athesia-kalenderverlag

Dynamics NAV im Verlagswesen

Athesia ist seit fünf Jahren unser Kunde. Zunächst haben wir die Anveo Mobile App eingeführt. Später ist Athesia zu uns als Partnerunternehmen gewechselt.

Überblick:

Unser Projekt mit Athesia AG

Der Athesia Kalenderverlag GmbH aus Unterhaching bietet mit den Marken Harenberg, Heye, Weingarten, Eiland und Athesia Tappeiner die größte Auswahl an Kalendern im deutschsprachigen Raum. Seit einiger Zeit zählen auch Puzzle zum Sortiment. Der Athesia Kalenderverlag gehört seit November 2015 zur Südtiroler Athesia Unternehmensgruppe, deren unternehmerischer Schwerpunkt im Medien- und Drucksektor liegt.

Das Unternehmen zählt seit dem Jahr 2018 zu unserem Kundenstamm. Letztendlich haben wir zu einer Professionalisierung und (Teil-) Automatisierung der Prozesse beigetragen sowie die Entwicklung des Puzzle-Geschäftszweigs positiv beeinflusst.

60
Teammitglieder

7
Marken

Langjährige Zusammenarbeit:

Erfolgsgeschichte in Kapiteln

Kapitel 1

Einführung der Anveo Mobile App

Zunächst haben wir nur die Anveo Mobile App bei dem Verlag eingeführt. Zu diesem Zeitpunkt wurde Athesia noch durch ein anderes Microsoft Partnerunternehmen betreut.

Kapitel 2:

Partnerwechsel und Betreuung

Mit unserer App-Einführung war Athesia sehr zufrieden, sodass wir später die Betreuung der gesamten ERP-Lösung übernehmen und einige Anpassungen implementieren durften.

Kapitel 1

Ausgangssituation

“In der Vergangenheit konnten unsere 50-60 Außendienstmitarbeitenden bei der Kundschaft in Buchhandlungen nicht auf die notwendigen Daten und Zahlen zugreifen. Dadurch fehlten Ihnen die Antworten auf einige Fragen:

  • Was haben wir der Buchhandlung im letzten Jahr verkauft?
  • Welche neuen Produkte können wir bieten?
  • Welches Produkt lief bei der Buchhandlung letztes Jahr gut bzw. schlecht?”

 

Produkt- und Partnersuche

“Wir begannen mit der Recherche nach einer mobilen Lösung für unseren Außendienst. Dabei stießen wir auf die Anveo Mobile App. Nach Abklärung mit unserem damaligen Partnerunternehmen, stellte sich heraus, dass dieses keine Erfahrung mit den Anveo Produkten hatte. So entschieden wir uns dafür, ein neues Partnerunternehmen mit Fachkenntnissen bezüglich der Anveo-Produkte zu suchen.

Dabei achteten wir neben unseren fachlichen Anforderungen besonders darauf, eine feste Ansprechperson zu haben, die uns über einen längeren Zeitraum begleiten würde. Auf Empfehlung von Anveo stießen wir auf anaptis. Hier fühlten sich auch unsere Mitarbeitenden sofort verstanden und gut aufgehoben. Denn anaptis überzeugte nicht nur durch eine IT- und Prozesssicht, sondern auch durch Verständnis des Geschäfts. An erster Stelle standen unsere Prozesse – losgelöst von der IT.

Es stellte sich heraus, dass unsere Anforderungen von anaptis erfüllt werden können. Auch das Angebot passte sehr gut. Besonders der künftige Projektleiter gefiel uns sehr gut. Seine Kompetenz überzeugte uns von Beginn an, denn er konnte sich sehr schnell in unsere Prozesse eindenken und Ideen einbringen.”

 

Implementierung

“Wir entschieden uns schließlich für anaptis als Partnerunternehmen und die Anveo Mobile App als neue mobile Lösung für unseren Außendienst. Unsere bisherige mobile Lösung hatten wir bereits gekündigt, sodass anaptis ein halbes Jahr Zeit für die Implementierung hatte. Rückblickend konnte dies trotz des kleinen Zeitfensters eingehalten werden, sodass wir nach einem halben Jahr arbeitsfähig waren.”

 

Ergebnis

“Wir haben ein zuverlässiges Partnerunternehmen mit einem sehr kompetenten Projektleiter gefunden und die Anveo Mobile App in unserem gewünschten Zeitrahmen eingeführt. Über die Monate und mittlerweile Jahre der Zusammenarbeit hat sich herausgestellt, dass ein wöchentlicher Termin bzw. Jour Fix zur Aufgabenorganisation und Statusmitteilung gut funktioniert. Dabei organisieren wir uns in einem Microsoft Teams Board und arbeiten mit unserem eigenen Ticketsystem. Der Zugriff auf die gemeinsamen Arbeitsmittel erleichtert die Zusammenarbeit und Organisation enorm.”

Kapitel 2

“Da uns anaptis mit der Einführung der Anveo Mobile App vollständig überzeugt hat, haben wir uns dazu entschieden, mit der gesamten ERP-Lösung von unserem vorherigen NAV-Partnerunternehmen zu anaptis zu wechseln.

Uns wurde unter anderem ein Object Manager und damit eine Quellcodeverwaltung installiert, womit wir selbst im System programmieren können. Hier war anaptis schulend tätig. Die Zusammenarbeit zwischen unserer eigenen IT-Abteilung und anaptis funktionierte von Beginn an sehr gut. Auch den Einführungsprozess der Neuerungen bei unseren Mitarbeitenden hat anaptis bestens unterstützt.

