In unserem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie in Dynamics 365 Business Central durch gezieltes Sortieren, Suchen und Filtern schneller zu den für Sie relevanten Daten gelangen.
Lesedauer: 8Minuten
Möchten Sie in Microsoft Dynamics 365 Business Central schneller die richtigen Daten finden, statt sich durch lange Listen zu klicken? Mit den passenden Funktionen gelingt das ganz einfach: Sie können Daten gezielt durchsuchen, sortieren oder mit Filtern eingrenzen. So schaffen Sie mehr Übersicht, arbeiten strukturierter und sparen im Arbeitsalltag wertvolle Zeit.
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Suchen vs. Filtern in Business Central: Was ist was?
Die Suche durchsucht alle sichtbaren Felder einer Seite gleichzeitig und eignet sich ideal, um schnell einen Begriff oder Datensatz aufzuspüren.
Filter werden gezielt auf einzelne Felder angewendet und liefern dadurch präzisere Ergebnisse.
Während die Suche vor allem für den schnellen Einstieg gedacht ist, ermöglicht die Filterung eine strukturierte und exakte Datenauswertung. Dabei werden auch Felder berücksichtigt, die aktuell gar nicht eingeblendet sind. Gerade bei größeren Datenmengen empfiehlt es sich daher, bevorzugt mit Filtern zu arbeiten.
Damit Sie im Alltag schneller ans Ziel kommen, schauen wir uns jetzt Schritt für Schritt an, wie Sie Daten in Business Central sortieren, suchen und filtern können.
Sortieren in Dynamics 365 Business Central
Die Sortierung von Datensätzen in Dynamics 365 Business Central ist dann sehr hilfreich, wenn Sie sich die für Sie interessanten Daten strukturiert anzeigen lassen möchten. Sie können Ihre Debitoren-Liste beispielsweise nach folgenden Kriterien sortieren: Debitorennummer, Debitorenbuchungsgruppe, Währungscode, Länder-/Regionscode.
So sortieren Sie eine Liste in Dynamics 365 Business Central:
Erweitern Sie den Spaltenüberschriftentext um das Menüband.
Wählen Sie anschließend die Reihenfolge aufsteigend oder absteigend aus. Alternativ klicken Sie auf den Pfeil nach unten innerhalb der Spaltenüberschrift und wählen dann Aufsteigend oder Absteigend.
Sortieren einer Liste in Business Central
Hinweis: Sortierungen wirken sich in Dynamics 365 Business Central nicht auf Bilder, BLOB-Felder und FlowFilter aus, die zu keiner Tabelle gehören.
Suchen in Dynamics 365 Business Central
Eine andere und schnellere Möglichkeit der Übersicht ist die Suchfunktion, die sich am Anfang jeder Liste befindet. Hier geben Sie einfach den Text ein, nach dem Sie suchen möchten. Text meint hier Buchstaben, Ziffern sowie Symbole. Innerhalb einer Liste beispielsweise finden Sie die Suchfunktion oben links:
Suche innerhalb von Listen
Hinweis: Es wird in allen sichtbaren Feldern der Seite gesucht und es werden alle Datensätze angezeigt, die ungeachtet der Groß- und Kleinschreibung mit dem Suchtext übereinstimmen.
Filtern in Dynamics 365 Business Central
In Dynamics 365 Business Central gibt es mehrere Möglichkeiten, schnell die richtigen Daten zu finden. Neben der Suche nach bestimmten Textbausteinen und der Sortierung von Datensätzen in Listen, können Sie auch Filterkriterien nutzen, um sich gezielt nur die Informationen anzeigen zu lassen, die Sie wirklich brauchen.
Die Filterung ermöglicht es Ihnen, Datensätze für bestimmte Konten oder Debitoren, Daten, Beiträge und weitere Informationen anzuzeigen, indem Filterkriterien angegeben werden. Nur die mit den Kriterien übereinstimmenden Datensätze werden angezeigt. Falls Sie mehrere Kriterien für Felder angeben, werden nur Datensätze angezeigt, die allen Kriterien entsprechen.
Besonders hilfreich ist das Filtern, wenn Sie beispielsweise offene Posten nach Fälligkeit oder Betrag eingrenzen möchten. Auch die Anzeige eines Summensaldos – etwa zur schnellen Übersicht über alle offenen Beträge eines Debitors – lässt sich über entsprechende Filtereinstellungen realisieren.
