrichten
Zuletzt versenden Sie die Mahnungen über die dritte Automation „Mahnungen versenden“. Auch hier können Sie aus verschiedenen Optionen wählen und beispielsweise die Rechnungsdokumente in Ihrer E-Mail anhängen.
Nun sind alle Automatisierungen angelegt – das heißt: Jetzt müssen Sie nur noch auf Ihre Automatisierungen warten oder sie manuell anstoßen.
Fazit
Die neuen Möglichkeiten zum Mahnungen erstellen in Dynamics 365 Business Central ist unserer Meinung nach eine großartige Möglichkeit, damit Mitarbeitende in der Finanzbuchhaltung noch effizienter arbeiten können und von administrativen Aufgaben entlastet werden. Dennoch empfehlen wir Ihnen, sich in Ihrem Unternehmen kritisch damit auseinanderzusetzen, ob eine vollständige Automatisierung inkl. Versand von Mahnungen für Ihre Unternehmen sinnvoll ist oder ob Sie lieber Vorsicht walten lassen und Mahnungen manuell versenden.