In diesem Rahmen hat anaptis einige Individualprogrammierungen für uns vorgenommen, um unsere Prozesse realitätsgetreu abzubilden. Schließlich sind unsere Prozesse sehr individuell:

  • Kalender-Produktionsplanung

    Ausgangssituation
    Für die Produktionsplanung der Kalender müssen bei uns dutzende Artikelattribute herangezogen und kalkuliert werden. Wir bestellen dann in der Regel eine erste Auflage und bündeln die Nachfrage der Buchhandlungen bei der finalen Bestellung bzw. Produktion. Diese komplexe Produktionsplanung lief bis dato noch sehr mühselig und wir wünschten uns eine einfachere und unkompliziertere Lösung.

    Lösung
    Die anaptis hat unsere Produktionsplanung vereinfacht und zu einer Prozessoptimierung beigetragen.

  • Retourenmanagement

    Unser Retouren-Konzept ist sehr komplex: Am Ende einer Saison können die Buchhandlungen uns die Produkte (hauptsächlich Kalender) zurückgeben, die sie nicht verkauft haben und erhalten eine Erstattung. Manche Händler/-innen behalten ihre Produkte auch länger und versuchen noch, sie zu reduzierten Preisen zu verkaufen. Diese Händler/-innen erhalten dann zu einem Stichtag bereits die erste 50 % Erstattung und wenn sie die Produkte dann am Ende der Saison doch noch zurückgeben, erhalten sie für die noch vorhandenen Produkte die zweite 50 % Erstattung, sodass sie in Summe auf 100 % Erstattung kommen. Dadurch beteiligt sich Athesia an dem reduzierten Abverkauf. Außerdem können die Buchhändler/-innen die Produkte auch über den Großhandel (statt bei uns direkt) beziehen. In diesem Fall wird dem/der Buchhändler/-in der Kaufpreis nicht erstattet. Wir wünschten uns, dass das System automatisch erkennt, ob eine Buchhandlung überhaupt eine Erstattung erhält und in welcher Höhe diese ausfallen muss. Dabei müssen zahlreiche Prüfkriterien und teilweise Deckelungen beachtet werden. Diesen Prozess wollten wir deutlich beschleunigen und vereinfachen.

    Lösung
    Die anaptis hat unser komplexes Retourenmanagement realitätsgetreu im System abgebildet. Unsere Prüfkriterien werden automatisch berücksichtigt. So checkt das System jetzt automatisch, welche Buchhandlungen bei Retouren überhaupt Erstattung erhalten und in welcher Höhe diese ausfallen.

  • Abrechnung von Lizenzkosten

    Ausgangssituation
    Unsere Kalender enthalten Bilder, an denen nicht wir die Rechte haben, sodass wir die Rechteinhaber/-innen anteilig entsprechend der Kalenderverkäufe entlohnen müssen (Provision in Stück je nach Verkauf). Dabei existieren bei uns eine Reihe verschiedener Abrechnungsmodelle. Über das Jahr verkaufen wir unsere Kalender und erst am Ende des Jahres wird geprüft, wie viele Kalender verkauft wurden. Wir brauchten ein Modul zur Abrechnung von umsatz- bzw. absatzbezogenen Lizenzkosten.

    Lösung
    Die anaptis hat für uns ein Modul entwickelt, mithilfe dessen wir die Abrechnung von Lizenzkosten einfach händeln können.

  • Auftragsmanagement

    Ausgangssituation
    Unsere Außendienstmitarbeitenden verkaufen die Produkte vor Ort beim Kunden. Daraus entstehen dementsprechend Aufträge, die wir an unsere Logistiker weitergeben.

    Unser Auftragsmanagement hat zuvor viele manuelle Schritte beinhaltet.

    Lösung
    Wir nutzen die Mobile App von Anveo in Kombination mit Dynamics NAV, wodurch unsere Außendienstmitarbeitenden alle notwendigen Informationen beim Kunden vor Ort abrufen sowie Bestellungen direkt vor Ort erfassen können. Sie können die Bestellhistorie, getätigte Retouren sowie Produkte inkl. Verfügbarkeiten und aktuellen Alternativen einsehen.

    In Kombination mit der Anveo Mobile App kommt außerdem eine EDI-Lösung zum Einsatz. Das heißt: Unsere Aufträge werden von der Anveo Mobile App automatisch verarbeitet und abends per EDI an die Logistik übergeben. So stellen wir sicher, dass sie am nächsten Tag ausgeliefert werden können.”

athesia-lamber

„Wir sind von unserem Partnerunternehmen anaptis vollends überzeugt. Dabei gefällt uns besonders das kompetente Team, das in erster Linie unsere Prozesse optimiert und beratend tätig ist und erst in zweiter Instanz IT-Tools hinzuzieht, durch die wir besser arbeiten können.“

Paulette Lamber, Geschäftsführerin, Athesia Kalenderverlag GmbH

Alles auf einen Blick:

Welche Produkte wurden eingesetzt?

Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV ist die ERP-Lösung zur Verknüpfung Ihrer Unternehmensbereiche.

Anveo Mobile App

Die Anveo Mobile App sorgt für einen offlinefähigen, mobilen Zugriff auf Ihre ERP-Lösung.

OPplus 365

OPplus ist ein Tool für den digitalen Zahlungsverkehr von unserem Partner Continia.

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