Damit Sie diese Möglichkeiten nutzen können, schauen wir uns im nächsten Schritt an, wie Sie den Filterbereich in Business Central öffnen.
Filterbereich anzeigen
Um den Filterbereich einer Liste (hier Verkaufsaufträge) anzuzeigen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:
Sie können die TastenkombinationUMSCHALT+F3 benutzen.
Klicken Sie in der Liste der Verkaufsaufträge neben dem Seitentitel auf Alle und dann auf den letzten Punkt im Dropdown-Menü Filterbereich anzeigen.
Sie können den Filterbereich auch über das Trichtersymbol oben rechts einblenden
Filtern einer Liste in Business Central
Anschließend erscheint am linken Rand eine Spalte, die den Filterbereich anzeigt und folgendermaßen aussieht:
Ansichten im Filterbereich in Business Central
Der Filterbereich enthält die aktuell gesetzten Filter für eine Liste. Hier haben Sie die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Filter für mehrere Felder festzulegen.
Filterbereich anpassen
Ein Filterbereich wird in drei Abschnitte aufgeteilt:
Ansichten: Einige Listen enthalten den Abschnitt Ansichten. Ansichten sind Variationen der Liste, die im Standard bereits mit Filtern vorkonfiguriert wurden. Klicken Sie einfach auf eine der angezeigten Variationen, um zu einer anderen Ansicht Ihrer Liste zu wechseln. Sie haben die Möglichkeit die Filter einer Ansicht vorübergehend zu ändern. Beachten Sie allerdings, dass die Änderungen nicht permanent gespeichert werden.
Liste filtern nach: In diesem Abschnitt können Sie Filter für bestimmte Felder hinzufügen, um die Anzahl der angezeigten Datensätze zu verringern. Wählen Sie + Filter sowie das zu filternde Feld aus dem Dropdown-Menü aus, um einen Filter hinzuzufügen, und geben Sie dann die gewünschten Filterkriterien in das Feld ein.
Summen filtern nach: Einige Listen, die berechnete Felder anzeigen, z. B. Beträge und Mengen, enthalten den Abschnitt Summen filtern nach, in dem Sie verschiedene Dimensionen anpassen können, die die Berechnungen beeinflussen. Beispielsweise können Sie Ihren Kontenplan schnell analysieren, indem Sie die Beträge eines bestimmten Zeitraums filtern, oder Sie können die Summen der Verkaufsaufträge eines bestimmten Lagers ansehen. Um einen Filter hinzuzufügen, wählen Sie auch hier + Filter aus, wählen Sie dann eine der vordefinierten Dimensionen aus und fügen Sie dann die Filterkriterien im Feld hinzu.
Eingeben von Filterkriterien ohne Filterbereich
Sie können Filter auch einfach direkt in der Liste auswählen, ohne den Filterbereich öffnen zu müssen. Wenn Sie ein Feld in einer Zeile ausgewählt haben, verwenden Sie die TastenkombinationALT+F3, um nur die Datensätze mit demselben Wert anzuzeigen.
Anschließend können Sie ein weiteres Feld auswählen und dieselbe Tastenkombination erneut verwenden. So verfeinern Sie Ihren Filter weiter. Beachten Sie: Wenn das ausgewählte Feld bereits gefiltert wird, wird der Filter über ALT+F3gelöscht.
Wann benötige ich was: Filterkriterien vs. Filtertoken in Business Central?
Filterkriterien und Filtertoken helfen Ihnen dabei, Daten in Business Central gezielt einzugrenzen und schneller die gewünschten Informationen zu finden. Je nach Anwendungsfall eignen sich dabei unterschiedliche Vorgehensweisen. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick.
Kriterium
Filterkriterien
Filtertoken
Anwendungsbereich
Feldbezogen: Filter werden direkt auf bestimmte Spalten/Felder angewendet
Dynamisch: Filter passen sich automatisch an den/die Benutzer/-in oder bestimmte vordefinierte Gruppen an
Beispiel
z. B. > 1000
z. B. 01.01..31.03
z. B. A*
z. B. %me
z. B. %mycustomers
Flexiblität
Statisch: Die Filterwerte müssen manuell angepasst werden, wenn sich Bedingungen ändern
Dynamisch: Passt sich automatisch an den aktuellen Kontext an, keine manuelle Änderung nötig
Hauptvorteil
Präzise Steuerung: Ideal für einmalige, konkrete Analysen
Wiederverwendbarkeit: Filter passen sich automatisch an, spart Zeit und reduziert Fehler
Verwendung in Business Central
Direkt in Filterbereich eingeben (Shift + F3) oder über Listenspalten
Ebenfalls im Filterbereich einsetzbar, meist in Kombination mit Filterkriterien
Filterkriterien und Bildsymbole in Dynamics 365 Business Central
Beim Eingeben von Filterkriterien in Business Central können alle Ziffern und Buchstaben verwendet werden, die auch normalerweise im Feld zulässig sind. Zudem können Sie Sonderzeichen verwenden, um eine zusätzliche Filterung der Ergebnisse zu erreichen. Die folgende Auflistung enthält die Symbole, die in Filtern verwendet werden können.
Business Central Filter: Intervall(..)
Bezeichnung
Filterkriterien
Nummern von bis (z. B. 1.100 bis 2.100)
1100..2100
Nummern bis (z. B. bis 2.100)
..2100
Datum von bis Ende (z. B. ab 23.)
23..
Datum von bis Datum (z. B. vom 23. des aktuellen Monats bis 23. des Folgemonats)
22..23
Datum bis und einschließlich (z. B. 31.12.2000)
..31 12 00
Datum bis (z. B. bis 23.)
..23
Buchhaltungsperioden (z. B. Periode 8 und folgende Perioden)
P8..
Business Central Filter: Entweder/oder (|)
Bezeichnung
Filterkriterien
Nummern in einem Bereich (z. B. 1.200 oder 1.300)
1200|1300
Business Central Filter: Ungleich (<>)
Bezeichnung
Filterkriterien
Ausschluss einer Zahl (z. B. alle Datensätze außer der Nummer 0)
Hinweis: Kombination mit einem Platzhalter-Ausdruck möglich
(z. B. Festlegung, dass der Text nicht mit einem großen A beginnen soll „<>A*“
<>0
Business Central Filter: Größer als (>)
Bezeichnung
Filterkriterien
Datensatznummern größer als eine bestimmte Zahl (z. B. größer als 1.200)
>1200
Business Central Filter: Größer oder gleich als (>=)
Bezeichnung
Filterkriterien
Datensatznummern größer als oder gleich eine bestimmte Zahl (z. B. größer oder gleich 1.200)
>=1200
Business Central Filter: Kleiner als (<)
Bezeichnung
Filterkriterien
Datensatznummern kleiner als eine bestimmte Zahl (z. B. kleiner als 1.200)
<1200
Business Central Filter: Kleiner oder gleich (<=)
Bezeichnung
Filterkriterien
Datensatznummern kleiner als oder gleich eine bestimmte Zahl (z. B. kleiner oder gleich 1.200)
<=1200
Business Central Filter: Und (&)
Bezeichnung
Filterkriterien
Datensatznummern größer als eine Zahl und kleiner als eine Zahl (z. B. größer als 200 und kleiner als 1.200)
>200&<1200
Business Central Filter: Genaue Übereinstimmung der Zeichen („)
Bezeichnung
Filterkriterien
Text soll genau mit einem Wort übereinstimmen (z. B. Mann)
Hinweis: Groß-/Kleinschreibung wird beachtet
‚Mann‘
Business Central Filter: Beachtung der Groß- und Kleinschreibung (@)
Bezeichnung
Filterkriterien
Text soll mit einem Wort beginnen (z. B. Mann)
Hinweis: Groß-/Kleinschreibung wird nicht beachtet
@Mann*
Business Central Filter: Beliebig viele unbekannte Zeichen (*)
Bezeichnung
Filterkriterien
Text soll eine Zeichenfolgeenthalten (z. B. Co)
Hinweis: Groß-/Kleinschreibung wird beachtet
Co
Text soll mit einer Zeichenfolge enden (z. B. Co)
Hinweis: Groß-/Kleinschreibung wird beachtet
*Co
Text soll mit einer Zeichenfolge beginnen (z. B. Co)
Hinweis: Groß-/Kleinschreibung wird beachtet
Co*
Business Central Filter: Ein unbekannter Buchstabe (?)
Bezeichnung
Filterkriterien
Ein Buchstabe eines Wortes ist unbekannt (z. B. Schmidt oder Schmitt)
Schmi?t
Kombinierte Formatausdrücke in Business Central
Bezeichnung
Filterkriterien
Eingrenzung von Datensätzen mit Entweder/oder und von/bis (z. B. alle Datensätze mit der Nummer 5.999 oder zwischen 8.100 und 8.490)
5999|8100..8400
Eingrenzung von Datensätzen mit Entweder/oder und größer gleich/kleiner gleich (z. B. alle Datensätze mit Nummern kleiner als bzw. kleiner gleich 1.299 oder mit Nummern größer als bzw. größer gleich 1.400; entspricht: alle Datensätze mit Nummern außer von 1.300 bis 1.399..1299|1400..
..1299|1400..
Eingrenzung von Datensätzen mit größer als und kleiner als (z. B. alle Datensätze mit Nummern größer als 50 und kleiner als 100, entspricht: Nummer zwischen 51 und 99)
>50&<100
Filtertoken in Dynamics 365 Business Central
Neben Filterkriterien können Sie auch sogenannte Filtertoken und damit Begriffe mit besonderer Bedeutung eingeben. Nachdem Sie das Token-Wort eingegeben haben, wird das Wort durch den Wert oder die Werte ersetzt, die es darstellt. So wird das Filtern einfacher. Schließlich ist es nicht mehr notwendig, auf andere Seiten zu navigieren, um Werte nachzuschlagen, die Sie Ihrem Filter hinzufügen möchten. In den folgenden Tabellen werden einige der Token beschrieben, die Sie eingeben können:
Filtern von mir zugewiesenen Datensätzen
Bezeichnung
Filterkriterien
Datensätze, die Ihrem Benutzerkonto/Ihrer User ID zugewiesen sind
%me oder %userid
Filtern von Debitoren in „Meine Debitoren“
Bezeichnung
Filterkriterien
Debitoren im Feld Debitoren-Nr. in „Meine Debitoren“ in Ihrem Rollencenter
%mycustomers
Filtern nach Artikeln in „Meine Artikel“
Bezeichnung
Filterkriterien
Artikel im Feld Artikel-Nr. in „Meine Artikel“ in Ihrem Rollencenter
%myitems
Filtern nach Kreditoren in „Meine Kreditoren“
Bezeichnung
Filterkriterien
Kreditoren im Feld Kreditoren-Nr. in „Meine Kreditoren“ in Ihrem Rollencenter
%myvendors
Benutzerdefinierte Token
Neben diesen bestehenden Filtertoken in Dynamics 365 Business Central können Sie als User auch benutzerdefinierte Token hinzufügen.
Mix aus Filterkriterien und Filtertoken
In der Praxis werden Filterkriterien oft mit Filtertoken kombiniert, um sehr präzise zu filtern.
Beispiel: Ich möchte alle eigenen Kund/-innen über einen bestimmten Umsatzbereich (1.000) herausfiltern. Der Ausdruck lautet “%mycustomers&>1000”.
Sprich, das bedeutet: „Alle meine Kunden, deren Umsatz größer als 1000 ist.“
Zusammenfassung der Filter-Funktion
Gezielt statt überall suchen: Mit Filtern grenzen Sie Daten präzise nach bestimmten Feldern ein – auch über Felder hinweg, die aktuell nicht sichtbar sind.
Zuordnung: Die Filter-Funktion zeigt Datensätze an, in denen das Feld dem Filter genau entspricht und die Groß-/Kleinschreibung beachtet wird. Es sei denn, es wurden spezielle Filtersymbole eingegeben.
Präzises Filtern: Für große Datenmengen ist die Filterfunktion deutlich genauer als die einfache Suche.
Flexibel kombinierbar: Sie können mehrere Filter gleichzeitig nutzen und diese mit Filtertoken (%) kombinieren, um noch gezielter zu arbeiten.
Effizient im Alltag: Häufig genutzte Filter lassen sich als Ansicht speichern und jederzeit wiederverwenden.
Fazit: Mit den richtigen Funktionen schneller ans Ziel in Business Central
Ob Sortieren, Suchen oder Filtern – Dynamics 365 Business Central bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Daten gezielt auszuwerten und schneller auf relevante Informationen zuzugreifen. Vor allem die Kombination aus Filterkriterien und Filtertoken hilft dabei, auch große Datenmengen effizient zu durchsuchen und Arbeitsabläufe im Alltag deutlich zu vereinfachen. Wer die verschiedenen Funktionen gezielt einsetzt, spart Zeit, arbeitet strukturierter und behält jederzeit den Überblick über wichtige Geschäftsprozesse.
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